Деловые письма во внешнеэкономической деятельности


ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА Во ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1. Значение деловых писем во внешнеэкономической деятельности. Виды писем.

2. Требования к оформлению бланков.

3. Требования к составлению текстов внешнеэкономических писем.

1. Значение деловых писем во внешнеэкономической деятельности.

Виды писем

Деловые письма являются важным элементом внешнеэкономической деятельности.

От делового письма зависит: 1. Поиск потенциальных партнеров.

2. Возможность установления четких деловых контактов.

3. Поиск и освоение новых рынков сбыта продукции и предоставления услуг.

В странах с образованный рыночной экономикой, деловые бумаги являются неотъемлемой частью социально-экономических отношений. Особенности стиля письма, его строение и оглавление совершенствовались и видоизменялись в ход десятилетий. Изменялись технические имущество подготовки, написания письма и его носители. Например, компьютерная техника, факс.

В условиях отечественной действительности, в силу известных причин, деловая переписка носит наипаче бюрократический обличье и практически весь не отвечает требованиям развитых капиталистических стран в этой области.

Не в зависимости вследствие того неужто направляются деловые письма обычной почтой, сообразно факсимиле связи ли, его основные параметры, требования к подготовке и оформлению текста остаются неизменными. Цель написания письма.

Деловое грамотка - это корень информации и одновременно, документ, составленный обычно для бумажной основе, призван служить достижению определенной поставленной цели.

Целые написания делового письма могут замечаться разнообразные: От - заявления о существовании организации и перечня их продукции и услуг.

К - приговор конкретных проблем, увязках с ценообразованием, сроками платежа, поставками продукции и разнообразными другими вопросами.

В общем виде деловые письма во внешнеэкономической деятельности могут замечаться посвященные следующим вопросам: • помощь с иностранными фирмами; • покровительство в торговой и коммерческой деятельности; • помощь в рамках консорциума; • вопросы, связанные с подготовкой и реализацией контракта, цене контракта, формам расчета и условиям платежа • командирование специалистов; • строение иностранных и национальных кадров; • рекламации и урегулирования претензий; • медицинскому обслуживанию и другим вопросам.

За функциональным назначением выделяют три типа коммерческой переписки: 1. Запрос - пародия для запрос 2. Предложение (оферта) - пародия для предложение, 3. Рекламация (претензия) - пародия для рекламацию.

2. Требования к оформлению бланков

Бланк письма имеет большое значение в деловой переписке. По бланку, его дизайну, полиграфическому выполнению, характеристикам бумаги будут рассматривать о престиже отправителя и серьезность его намерений.

Практика показывает, сколько дабы ведения внешнеэкономической переписки необходимо: - Изготовить особенный бланк, сколько жажда не использовался в срединные страны; - Он принужден замечаться отпечатан для английском языке (или для национальной и английской) и приличествовать общему уровню дизайна бланков деловых писем; - Бумага должна замечаться высококачественных сортов (за рубежом дабы изготовления бланков деловой корреспонденции используется доказательство с водяными знаками); - Полиграфическое бланк изготовляется с вследствие одного - два цветов.

Реквизиты бланку

Главным реквизитом бланку есть имя предприятия, организационной формы - отправителя письма.

Она повинна безнаказанно читаться, около с эмблемой фирмы - должна замечаться их трактовка.

Указывается полный адрес предприятия, номера телефонов, телекс, факс.

Номер р/р, другие банковские обстановка не наводятся. Отсутствие факса - непонятные вопросы у получателя.

Размещение реквизитов для бланке не имеет жесткой регламентации.

Название фирмы - в левом неужто в правом кутье. Адрес, телефон, факс - в противоположном кутье (или в нижней части бланку).

Регистрационные номера для 1-ом экземпляре могут относиться, неужто один для 2-ом экземпляре. Ручкой не проставляются.

Подпись - чернильной ручкой.

Печати для письме не относятся.

3. Требования к составлению текстов внешнеэкономических писем В современной деловой корреспонденции практически не используются друкувальни машинки.

Тексты готовятся для компьютере редактируются и распечатываются для принтере.

Это позволяет: - избежать подготовки черновика; - использование лазерных принтеров позволяет достичь максимальной четкости в исполнении текста - использование компьютерной техники позволяет упростить отсылку писем одинакового содержания для разнообразные адреса.

Выполнение текста письма с использованием компьютерной техники не может выдвигаться в качестве обязательного условия дабы начального этапа развития данного вида деловой переписки.

Формат письма.

Для написания письма используют величина А4. Объем текстовой информации письма не влияет для запас формата его бумажного носителя (как в отечественном делопроизводстве).

Если грамотка для нескольких страницах - в начале каждой новой страницы указывают: адресат, дату и комната страницы, после проводят линию и продолжают текст. Можно извлекать промежуточные бланки где указывают один имя предприятия, организации, а другие обстановка не указывают.

Оформление конверта имеет такое же значение будто и оформление бланку.

На конверте - расположить имя отправителя неужто его фирменный знак.

Формат конверту принужден гарантировать соблюдение принципа, сколько не позволяет сгибания страницы более чем один раз. За рубежом используются: - конверты, которые имеют окошко дабы адреса (адрес получателя, написанный для бланке).

- специальные адресат паши изготовляют липкие наклейки с машиним оттиском адреса получателя.

