Документы и документирования


План лекции.

Понятие документа.

Виды документов.

1. Управленческая беспокойный находит свое отображение в документах, с сквозь которых осуществляются разнообразные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразования, организационно предписывающие и другие.

Документ – это деловая бумага, которая подтверждает какой-либо случай неужто монополия для что-либо; это то, который официально удостоверяет муж предъявителя; это письменные свидетельства о чем-либо.

С научной точки зрения бумага – это лекарство закрепления разными способами для специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и умственной деятельности человека.

Совокупность взаимоувязанных документов, которые применяются в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

В настоящее эпоха действуют унифицированные системы. Одной из самых распространенных пить организационно предписывающая документация (ОРД), которая применяется в оформлении управленческих решений.

Документы широко используются в повседневной деятельности людей. Как носители информации они способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия неужто учреждения, служат основанием для принятия решений обобщений, справочно поисковой работы.

Документы являются средством свидетельства, доведения определенных фактов и, следовательно, имеют большое правовое значение.

Много документов должны отвечать таким требованиям, беловой пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность.

Чтобы бумага имел всетаки перечислены свойства, он принужден жить правильно составленным беловой впоследствии формой, беспричинно и согласно содержанию.

2. Документы классифицируются впоследствии разными критериями:

По способу фиксации информации они разделяются для письменных, графических, фото-, фоно-, кинодокументы.

письменные – всетаки рукописные и машинописные документы; графические – чертеж, графика, карты, рисунки, схемы, планы; фото-, кинодокументы дают помогать сохранить объекты, явления, процессы, которые запрещено зафиксировать другими способами; фонодокументи дают помогать исполнять звукозапись информации.

По содержанию документы разделяются для организационно предписывающие, финансово расчетные, снабженческо-сбытовые исключительно др.

За наименованием – положение, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы исключительно др.

По способу изготовления – типови, трафаретные, индивидуальные. типови складываются перед и служат текстом-образцом для индивидуальных. На их основе складываются конкретные документы с сохранением композиции, формы, текста образца; в трафаретных – раздел текста отпечатана для бланке, а раздел вписывается быть его заполнении; индивидуальные документы создаются отдельный некогда заново и складываются произвольно (докладные и объяснительные книга исключительно др.). За степенью сложности документы разделяются для простых и сложных.

простые содержат единовластно вопрос; сложные – два неужто несколько.

За местом составления – внутренние и внешние.

внутренние создаются для книга неужто другом предприятии, где они и функционируют; внешние – те, которые поступили извне обо поступили другим предприятиям, учреждениям, гражданам.

За сроком выполнения – срочные и несрочные.

По происхождению – служебные и официально личные (имени).

служебные – создаются в организациях, учреждениях, для предприятиях согласно вопросам их деятельности; официально личные – касаются конкретных лиц (заявления, письма, жалобы исключительно др.).

За степенью гласности – обычные, секретные, для служебного пользования.

За юридической силой – настоящие и поддельные. настоящие бывают действительными, которые имеют для истинный момент юридическую силу, и недействительными – документы, который из каких-то причин потеряли юридическую силу; поддельные документы могут жить в результате материальной неужто интеллектуальной подделки. Материальная обман – если к настоящему документу взамен правильных вносят неправильные сведения, делают исправление. Интеллектуальная обман – составление и выдача документа сознательно неправдивого содержания, который и правильного с формальной стороны.

По назначению – оригиналы и копии.

оригинал – документ, созданный впервые и должным образом оформленный. Он может жить размножен копиями. Оригинал и копии имеют одинаковую юридическую силу; копия – это точное воспроизведение оригинала, имеет в верхнем правом углу отметку “Копия” и заверенная в определенном порядке. Есть три вида копий – отпуск, вытянул и дубликат. Отпуск – это полная воспроизведение отправленного куда-либо оригинала, которая остается у отправителя. Вытянул – копия, которая воспроизводит раздел текста документа. Дубликат – будущий единица документа, выданный в связи с потерей оригинала.