Справочно информационная документация


План

Отчет.

Факс.

Телеграмма.

Телефонограмма.

1. Отчет – это официальный документ, который содержит весть о деятельности лица или организации или ее итог, действие порученной работы, дела, обобщения сделанного и беспричинно далее

Отчеты бывают простые и сложные в зависимости помощью характера выполненной работы.

Различают статистические и текстовые отчеты. Статистические отчеты оформляются помощью руки или машинописным способом для трафаретных бланках, текстовые – для общем бланке или для чистом листе бумаги (формат А4) машинописным способом или с помощью оргтехники, применительно большей части изза схемой. Отчеты составляют о работе, выполненной в ход определенного периода. Они должны надевать конкретными, то глотать давать тесный возражение для задача схемы.

Реквизиты отчета: ответ вида документу, дата (дата подписания), заглавие к тексту (о чем благоусмотрение и изза который период), текст (вступление, основная часть, выводы и ожидание для перспективу), подпись, контрафакция печати (в случае необходимости).

Проект текстового отчета готовит секретарь-референт.

2. Факс – это официальный документ, полученный с помощью телефакса телефонными каналами связку. Факс составляет ксерокопию переданного документа. Факс оформляют беспричинно же, вдруг и служебное письмо.

Дополнительные данные, который их автоматически проставляет инструмент – это: намек отправителя (его коду), дата и сезон передавания документа, порция телефакса, из которого передана информация, собрание страниц.

Отправитель факса (адресант) принужден получить повторение о том, который адресат получил информацию. Главной является будущность “RESULTS”, в которой в случае получения сообщения весь и без ошибок проставляется “OK”; буде были сбои, - то “NG”.

Если полученные факсы содержат бесконечно важную информацию и предназначенные дабы длительного пользования, то их следует скопировать, поскольку бумага, который используют дабы факсов, бесконечно тонкий.

По большей части переписки применительно коммерческим вопросам хранят 3 года. Служебную переписку с инофирмами относительно важнейших вопросов хранят не менее 10 лет.

3. Телеграмма – это официальный документ, который составляет буквенно-цифрове сообщение, переданное с помощью телеграфной связи (телеграфом).

Тексты телеграмм печатают без абзацев. Они должны надевать сжатыми и недвусмысленными. Не рекомендуется пользоваться предлоги, союзы, местоимения, возгласы частицы (кроме частицы “не”). Не допускается: откладывать болтовня текста телеграммы из одной строки для другой; делать любые исправления. В случае необходимости взамен знаков препинаний и других используют условные обозначения: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двоеточие). Знаки “-” (минус) “ ” (плюс), % (процент) пишут словами; однозначные числа – наипаче словами, многозначительные – цифрами.

Служебные телеграммы оформляют для почтовых или фирменных бланках или для чистых листах бумаги (формат А5) в двух экземплярах (первый передают к отделению связи, будущий подшивают в дело.

Различают инициативные телеграммы и телеграммы-ответы.

В телеграммах ответах в начале текста отмечают порция документа, для который дают ответ, а в конце – исходный номер, затем чего отмечают ответ предприятия (сокращенно), посада (в случае потребности), фамилию лица, которое подписало телеграмму.

Оформляя служебную телеграмму, отмечают: ответ вида документа, разряд телеграммы, однообразие телеграммы, телеграфный адрес получателя, порция документа, для который дают ответ, текст, исходный порция телеграммы, сокращено ответ предприятия, которое посылает телеграмму, должность лица, которое подписало телеграмму; почтовый адрес и ответ предприятия – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, контрафакция печати предприятия - отправителя.

4. Телефонограмма – это официальный документ, который составляет оперативное сообщение, переданное телефоном.

Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой батрак применительно поручению руководителя.

Текст телефонограммы принужден надевать четким сжатым (до 50 слов), с акцентом для факты, дать, сезон и житница проведения мероприятий. Если в тексте глотать слова, которые плохо воспринимаются для слух, то нуждаться каждую букву объяснять словами.

Составленную и оформленную телефонограмму принужден проверить и подписать вождь или виновный батрак предприятия.

Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют программа их с номерами телефонов.

Оформляя исходную телефонограмму, отмечают: ответ вида документу, адресата, дату подписания, индекс (входной номер), подпись, фамилию и порция телефона лица, которое пережало телефонограмму, фамилию и порция телефона лица, которое приняло телефонограмму, дату и сезон передавания телефонограммы.

Передавая телефонограмму, следует придерживаться таких правил: 1) отрекомендоваться и назвать порция своего служебного телефона; 2) назвать однообразие документа; 3) приказывать текст телефонограммы; 4) назвать должность и фамилию лица, которое подписало телефонограмму; 5) долг ответ должности, фамилию, имя, имя лица, которое приняло телефонограмму, порция ее служебного телефона, сезон передавания-принятия.

Получив телефонограмму, секретарь принужден ознакомить с ее содержанием руководителя или работников, которым адресована телефонограмма.

Телефонограммы оформляют для общих, трафаретных или специальных бланках или для чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре.