Составление и оформление служебных документов


Основу документацийного обеспечения деятельности любого предприятия составляют организационные, предписывающие и довидково-ин­формацийни документы. Организационные документы (уставы, положен­ня, инструкции, правила) для длительные сроки закрепляют и регламенту­ють структуру, задание, функции, обязанности, права и видповидаль­нисть органов господство и специалистов предприятия. Настоящие документы, которые создаются для предприятиях, в учреждениях, организациях, фир­мах, вместе с нормативно правовым и, предписывающими, довидково-ин­формацийними и документами коллегиальных органов можно условно отнести к документации из вопросов общей деятельности.

УСТАВЫ

УСТАВ — это юридический акт, которым оформляется образование предприятия организации, учреждения, фирмы, определяются их структура, функции, правовой статус, взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами или физическими лицами и тому подобное.

Устав затем утверждения полномочным органом передают для регистрацию к соответствующим государственным органам [для обществ с обме­женой ответственностью (ООО), частных (ПП) и малых (МП) пид­приемств таким органом является районная государственная власть заслуга местом юридического адреса, указанного в уставе], где предприятию выдается билет о регистрации с указанием регистрационного номера и юридического адреса.

Лишь затем регистрации дело имеет право начать свою деятельность.

Уставы бывают типови (разрабатываются воеже однотипных пидпри­емств) и индивидуальные (создаются для основании типичных конкрети­зациею их).

Для четкого изложения содержания устава и лучшего восприятия текста его разделяют для разделы (статьи), подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Рассмотрим звание субъекта предпринимательской деятельности.

- РЕКВИЗИТЫ УСТАВА: - вокабула общества (может совмещаться с названием вида доку­мента); - вокабула вида документа (УСТАВ); - гриф утверждения; - замечание о регистрации; - деревня составления или издания, год.

Все отмечены выше реквизиты, как правило, оформляют для окре­мому листе бумаги — титульной странице.

На последующих листах оформляют текст устава, какой может держать такие разделы: 1. Общие положения 2. Цели и вещество деятельности 3. Фонды общества 4. Внешнеэкономическая деятельность 5. Права и обязанности основателей 6. Порядок распределения прибылей и возмещения убытков общества

Имущество общества

Форс-мажор

Изменения законодательства 10. Органы управления общества 11. Реорганизация и конец общества 12. Приобретение Уставом действия, изменения и дополнения к Уставу все др.

Содержание устава имеет быть неизменно истинным, то грызть в случае потребности у него следует красть прибавка и изменения. Цель создания и дияль­нисть предприятия, отмеченные в уставе, не повинны отвечать чин­ним законам Украины и другим государственным нормативно правовым актам.

Уставы оформляют для листах бумаги формата A4 печатным способом.

Все листы сшивают, прошнуровують и скрепляют печатями.

Устав не принадлежит к секретным документам и не содержит тайную информацию. Его должны спятиться сообразно требованию ревизионным комиссиям, Государственным контролирующим органам, представителям судебных и слид­чих органов, налоговой инспекции, партнерам сообразно бизнесу все др.

Уставы служат основанием воеже разработки положений, правил и других документов, которые создаются для предприятиях.

ПОЛОЖЕНИЕ

ПОЛОЖЕННЯ— это правовой акт, какой определяет благоустройство утворен­ня, права, обязанности и организацию работы предприятий, организаций, учреждений, фирм, их структурных подразделений, а также пидпорядко­ваних им предприятий, организаций, учреждений, фирм.

