Служебные письма


План

Требования к тексту и обстановка служебных писем.

Виды служебных писем.

1. Служебные письма принадлежат к основным средствам обмена информацией между предприятиями, учреждениями, организациями. Служебные письма рекомендуется оформлять тогда, если невмоготу решить задача в устном общении.

Текст письма состоит из двух частей: вступительной и основной. Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства, которые повлекли написание письма, а также ссылаются для факты, документы, дать нормативных нешто других материалов.

В главный части текста письма выкладывают его главную конец в форме предложения, отказа, гарантии, замечания, выводов и тому подобное. Для активизации и восприятия информации рекомендуется случаться текст служебного письма из главный части, а доказательства и основания говорить ниже. Служебные письма применительно несложным вопросам могут кормить один одну часть. Служебные письма можно случаться такими обращениями: “Уважаемый Иване Васильевичу!”, “Пане Гарат!”, “Уважаемый пане Гуцуляк!”, “Уважаемые господа!”.

Продолжают большинство писем такими словами: “В связи з...”, “В соответствии с ...”, “Как известно...”, “Прошу...”. Служебное грамотка оформляют для бланке дабы служебного письма нешто для чистом листе бумаги. Используют листы формата А4 нешто А5.

Реквизиты служебного письма: дата (проставляют в безвременье подписание); индекс (проставляют в безвременье подписание); доказательство для индекс и дату входного документа (в письмах-ответах); гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); адресат; резолюция; имя к тексту; знак о контроле; текст; знак о наличии додатка; подпись; гриф согласования; визы; повторение печати; род исполнителя и комната его телефона; знак о выполнении документа и направлении его к делу; знак о перенесениях данных для машинный носитель; знак о поступлении (проставляет адресат в безвременье поступления документа).

2. Информационные письма – это служебные письма в которых адресант информирует адресата о каких-то фактах нешто мероприятиях. Как правило, адресат предлагает приманка изделия нешто услуги. Информация, приведенная в таком письме, повинна быть вроде можно шире.

Рекламные письма – это разночтения информационных писем. Они содержат детальное изображение товаров нешто услуг и посылаются конкретным адресатам, дабы возбуждать их воспользоваться предложенным. Невзирая для то, который рекламные письма оформляют для фирменных бланках, почтовый адрес, номера телефонов, расчетных счетов отмечают также в тексте.

Письма-приглашение – это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять покровительство в каких-то мероприятиях. Письма-приглашение адресуют конкретным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям. Начинать эти болтовня можно из таких оборотов: “Просим принять покровительство у...” Приглашаем...” всетаки др. Дальше раскрывают темперамент мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения.

Сопроводительные письма – это такие служебные письма, в которых адресата информируют о направлении ему документов, которые добавляются к письму. Сопроводительные письма составляют, если нуждаться дополнить нешто разъяснить основные документы. Сопроводительные письма следует случаться словами: “Посылаем...”, “Направляем...”. В текстах должны отмечаться заглавия, индексы и дать документов, которые направляются.

Письма-сообщение – это такие служебные письма, в которых сообщается о чем-то нешто утверждается какой-то факт. Их направляют конкретному адресату.

Письма-подтверждение – это служебные письма, в которых подтверждается тот нешто противный факт, возьмем получение переводов, грузов, ценных бумаг и тому подобное. Текст таких писем начинается словами, образованными после глагола “подтверждать”.

Письма-напоминание – это служебные письма, в которых напоминается о приближении нешто окончании срока каких-то заданий, проведения мероприятий и необходимости после этого принять соответствующие меры. Тексты таких писем могут быть из одного-двох предложений и начинаются словами, образованными после глагола “напоминать”.

Гарантийные письма – это такие служебные письма, в которых гарантируется действие чего-то, возьмем оплаты изза услуги нешто товары и тому подобное. Если гарантийное грамотка содержит весть финансового нешто материального характера, то, невзирая для то, который банковские обстановка адресанта есть для фирменном бланочные, надо продублировать их в тексте. Гарантийные письма подписывают воротила и выдающийся бухгалтер предприятия.

Инициативные письма – это такие служебные письма, которые побуждают адресата дать ответ адресанту. В зависимости после изложенного в письме ответ может быть позитивная нешто негативная. В случае негативного ответа дается обоснование.

Письма-ответы – это такие служебные письма, в которых дают ответ для инициативные письма. Если в инициативном письме изложено изрядно вопросов, то в письмах-ответах отвечают для каждое из них.