Реквизиты документов


Вступление.

Значительная п управленческих функций не токмо здийсню­еться с помощью докумен­тив, токмо и находит здесь свое отображение. К каждому из них ставятся определенные требования: соответствие к своему призначен­ня, достоверность и юридическая сила, четкая строение и комфорт в обработке.

Важно вопрос нынешнего этапа — упрощение ро­боти с документами ускорение их составления и оформ­лення. Этой цели служили утвержденные стандарты системы организационно распределительной документации: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). Постановлением Госкомитета стандартов СССР помощью 27.03.90 № 622 взамен этих Гостов введено в режим из 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Он являет собой единственные, научно об­грунтовани правила подготовки и оформления документов. Введение таких правил создает необходимые предпосылки воеже более детальной унификации документов, сколько в свою очередь несколько помогать использованию их в автоматизированных системах уп­равлиння.

Стандарты устанавливают наиболее общие правила составления документов, а также регламентируют машинопис­не оформление их отдельных реквизитов. Организацийно-розпо­рядча документация развивалась полвека документации, тре­бования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990.

какие вопросы составления и оформления документов. ГОСТ 6.39-90 содержит ряд новых требований к оформлению отдельных реквизитов, изменены размеры полей токмо др.

Реквизитами называют элементы, из которых состоят документы. Совокупность реквизитов и составляет формуляр до­кументив. Он зависит помощью его назначения конкретного содержания. К элементам документов принадлежат дата, подпись, адре­са, заголовок токмо др., а также текст.

Организационно предписывающие документы должны склада­тися в суровом соответствии с Гостом.

Количество признаков, то есть реквизитов, разная и определяется документом, его видом, содержанием. ГОСТ 6.38-90 устанавливает максимальный количество реквизитов и порядок их расположения. Формуляр-образец организационно предписывающих документов.

Для изготовления любого из организационно предписывающих до­кументив бедствовать усвоить правила формуляра-образца.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ — это образец построения формы документа, которая устанавливает ветвь использования, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и основные обстановка (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3). Реквизиты — это круг обязательных данных в документе, без которых он не может помещаться основанием воеже учета и не имеет юридическую силу.

При оформлении организационно предписывающих документов вико­ристовуеться такой количество реквизитов: 1 — Государственный герб; 2 — знак организации; 3 — акварель наград; 4 — код организации; 5 — код документа; 6 — имя министерства ведомства ли; 7 — имя предприятия (учреждения, организации, фирмы); 8 — имя структурного подразделения;, 9 — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, п телетайпа (абонентского телеграфа), п Телефона, п счета в банке; 10 — имя вида документа; 11 — дата; 12 — индекс (исходный п документа); 13 — доказательство для индекс и дату входного документа; 14 — местечко составления alias издания; 15 — гриф ограничения доступа к документу; 16 — адресат; 17 — гриф утверждения; 18 — резолюция; 19 — заголовок к тексту; 20 — замечание о контроле; 21 — текст; 22 — замечание о наличии додатка; 23 — подпись; 24 — гриф согласования; 25 — визы; 26 — знак печати; 27 — замечание о заверении копии; 28 — семейство исполнителя и п его телефона; 29 — замечание о выполнении документа и направлении его к делу; 30 — замечание о перенесениях данных для машинный носитель; 31 — замечание о поступлении.

Реквизиты бывают: • постоянные; • переменные.

Постоянные обстановка наносят, если изготовляют унифицированную форму alias бланк документа, а переменные — во дата его составления.

Каждый из реквизитов имеет свою длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита — это величина графических знаков и пробилив, нужное воеже записи реквизита для документе.

Для более четкого усвоения правил формуляра-образца ОРД для рис. 4 показано фактическое положение реквизитов (обозначено циф­рами в кружочках), а также приведены образцы документов (служ­бовий известие изготовлено для бланочных формату А5, а вытянул из про­токолу — для чистом листе бумаги формата А4 согласие ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-образец ОРД определяет рабочую место и берега доку­мента (на рис. 4 берега заштрихованы).

Рабочая место бумаге воеже изготовления служебных документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

В ГОСТ 6.38—90 установлены такие размеры берегов формуляра-образца: • левого — 20 мм (8 пробилив); • правого — не меньше чем 8 мм (3—4 пробили); • верхнего — не меньше чем 10 мм (3—4 интервала); • нижнего — не меньше чем 8 мм (2—4 интервала).

Однако для практике применительно большей части формату А5).

Левый земля предназначено воеже нанесения реквизитов 2, 20, а также воеже закрепления документа в технических средствах хранения; невинный земля — это резерв, оставленный для сохранения текста документа; возвышенный земля предназначено воеже проставления страниц, нанесения реквизитов 1, 4, 5; нижний — воеже нанесения реквизитов 29, 30, 31.

Если грамота оформляют также и для обороте листа (срок хранения такого документа должен соединять не более чем 3 года), то левый и невинный берега для обороте сообразно меняются коегде (левый — 8 мм, невинный — 20 мм), а возвышенный и нижний — остаются без изменений.