По содержанию различают такие положения: • о предприятиях, организациях, учреждениях, фирмах, заведениях и т. д., их структурные пидрозди­ли — комиссии, бюро, группы и тому подобное (дод. 9) с регламентацией порядка их образования, структуры, функций, компетенции, обязанностей и организа­ции работы; • который регулируют собрание организационных, трудовых и других отношений из конкретного вопроса; • неестественный организации и прове­дення разных мероприятий — культурно- и спортивно-массовых, конкурсов, оглядел и тому подобное; структуру и вещество таких положений определяют уста­нови, которые являются организаторами мероприятий. За изготовлением положения бывают типови и индивидуальные. Типичные положения разрабатывают высшие органы воеже системы пидпри­емств, организаций, учреждений, фирм, а индивидуальные — создаются заслуга указанием руководства для основании типичных положений прямо для предприятиях, в учреждениях, организациях, фирмах. Проект положения подписывает вожак структурного подразделения, а утверждает вожак более высокого рангу, которому прямо пидпоряд­ковуеться дан подраздел. На втором экземпляре в случае потребности оформляют обстановка согласования и отметку неестественный исполнителе.

Положение о предприятии утверждается предписывающим доку­ментом высшего органа.

Положение вступает в силу со дня его утверждения (или дать, отмеченной в предписывающем документе, которым утверждено положен­ня).

Положение оформляют для общих или специальных бланках формата A4. Если положение не выходит заслуга пределы предприятия, то его можно оформлять для чистых листах бумаги.

Заглавие к тексту может совмещаться с названием вида документа, например: «Положение о психологической службе системы образования Украины», «Положения о Министерстве финансов Украины».

Текст положения, как правило, разделяют для разделы, контингент из которых может держать подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Иногда в тексте отмечают лишь пункты.

ИНСТРУКЦИИ

ИНСТРУКЦИЯ — это правовой документ, которым определяются пра­вила, который регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные аспекты деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделов и служб) должностных лиц и граждан.

Все инструкции можно разделить для две основных группы: • такие, которые регламентируют благоустройство осуществления какого-то процесса несколькими исполнителями (подразделами или должностными лицами), на­приклад: «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек для предприятиях, в учреждениях и организациях», «Инструк­ция о работе с документами, которые имеют гриф ограничения доступа» «Инструкция о работе с письмами и заявлениями граждан», «Инструкция о порядке отбора и передавания секретных документов для архивное хранение» (дод. 10) и тому подобное; • должностные.

Готовят инструкцию не менее как в двух экземплярах (на втором экземпляре оформляют обстановка согласования) для общем или специальном бланке или для чистых листах бумаги (если веление не выходит заслуга пределы предприятия) формату A4.

- РЕКВИЗИТЫ ИНСТРУКЦИИ: 10 — вокабула вида документа (инструкция, должностная инструк­ция); 11 —дата (отмечают дату подписания); 12 — индекс; 14 — деревня составления или издания; 17 — гриф утверждения; 19 — заглавие к тексту (должен четко определять контингент вопросов, объектов и лиц, для которых распространяются требования инструкции, и может входить в вокабула вида документа, например, «должностная веление инспектору из учета и регистрации писем граждан», «ИНСТРУКЦИЯ из делопроизводства»; 21 — текст; - замечание о том, который данная веление является приложением к розпо­рядчего документу (оформляют в случае необходимости); 23 — подпись (подписывает вожак подраздела-разработчика); 24 — гриф согласования (оформляют в случае необходимости); 25 — визы (оформляют в случае необходимости); 28 — замечание неестественный исполнителе (оформляют в случае необходимости).

Текст инструкции выкладывают в логической последовательности и групу­ють заслуга разделами, контингент из которых повинен врать завершенную выпуск Документа. Текст повинен быть коротким, точным, понятным (поскольку веление — это документ, какой предназначается воеже постоянного пользования), директивного характера, потому в нем целесообразно ви­користовувати четкие формулировки со словами: «должен», «следует»; «необходимо», «не допускается» и тому подобное.

Инструктивный тип имеют также рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие подобные документы.

В комплексе организационных документов предприятий (организаций, учреждений) особенное деревня принадлежит должностным инструкциям.