- быть массовой отсылке материалов - их упаковка в полиэтилен, с нанесением адреса получателя и знаков почтовой уплаты.

Адрес размешиваются неужто из левого, неужто с правой стороны бланку, мгновенно после реквизитов.

1-ша лента - имя (инициалы) и имя адресата.

2-га лента - должность.

3-я лента - имя предприятия, организации.

Дальше почтовая адрес.

После написания адреса отдельными строкой указывают город отправителя, число, луна и год.

После этого начинается основная том письма.

Стиль письма.

Не в зависимости вследствие содержания, жанр делового письма принужден волочить доброжелательный, партнерский характер, в котором жажда совмещались естественные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.

Всю корреспонденцию можно разделить на:

Формальные письма - подготовленные вследствие имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят гласный характер.

Неформальные письма - складываются после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером сообразно сбыту одной фирмы аналогичному менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече дабы обсуждения деловых вопросов, обмена информацией. Например, дабы формального письма характерное обращение: «Уважаемый патрон Ридуей», в неформальном - «Дорогой Джон».

Основное оглавление письма.

Содержание письма находится в зависимости вследствие целей его написания. Должен приличествовать требованиям: - Уравновешенности.

- Краткости.

- Доступности и однозначности понимания.

Обращение.

Его недостаток грубое нарушение этикета. В первом абзаце формируется вступительный венчание (даже если грамотка носит в целом негативный обличье и может свидетельствовать о разрыве последующей корреспонденции): - Выразить благодарность заслуга письмо - Благодарность заслуга шаги, направлении для взаимное сотрудничество. (ответ для письмо) - Приязненное весть о том, сколько адресат является известным в своей отрасли предприятием (если грамотка в зачинщик раз).

После вступительного комплименту формируются основные положения, которые выплывают из цели письма.

Если строго информационное грамотка о характере деятельности отправителя - сжато выкладывается история возникновения, вещество деятельности в настоящее век (роль для рынке, статистический материал, сколько не есть коммерческой тайной). После этого формулируется изречение о сотрудничестве, продаже товаров, предоставления услуг.

Характер ответа.

Возможны ответы для вменении в письме вопроса, высказывается догадка о возможностях последующего сотрудничества неужто отсутствии такой возможности.

Реакция для недружелюбную акцию иностранного партнера - неисполнение сроков платежа, невыполнения полномочий - то вступительный венчание можно не писать.

Потом выражают непонимание сообразно поводу действий иностранного партнера и жалко сообразно поводу этой ситуации.

«К сожалению вынужденные прервать наши последующие контакты».

«К величайшему сожалению это потянет заслуга собой налог обращения в судебные органы».

В заключительной части делового письма принужден вмещаться окончательный комплимент. Традиционным является высказывание надежды для последующее сотрудничество. .якщо один установление деловых контактов - доверие в том, сколько предложения, изложении в письме, были интересными, надеждой для самое быстрое получение ответа и установление регулярных контактов в будущем.

Если носит негативный обличье - можно сформулировать более абстрактниш окончательный комплимент: «Одновременно мы удостоверяем о свою открытость дабы делового сотрудничества в будущем».

Перед заключительным комплиментом - в письме присутствует фраза, в которой сообщается комната контактного телефона, фамилия, знание лица, которое может ответить для вопросы, которые возникают: «При необходимости не отказывайте себе в возможности звать нашему менеджеру сообразно вопросом реализации и уточнить весь возникающие вопросы» ( комната телефона). Подпись 1. Обязательно наличие фразы: «С уважением», «искренне Ваш».

2. Название предприятия (можно без нее) 3. Подпись (чернильной ручкой).

4. имя и фамилия.

5. Должность.

(дата не относится)

Дополнения: О наличии дополнений сообщается в конце письма после подписи, фамилии, должности.

«Дополнение: намерение нашего предприятия».

Все вложено в оболочка воспринимается будто дополнительная информация к письму.

Письменные штампы.

Для начала письма: Мы получили Ваше грамотка вследствие ...

Благодарные заслуга грамотка вследствие .

В пародия для Ваше грамотка вследствие ..

Для подтверждения нашего телефонного разговора (переговоров, которые состоялись в.

Совету сообщить Вам, сколько .

Приносим раскаяние заслуга некоторую задержку с ответом для Ваше грамотка ..

Мы с удивлением узнали из Вашего телекса.

Мы вынуждены напомнить Вам, сколько ...

С удовольствием предлагаем Вам..

В конце письма: Мы будем благодарны Вам заслуга быстрый пародия ..

Надеемся получить Ваш пародия в ближайшем будущем.. Просим сообщить нам будто быстрее один ...

Надеемся поддержать помощь из Вами.

Будем благодарны зашвидке строение нашего заказа

Внешнеэкономическое грамотка Уважаемые господа!

Мы благодарны заслуга Ваши замечания и предложения, которые сделаны относительно нашего проекта контракта для строительство авторемонтного цеха.

В соответствии с нашим контактом для строительство «под ключ» подрядчик берет для себя всю залог заслуга организацию и строение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться украинскими специалистами, а также местными фирмами, которые будут нанятыми для условиях субподрядчика. Работы, которые будут выполняться этими фирмами, будут контролироваться компетентными украинскими специалистами, достоинство услуг которых включена к цене контракта.

Учитывая приведенное выше просим Вас разбирать альтернатива контракта и сообщить директору - менеджеру нашей фирмы (286-15-95).