Общие требования к организации делопроизводства в учреждении


План

Функции канцелярии учреждения.

Задание здание делопроизводства.

Организация труда персонала здание делопроизводства.

1. Работа пропорционально документацийному обслуживанию в учреждениях и организациях осуществляется специальной службой – канцелярией. В небольших учреждениях эту функцию выполняет секретарь руководителя учреждения. В ЕДСД содержится Типичное положение о канцелярии, в котором определяются основные задания и функции канцелярии, права и обязанности работников.

Основные функции канцелярии учреждения: прием, регистрация, порядок документов и доведение их к исполнителям; оформление и занятие исходных документов; стенографирование и печатание документов; контроль наступать выполнением документов; образование дел и сдача их в архив; хранение и заклад использования документов; методическое руководство службой документации во всех структурных подразделениях; повышение квалификации работников учреждения относительно работы с документами; контроль наступать ведением операций с документами.

2. Основными заданиями здание делопроизводства является установление единственного порядка работы из документами в учреждении, документацийне заклад для основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения количества документов.

Количественный количество работников здание делопроизводства определяется типичными нормами времени для работы из делопроизводственного обслуживания, характером труда, объемом документооборота, а их обязанности – должностными инструкциями. Единственная имя должностей служащих определяет гряда должностей работников делопроизводства: начальник канцелярии, помощник руководителя учреждения, методист, завархиву, архивариус, редактор, корректор, инспектор, секретарь, делопроизводитель, стенографистка, машинистка, экспедитор, вестник исключительно др.

3. Правильная образование труда персонала здание предусматривает: оптимальное организационное исполнение службы; выбор рациональной системы делопроизводства; четкое порядок функций между работниками; нормирование труда каждого работника; правильное приговор количественного состава работников; внедрение прогрессивных методов управления персоналом; применение вычислительной техники; рациональную организацию рабочих мест; организационное и методическое руководство делопроизводством. Рабочее место каждого работника должен замечаться организовано таким образом, воеже его умственные и физические усилия направлялись для влияние служебных обязанностей без препятствий и неудобств.

Рабочее место – это зона приложения труда, оборудованная средствами оргтехники, другими необходимыми принадлежностями, необходимым воеже наиболее эффективного выполнения работником своих обязанностей.

Во век планирования и атрибуты рабочих мест работника здание делопроизводства необходимо: устанавливать оборудование, стилажи, ящики воеже документов так, воеже ими было удобно пользоваться; размещать предметы и имущество труда с учетом операций, которые выполняются без лишних вещей; для материалов, которые не требуют срочной обработки, предвидеть специальные ящики alias отделения; если документы нуждаются в последующей обработке, их надо размещать пропорционально номенклатуре дел воеже возможности использования другими работниками; размещать имущество оргтехники таким образом, воеже обеспечить автоматическое влияние операций. Использованы материалы быть так, воеже их дозволено было беспрепятственно встречать в случае потребности.

Комплекты мебели и имущество оргтехники включают: письменный пища конторские шкафы, приставные столы, тумбы воеже хранения бумаг, настольну картотеку, ассортимент канцелярского оборудования, компьютер alias печатную машинку, зшивачи, диктофон.

Рабочий пища работника здание делопроизводства повинен замечаться оборудован в соответствии с его обязанностями средствами оргтехника, которая облегчает и убыстряет влияние отдельных операций.

Средства оргтехники – телефон, ксерокс какими пользуются весь сотрудники повинные замечаться доступными каждому из них.

Предметом оборудования помещений делопроизводственных подразделов являются также канцелярские шкафы, где сохраняются разные бумаги, бланки и канцелярские принадлежности. Сейфы необходимы воеже хранения печатей, штампов и некоторых служебных документов. Открывается сейф едва в случае потребности. После работы сейф опечатывается.

Важным является и соблюдение санитарно-гигиенических условий: температура в помещении - 18-22; относительная влажность воздуха – 50-60%; скорость движения воздуха – 0.1 м/с; допустимый высота шумов – 50 дцб.; освещенность 500 люкс.

Работникам, чей работа связан с длительным пребыванием наступать рабочим столом бедствовать передавать 5-8 хв. перерывы после каждые два часа.