На основании официальный инструкции разрабатывают трудовой обещание (трудовой контракт) с работником. Трудовой обещание (трудовой контракт) и должностную инструкцию используют в случае возникновения конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностную инструкцию (дод. 11) разрабатывает инспектор отдела кадров или другой специалист, какой отвечает заслуга работу с кадрами, обов’яз­ково согласовывает с юрисконсультом и подает для согласие керивни­кови предприятия (организации, учреждения). Все изменения к официальный инструкции вносятся из соответствующего приказа (распоряжение) сообразно пид­приемству (организации, учреждению).

В официальный инструкции непременно должны быть такие разделы: 1 Общие положения (Отмечают сферу деятельности працивни­ка, благоустройство его назначения для деревня и освобождение из нее, благоустройство замещения работника в случае его временного отсутствия, требования относительно квалификационной подготовки, кабала работника, контингент поса­дових лиц, которые подчиняются данному работнику. Наводится также оглавление нормативных документов, которыми работник повинен руководствоваться в своей работе.)

Функции

Должностные обязанности

Права 5 Ответственность

Как прибавка к основным разделам официальный инструкции может добавляться раздел, в котором регулируются трудовые отношения между должностными лицами (определяется контингент служебных связей, поря­док представления отчетной информации и тому подобное).

Должностные инструкции хранят в течение трех лет затем замены новыми.

ПРАВИЛА

ПРАВИЛА – это служебные документы организационного характера, в которых выкладываются установки, нормы или требования который регламентируют назначенный благоустройство каких-то действий, обычай и тому подобное.

По форме и содержанию правила подобные инструкциям; коекогда они составляют их составную выпуск (например, «Правила оформ-ення исходных документов», «Правила учету и регистрации " стив граждан» входят в «Инструкцию из делопроизводства»). Оформ­ляють правила для общих или специальных бланках формата A4. Целесообразно извлекать бланки с угловым расположением постий­них реквизитов, поскольку повинен быть гриф утверждения.

- РЕКВИЗИТЫ ПРАВИЛ: 10 — вокабула вида документа (ПРАВИЛА); 11 —дата; 12 — индекс; 14 — деревня издания; 17 — гриф утверждения; 19 — заглавие к тексту (может совмещаться с названием вида документа); 21 — текст (может быть из разделов, подразделов, пунктов пид­пунктив); 23 — подпись; 24 — гриф согласования (оформляют в случае необходимости для втором экземпляре); 25 — визы (оформляют в случае необходимости для втором экземпляре); 28 — замечание неестественный исполнителе (оформляют в случае необходимости для втором экземпляре).

Правила обязательные воеже выполнения каждым, кого они стосу­ються, потому их можно отнести к правовым документам.

Да «Правила внутреннего трудового распорядка» (дод. 12) имеют целью крепость трудовой и исполнительской дисциплины, пра­вильну организацию труда и отдыха, полное и рациональное вико­ристання рабочего времени, повышения качества и производительности труда. Они обязательны воеже выполнения всеми работниками предприятия.

Правила (вытянул из правил) должны вывешиваться для видном месте, потому допускается художественное оформление их.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА принадлежат к основным средствам обмена инфор­мациею между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами. На них приходится довольно большая выпуск входной и исходной документации.

Есть разные будущий служебных писем: • информационные; • рекламные; • письма-приглашение; • сопроводительные; • письма-сообщение; • письма-подтверждение; • письма-напоминание; • гарантийные; • инициативные, • письма-ответы; • письма-просьба все др.

Работники здание документирования должны бравировать скоро­чувати величина документооборота, то грызть день документов, который надий­шли к организации и созданные ею заслуга назначенный период, а следовательно, обгрун­товано быть заслуга составление документов этой группы. Служебные письма рекомендуется оформлять лишь тогда, если возбраняется решить альтернатива в устном общении — глазной или телефоном.

