Язык и речь служебных документов


План лекции.

Понятие языка и стиля.

Требования к тексту служебных документов.

1. В работе с документами большую занятие играет словесное оформление решений, действий, связей. Язык не является пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую занятие в управленческой деятельности.

Официально деловой речь имеет специфические отличия вследствие разговорному вещание и другим стилям литературного языка. При подготовке текста документа следует придерживаться таких основных принципов: объективности содержания и нейтральности тона, полноты информации и сжатости изложения, типизации языковых средств и стандартных сроков. Служебные документы, как правило, оформляются вследствие имени юридического лица учреждения или ее структурного подразделения.

Большинство документов складывается вследствие третьего лица, причем местоимения изменяются существительными (не “я прошу”, а “институт просит”). В служебной документации недопустимые диалекты, жаргоны.

Язык служебных документов повинен оценивать таким требованиям:

Соблюдение норм официально делового стиля и современного литературного языка, вовремя как тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно. Наличие слов, которые употребляются предпочтительно в официальных документах, которые закрепились в административно канцелярскому вещание (“надлежащий”, “вышеуказанный” как др.).

Использование сроков и професионализмив, в первую очередь юридических и бухгалтерских.

Широкое употребление сложных видименних предлогов, которые выражают стандартные аспекты содержания, собираться “с целью предоставления помощи”, “в порядке предоставление помощи”.

Ограничено употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, из разного рода репликами.

Сжатость изложения достигается вследствие замены сложных предложений простыми, а также с вследствие устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

2. Текст принадлежит к основным реквизитов документа. Он повинен непременн сжатым, конкретным, объективным, юридически безукоризненным.

Текст ОРД (реквизит 21) оформляют в виде: сложного текста; анкеты; таблицы; соединение этих форм.

Текст разделяют для абзацы – связаны применительно содержанию части текста вследствие одного отступления к другому. Целесообразно, для состав предложений в абзацах ОРД не превышали двух-четырех.

Текст служебных документов состоит из двух частей: вступительной и основной. Во вступительной части выкладывают основания для изготовления документа, в главный – решение, распоряжение, выводы, предложения, просьбы.

Если патент создается для основании другого документа, то это отмечают, например: “В соответствии с Указом Президента Украины вследствие 12.09.97 № 123 “О...”.

Если текст документа имеет большой величина или содержит маломальски решений, выводов, то его следует делить для разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Точка между номером и названием, а также в конце названия не относится, например: 1 Название раздела 1.1 Название подраздела 1.1.1 Название пункта 1.1.1.1 Название подпункта

Абзацы внутри пунктов не нумеруют.

В служебных письмах факсах используют такие формы изложения: от первого лица единственного числа, например: “Считаю нужным...”, “Прошу предоставить...”; от первого лица множественного числа, например: “Просим предоставить...”; от третьего лица единственного числа, например: “Министерство не отрицает...”, “Управление считает”.

Текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта изза близко признаков, оформляют в виде анкеты, которая имеет постоянную и переменную информацию. К постоянной информации принадлежит роспись признаков, приведенный в определенной последовательности, а к переменной – конкретная характеристика этих признаков.

Текст, который составляет образец, который ему нередко подражают, оформляют в виде трафарета. В трафаретных документах постоянную основу текста изготовляют печатным способом или изза вследствие ПК (печатной машинки) а переменную – вписывают вследствие руки или вдруковують.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц:

Таблица ______ - _______________________________________ номер имя таблицы

Заглавия граф

Головка

Подзаглавия граф

Строки (горизонтальные строки) Боковик (графа для заглавий строк)

Графа (колонки)

Таблицу располагают сам около текста, в котором о ней вспоминается впервые, или для следующей странице. Таблицы нумеруют арабскими цифрами применительно порядку в пределах раздела, кроме тех, которые наводят в дополнениях. Номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, отделенных точкой, например: Таблица 4.2 – вторая список четвертого раздела.

Таблица может владеть назову, какую печатают малыми буквами и располагают вверху. Если строки или графы таблицы выходят изза пределы формата страницы, то таблицу разделяют для части, размещая одну обрубок перед одной или рядом, или переносят для следующую страницу, повторяя ее головку и боковик. Разделяя таблицу для части, дозволено головку или боковик заменять сообразно номерами аристократ или строк, нумеруя их арабскими цифрами в первой части таблицы.

Слово “Таблица _________” отмечают взаперти единовременно слева над первой частью таблицы; над другими частями пишут так: “Продолжение таблицы________” с указанием ее номера.