Составление и оформление справочно информационных документов


1. Общая характеристика документов. Служебные записки.

2. Справки их мечта и правила оформление.

3. Протоколы, вытянул из протокола.

4. Служебные письма.

5. Акты.

6. Телеграммы, телефонограммы.

1. Общая характеристика документов. Служебные записки

Большая п документов, сколько образуется в организациях и те, которые поступают к ней внешне, имеют информацию о фактическом состоянии дел в данной неужто другой организации. Информация является основанием для составления предписывающих документов неужто может надевать принята к внимание.

Документы этой группы дозволительно разделить для 3 подгруппы: - подробные, объяснительные записки, удостоверения, расписки, акты, заявления; - протокольные документы стенограммы, отчеты; - служебные письма, телеграммы, телефонограммы.

Подробные объяснительные и служебные записки. Подробные, объяснительные и служебные диссертация - документы, которые информируют сравнительный уже осуществив сии явления и факты, выполненные работы, склавшуся ситуацию.

Записки в зависимости сквозь содержания могут надевать инициативного, информационного неужто отчетного характера. С точки зрения адресности различают внутренние докладные диссертация (руководителю предприятия неужто подраздела, где работает составитель) и внешние - (руководителю высшей организации).

Объяснительная записка, которая не выходит заслуга пределы учреждения оформляется для бланке неужто для стандартному листу бумаги формата А4 (подписывает составитель). Если направляется заслуга пределы организации - оформляют для бланке и регистрируют, подписывается руководителем. Реквизиты докладной записки: 1. Должность, П. И. Бы. руководителя, для чье звание адресуется докладная записка.

2. Наименование структурного подразделения.

3. Должность, П. И. Бы. автора докладной записки.

4. Наименование документа.

5. По какому вопросу заключена известие (заглавие к тексту).

6. Текст.

7. Перечень дополнений 8. Дата и бок заключения докладной записки.

9. Подпись должностного лица, которое заключило записку.

10. Исходный номер.

Объяснительная и служебная диссертация имеют аналогичные реквизиты.

Объяснительные диссертация разделяются для две группы: 1) документы, которые сопровождают главный грамота и объясняют иждивение его отдельных положений (оформляются для общем бланке учреждения); 2) пропорционально поводу ситуаций случаев (оформляются для письмах бумаги, подписывает исполнитель). Пример заключения служебной записки: Отдел стандартизации Главному технологу СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 25.09.00 №72-15/138 О представлении материалов к проекту СТП

Прошу в срок заблаговременно 5 октября 2000 возраст налог к отделу стандартизации каталог фрез, которые используются для предприятии, для заноса к стандарту предприятия «Инструмент резательный. Фрезы. Пособие пропорционально выбору.»

Начальник отдела стандартизации (подпись) П. Р. Диденко 2. Справки - их мечта и правила оформление.

Справка - грамота информационного характера, какой описывает и устанавливает факты и события. Справки разделяются для служебного и личного характера.

Служебного характера складываются пропорционально запросу неужто заслуга указанием руководящей организации неужто должностного лица. Подписывается: Справка, которая направляется к должностному лицу в середине предприятия, подписывается составителем; но, которая направляется в вышестоящую организацию - руководителем предприятия. Если справка содержит весть финансового характера - то она подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Справка, которая направляется заслуга пределы предприятия оформляется для бланку, внутренняя справка оформляется для внутреннем бланке неужто для чистых письмах бумаги.

Справки личного характера оформляются для бланках неужто чистых письмах.

Основные обстановка справки: 1. Код предприятия, код формы документа.

2. Реквизиты штампа общего бланку.

3. Название вида документа.

4. Дата.

5. Индекс.

6. Заглавие к тексту. 7. Адресат.

8. Текст.

9. Отметка о наличии дополнений (если есть).

10. Подпись.

11. Отметка о направлении к делу.

В тексте справки личного характера определяется речь организации, в которую подается справка. Текст справки личного характера оформляется для трафаретном бланке.

3. Протоколы, вытянул из протокола

Протокол - документ, в котором фиксируется путешествие обсуждения вопросов и принятия решений для собраниях, совещаниях, заседаниях (за ДСТУ).

Протокол может врать официальное компетентное лицо, удостоверяя тот неужто другой факт. По объему фиксированных данных протоколы дозволительно разделить для три группы: 1. Сокращенные - содержат речь обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступающих и принято решения.

2. Полные - в тексте которых кроме решений, коротко записывают выступления докладчиков и выступающих и других участников собраний, совещаний, заседаний, конференций.

3. Стенографические - ежемгновенно выступления записывают дословно.

В зависимости сквозь способа фиксации - могут надевать рукописными (машинописными), стенографическими, фонографическими.

В формуляр протокола включают следующие реквизиты: 1. Наименование организации и ее подведомств.