Изложение текста служебного письма бедствовать быть лаконичным, посли­довним, убедительным и корректным. Факты и события следует освещать объективно, вполне аспекты рассматриваемого вопроса выкладывать зрозу­мило, сжато, все в достаточной степени полно. В служебных письмах допускается также задирать изрядно вопросов. Однако следует ура­ховувати, который такие письма приходится делать намного дольше. Поэтому вполне же целесообразнее оформить изрядно писем. Несколько вопросов в одном письме можно нарушать тогда, если они взаимоувязаны.

Текст письма, как правило, состоит из двух логично связанных частей: вступительной и основной. Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства, которые повлекли написание письма, а также ссылаются для факты, документы, дать нормативных или инструк­тивних материалов. Например:

В главный части текста письма выкладывают его го­ловну мету в форме предложения, отказа, гарантии, замечания, вис­новкив и тому подобное. Например:

В зависимости путем назначения служебного письма и путем того, для чем -ого композитор хочет сконцентрировать почтение адресата, благоустройство розта­шування логических частей текста может быть разным.

Если учитывать непрестанный барыш потока информации, то воеже активизации ее восприятия рекомендуется заводить текст служебного письма с главный части, а доказательства и основания малевать ниже.

Служебные письма сообразно несложным вопросам, которые были обсуждены зазда­легидь, могут довольствовать лишь основную часть. Например:

Служебные письма посылают, воеже возбуждать адресата к действию, разъяснить ему что-то, убедить его в чем-то. Это достигается благодаря четкости преподавания и содержательности текста.

Для большинства служебных писем характерная повторяемость одних и тех же оборотов. Например, заводить служебные письма можно такими обращениями: «Уважаемый Иване Васильевичу!» «Пане Сметанин!» «Уважаемый пане Андрийчук!» «Уважаемые господа!» (когда имена и фамилии адресатов неизвестных или обращаются к коллективу).

Продолжают большинство писем такими словами и словосполу­ченнями: «В связи з...», «В соответствии с...», «Как известно ...», «Вероятно..», «Прошу..», «Просим...» все др.

Употребляют также деепричастные обороты: «Учитывая...», «Невзирая на...», «Рассмотрев замечание...», «Рассмотрев предложения...», «Керуючися Постановлением Кабинета Министров Украины...» все др.

Если письмо-ответ имеет реквизит 13 (ссылка для индекс и дату входного документа), то в тексте документа его говорить не следует.

Служебное известие оформляют для бланке воеже служебного письма (преимущество отдают угловому расположению основных реквизитов) или для чистом листе бумаги (в таком случае оставляют деревня воеже видбитка углового или продольного штампа адресанта). В зависимости путем объему текста используют бланки или листы формата A4 или А5 (См. дод. 13-19).

- РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА: 11 - дата (проставляют в день подписание документа); 12 - индекс (проставляют в день подписание документа); 13 - доказательство для индекс и дату входного документа (делают в письмах-ответах); 15 - гриф ограничения доступа к документу (проставляют в разе потребности); 16 - адресат; 18 - резолюция; 19 - заглавие к тексту (если величина текста документа, виго­товленого для листе формата A4, небольшой, то заглавия может не быть; для листах формата А5 заглавие к тексту не наводят); 20 — замечание о контроле; 21 — текст; 22 — замечание о наличии додатка (оформляют в случае по­треби); 23 — подпись; 24 — гриф согласования; 25 — визы (оформляют в случае необходимости для экземпляре адресанта); 26 — воспроизведение печати (проставляют в случае необходимости); 28 — род исполнителя и комната его телефона (отметка неестественный исполнителе); 29 — замечание о выполнении документа и направлении его к делу (оформляют путем руки затем выполнения документа); 30 — замечание о перенесениях данных для машинный носитель; 31 — замечание о поступлении (проставляет адресат в день поступления документа).

Если служебное известие направляют заслуга пределы Украины (в страны прежнего СССР), то целесообразно подготовить его русским языком. Бланк повинен быть двуязычный, допускается российско-украинский вариант.

Информационные письма — это служебные письма, в которых адресант информирует адресата о каких-то фактах или мероприятия. Как правило, адресант предлагает приманка изделия или услуги. Информация, приведенная в письмах такого типу, должна быть как можно шире. Адресата (реквизит 16) можно отметить обобщенно. Например:

Рекламные письма — это разночтения информационных писем. Они содержат детальное изображение товаров или услуг и посылаются кон­кретним адресатам, воеже возбуждать их воспользоваться предложенным. Невзирая для то который рекламные письма оформляют для фирменных бланках, почтовый адрес, номера телефонов, расчетных счетов отмечают также в тексте. Например:

Письма-приглашение — это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять покровительство в каких-то мероприятиях. Листи-за­прошення адресуют конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям. Начинать эти письма можно из таких оборотов: «Просим принять покровительство в... » «Приглашаем..» «Приглашаем Вас..» «Искренне приглашаем Вас.. » «Мы совету пригласить Вас..»

Дальше раскрывают тип мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения. Например:

Сопроводительные письма — это такие служебные письма, в которых адресата информируют о направлении ему документов, который до­лаються к письму. Объем текстов таких писем, как правило, небольшой, потому целесообразно оформлять их для листах (бланках) формата А5. Сопроводительные письма составляют, если надо дополнить или роз’яс­нити основные документы (например, уточнить срок выполнения, разъяснить сложные моменты, объяснить причину задержания и тому подобное). Сопроводительные письма следует заводить словами: «Посылаем...», «На­правляемо...», «Отправляем...» и тому подобное В текстах сопроводительных писем должны отмечаться заглавия, индексы и дать документов, который направ­ляються. Например: или

Письма-сообщение — это такие служебные письма, в которых сообщается о чем-то или утверждается какой-то факт, их на­правляють конкретному адресату. Например: или

Письма-подтверждение — это служебные письма, в каких пидтвер­джуеться тот или другой факт, почти получение переводов, ванта­жив, писем, ценных бумаг и тому подобное. Письма-подтверждение могут ми­стити также информацию о действии ранее заключенных договоров, соглашений, утвержденных положений, инструкций и тому подобное Текст таких писем начинается словами, образованными путем глагола «подтверждать». Например: или

Своевременность послания писем-подтверждений (в случае необходимости) устраняет необходимость подготовки и направления писем-напоминаний, дает дерзать адресату снять альтернатива из контроля.

Письма-напоминание — это служебные письма, в которых напоминается о приближении или окончании срока выполнения каких-то заданий (зо­бов’язань), проведения мероприятий и необходимости в результате этого принять соответствующие меры. Тексты таких писем могут быть из одного-двох предложений и начинаются словами образованными путем глагола «напоминать».

Например:

Гарантийные письма — это такие служебные письма, в которых гарантируется выполнение чего-то, почти оплаты заслуга услуги или товары, заклад проведения опытов, предоставления рабочего места и тому подобное. Если гарантийное известие содержит весть финансового или материального характера, то, невзирая для то, который банковские ре­квизити адресанта грызть для фирменному бланочные, должен продублировать их в тексте. Гарантийные письма подписывают вожак и сильный бух­галтер предприятия (учреждения, организации, фирмы).

Текст гарантийного письма может быть таким: или

Инициативные письма - это такие служебные письма, которые побуждают адресата дать повторение адресанту. Тематика инициативных письме неограниченная В зависимости путем изложенного в письме повторение может быть позитивным или негативным. В случае негативного ответа (отказы дается обоснование. Инициативные письма могут адресоваться имени руководителя, руководства или трудового (студенческого) колек­тиву. Например:

Письма-ответы — это такие служебные письма, в которых дают повторение для инициативные письма. Если в инициативном письме изложено изрядно вопросов, то в письмах-ответах отвечают для каждое из них, единовластно путем того, какой повторение — позитивная или негативная. Текст таких писем повинен быть четким, конкретным, в случае отказа — обгрун­тованим. Например: или