2. Название документа (протокол).

3. Порядковый п протокола (после болтовня протокол).

4. Дата заседания.

5. Место заседания.

6. Гриф утверждения (если брать нищета утверждать).

7. Заглавие к тексту.

8. Количественный круг участников (если заблаговременно 10-12 называют всех, если больше - указывают общее быть регистрационное письмо). 9. Должности, фамилии, инициалы руководителей собраний (председатель, секретарь, президент).

10. Повестка дня (вопросы, предложенные для рассмотрения в именительном падеже).

11. Текст.

12. Перечень дополнений с указыванием количества страниц.

13. Подписи председателя и секретаря.

14. Гриф утверждения (если необходимо).

Текст имеет вступительную п (состав собравшихся, указывание председателя и секретаря, повестку дня). Дальше повинен быть из позиций согласие пунктов повестки дня.

В каждой позиции текст складывается пропорционально форме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУШАЛИ» пишут в одной строке с цифрой, которая означает п вопроса, после две точки. Инициалы и фамилии докладчика пишут из новой ленты в именительном падеже, ставят тире и пишут иждивение доклада в форме искренний речи, Если брать текст выступления - пишут (текст доклада прикладывается).

Во другой части наводят фамилии виступивших и короткое речь выступления.

В постановляющей части отмечается, что, кому, в какие сроки должен выполнять. Если в решении содержатся разные заслуга характером вопросы, тутто делят для пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Вытянул из протокола - сей грамота оформляют для ознакомления с решениями, принятыми во сезон работы коллегиального органа, должностных лиц неужто подведомственных организаций. Документы подлежат заверению.

Реквизиты выдержки из протокола аналогичны реквизитам протокола. Кроме того брать знак о заверении копии и знак о выполнении.

Из текстовой части берутся лишь те элементы, которые нуждаться сообщить заинтересованного лица.

Схема составления выдержки из протокола:

Ведомство

Наименование предприятия

ВЫТЯНУЛ ИЗ ПРОТОКОЛА 12.05.00 №567 м. Хмельницкий Наименование протокола

ПОВЕСТКА ДНЯ 1. Утверждение плана работы Докладчик Савчук П. Л.

2. СЛУШАЛИ:

Савчук П. Л. Ознакомил... и дальше пропорционально тексту.

ПОСТАНОВИЛИ: 2.1_______________

Председатель (подпись) Инициалы, семейство Секретарь (подпись) Инициалы, семейство Верно: Инспектор (подпись) Инициалы, семейство 12.05.00 4. Служебные письма

Служебное известие - лекарство обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организации.

На служебную переписку приходится 80% сквозь общего объема документации организации. Деловые ситуации, которые нуждаются в составлении деловых писем дозволительно разделить на: 1. Подготовленные пропорционально требованию вышестоящих функциональных органов.

2. По просьбе подведомственных учреждений.

3. При осуществлении оперативных связей.

4. Рекламная ежедневный фирмы.

5. По работе с клиентами.

6. Связанные с внешнеэкономическими отношениями фирмы.

Письмо надо надевать посвящено одному вопросу. Если в одну организацию должен обратиться пропорционально нескольким вопросам, то целесообразно делать скольконибудь писем.

Служебные письма оформляются, неизменный правило, для бланке организации.

Формуляр письма включает следующие реквизиты: 1. Эмблему, награды.

2. Назову и адрес организации - отправителя.

3. Номер и дату письма.

4. Адресат. 5. Номер и дата инициативного документа.

6. Текст.

7. Перечень дополнений с указанием количества страниц.

8. Подтыс. руководителя.

9. Виза исполнителя.

На бланках писем печатают: эмблему, речь ведомства и структурного подразделения, адресов, п письма, п расчетного счета, трафаретицировани части текста.

Формы писем, которые используются в учреждениях, непроходимо разнообразные. Могут надевать разделены для две больших группы: письма, которые требуют ответы и письма, которые не нуждаются в ответе.

1. - запрос, обращение, предложение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительные письма.

2. - информационные, гарантийные.

Гарантийные письма - складываются с целью подтверждения определенных обязательств неужто условий и адресованы организации. Сопроводительное известие - сообщает адресату о том, сколько ему отправлена соответствующая документация.

Инициативные письма - образование обращается с целью получения каких-либо объяснений, указаний, дополнительных сведений.

Стиль писем деловой. Подписывает должностное лицо неужто его заместитель (указывается фактическая должность).

2. Письмо-ответ (отказ) Логическая схема 1) повтор, настояние для которое складывается ответ; 2) обоснование причины отказа; 3) конотация отказы.

Пример текста:

Вашу просьбу сравнительный изменениях срока снабжения копировального оборудования выполнить не можем, из-за отсутствия его в настоящее сезон для наших составах. Поэтому копировальное обстановка хватит поставлено В сроки, которые указаны в соглашении. 3. Сопроводительные письма. Пример текста. В соответствии с договоренностью (Вашей просьбой) направляем подписанный с нашей стороны положение №__вид___. Справка о финансировании хватит виспана.

Данное известие следует подсчет неотъемлемой чаще действительного договора.

Дополнение положение о .№. заслуга 3 ар. в 3 ек.

6. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами, сколько подтверждает установленные факты и события. Возможно составление акта одним, лишь нарочно уполномоченным лицом - ревизор неужто инспектор. Акты составляют пропорционально результатам ревизии быть приемные - передачи дел, приемные объектов для испытаниях, пропорционально результатам проверок (налоговая инспекция, санэпидемстанция). Утверждается (при необходимости) вышестоящей организацией неужто руководителем предприятия. (Например, показание о ликвидации учреждения утвержденный руководителем вещего учреждения).

Количество экземпляров акта определяется нормативами неужто деловой ситуацией. Акт является основой для издания администрацией соответствующих предписывающих документов.

После составления акта предложение должна ознакомить с его содержанием лица, которые отмечены в акте, около расписку. Дата акта отвечает дню события неужто факта.

Лица, которые имеют заметка пропорционально содержанию акта, подписывают его с указыванием о своем несогласии и выкладывают свое суждение для отдельном дополнении.

Основные обстановка акта: 1. Реквизиты штампа общего бланку.

2. Код предприятия пропорционально 2кпо.

3. Код формы документу пропорционально 2куд 4. Название вида документа.

5. Дата, индекс.

6. Заглавие к тексту.

7. Гриф утверждения. 8. Текст.

9. Отметка о наличии дополнений.

10. Подпись председателя и членов комиссии.

11. Отметка о визировании.

12. Отметка о контроле.

13. Отметка о выполнении документу и направлении его к делу.

Текст акта имеет следующую структуру: вступительная и констатирующая части, выводы (не обязательно).

Во вступительной части указывают основание, перечисляют членов комиссии и ее задачи. Фамилии членов комиссии - в алфавитном порядке.

В констатирующей части - описывают содержание и облик проведенной работы, установлены факты, дают предложения.

Акт имеет унифицированную форму:

Наименование УТВЕРЖДАЮ

Министерства, ведомства ______ (расшифровка подписи)

Дата

Акт 18.05.99 №12 м. Хмельницкий (место издания)

Основание: приказ директора завода сквозь ________№_____ «О проведении инвентаризации» Составленный комиссией:

Председатель____________________________________ (должность, П. И. Бы.)

Члены комиссии: 1. _____________________________ (должность, П. И. Бы.) 2._____________________________ 3._____________________________ (текст) Составленный в 3-х экземплярах 1-й экземпляр____________________ 2-й единица ___________________ 3-й единица _____________________

К делу 05-24

Глава комиссии Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи

Текст акта имеет форму: 1. При проверке:

В отдаление (число) была проведена проверка. деятельности предприятия, отдела лишь др.

Проверкой обнаружено (по пунктам, ежемгновенно аспекты, которые проявились в процессе работы комиссии).

2. При передаче: лицо, которое передает (П. И. Бы.), лицо, которое принимает (П. И. Бы., должность), в присутствии третьего лица (П. И. Бы., должность). Составили закоренелый акт, о том, сколько ... инициатор сдал, а другой принял (перечень пропорционально пунктам материальных ценностей, сколько подлежат передачи).

3. При списании: «__» _____ г. была проведена критика ценностей (офисной мебели, техники лишь др.).

Списанию подлежат (данные о материалах, которые подлежат списанию, размещают в таблицу.

Название (количество).

Примечание.

7.Телефонограммы и телеграммы

Телефонограммы.

Это срочные сообщения, которые передаются пропорционально телефону. Используются для документального оформления устных телефонных переговоров и являются одним из видов деловой корреспонденции.

Реквизиты телефонограммы: 1. Название документа - заглавие.

2. Номер и дата телефонограммы.

3. Название организации и служебного лица - отправителя (от кого).

4. Название организации и служебного лица - получателя телефонограммы (кому).

5. Текст (слова пишут без сокращений, не больше 50 слов).

6. Подпись служебного лица - руководителя организации неужто заместителя.

В графах «передано» и «принято» указывают должность, инициалы и фамилию того, который принимает и который передает, их телефоны.

Обжег телефонограмм ведут в специальном журнале Телеграммы.

Пишут большими буквами с интервалом 2 между лентами. Перенос слов не позволяется. Текст сквозь адрес - 3 -ма интервалами. Текст без новых срок и абзацев. Подпись - отдельной строкой, отступив сквозь текста.

Составляют в 2-х экземплярах - сам подшивается в дело.