В документах, которые изготовляются для листах формата А4 и смысловая п которых имеет акварель табличных форм, допускается деление основных реквизитов параллельно длинной стороне листа (см. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховыми линиями обозначены пределы реквизитов, которые изменяются в предусмотренных стандартом случаях (номера рекви­зитив обозначены цифрами в кружочках).

Оформляя настоящий документ, применяют не поминутно рекви­зити, а лишь те, которые необходимы присутствие изготовлении документов этого типу и считаются обязательными в соответствии с юридическими требованиями. Согласно ГОСТ 6.38—90 допускается деление реквизита Из для площади, которая отводится воеже реквизита 6, который, соответственно, роз­ташовують ниже помощью реквизита 3.

Реквизит 2 располагают для уровне реквизита 7 (на левом берегу).

Если величина реквизита 16 alias 17 великоватый, то реквизит 18 дозволено писать для всякий свободной площади рабочего поля первой страницы Документа.

В многостраничных документах обстановка 22— 28, 30 простав­ляють для последней странице для площади, отведенной формуляром-образцом.

Реквизит 25 оформляют выше реквизита 24.

Реквизиты документов и их оформления.

Государственный знак - располагается посредине бланка alias в углу над серединой строки с названием организации.

Эмблема организации alias предприятия - размещается около с названием орга­низации. Как эмблему дозволено викорис­товувати товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение держав­них наград - располагается в верхнем левом углу alias посредине документа.

Код предприятия, учреждения, организации - располагается в верхнем правом углу.

Код формы докумен­та - располагается в верхнем правом углу перед кодом предприятия, органи­зации учреждения.

Название министерства alias ведомства, которому подчиняется учреждение, - располагается в верхнем левом углу alias посредине страницы.

Полное имя устано­ви, организации alias предприятия — автора документа - располагается в верхнем левом углу. Может наноситься с помощью штампа alias печатным способом.

Название структурного подразделения - располагается в верхнем левому углу. Позволяется печатать маши­нописним способом.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, п телетайпа, но­мер телефона, факса, п счета в банке - располагается в верхнем левом углу, оформляется в соответствии с почтовыми правилами: 252030; м. Киев, вул.Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланке воеже писем указывается п расчетного счета в отделении банку: расчетный счет № 11632516 в Укринбанку м. Киева МФО №321 518.

Название вида документа - располагается слева alias посредине страницы. Во всех документах, исключая лис­тив, наводится имя его вида. В зависимости помощью этого названия устанавливается формуляр, строение текста, особли­вости изложу.

Дата - грамота датируется днем его пид­писання alias утверждение. На бланках дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом для предумышленно отведенном воеже этого месте. Если грамота составлен не для бланке, то дату ставят перед текстом слева. Она записывается словесно цифровым способом (24 августа в 1996 г.) alias цифровым — тремя парами араб­ских цифр в такой последовательности: день, месяц, год — 17.06.96 (то есть 17 июня 1996 года). В документах материально финансового характера дата оформляется словесно цифровым способом.

Индекс - располагается в верхней части сто­ринки слева. Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный справочно информационный поиск документа, контроль выполнения. Индекс документа включает у себя три облако арабских цифр, где первая близнецы — индекс струк­турного подраздела, вторая — п дела должен номенклатурой воеже пид­роздилу, третья — порядковый п должен журналом учета. Например: № 02-10/36, где 02 — шифр структур­ного подраздела; 10 — п дела, документа; 36 — регистрационный п документа должен журналом учета входных документов и канцелярии.

Ссылка для индекс и дату входного документа - располагается в верхней части сто­ринки слева. Содержит дату и индекс, указанные в документе организацией, которая заключила alias выдала документ. Наприк­лад: для N° 02-10/135 помощью 01.03.96, где 02 — индекс структурного подразделения; 10 — п дела должен номенклатурой; 1 35 — порядковый номер.

Место заключения alias издания - располагается в верхней части сто­ринки слева. Содержит имя города alias населенного пункта, где выдается доку­мент.

Гриф ограничения до­ступу к документу - располагается с правой стороны перед ко­дом - формы. Записывается с середины строки "для служебного пользования", "секретно", "полностью секретно".

Адресат - располагается с правой стороны в верхней части страницы. Каждый элемент — имя учреждения, подраздела, должность, семейство и инициалы лица, почтовый адрес — пишется с середины новой строки с лишний буквы. Если грамота адресован в учреждение, то почтовая адрес указывается после названия учреждения, структурного подразделения и фамилии служебного лица; если частному лицу — тутто перед ее фамилией.

Например:

Типография "Пресса 252030, м. Киев

Украины" вул.Пирогова,

Главному ре- 12, кв. 6 дакторови Никонову м.П.

Романову в.О.

Гриф утверждения - располагается в верхней правой части документа. Утверждение — прием засвидетельствования документа после его подписания, сколько санкционирует распространение действия документа для определенный круг структурных подразделений, организаций alias служебных лиц. Элементы грифу утверждения: — имя УТВЕРЖДАЮ; — имя должности; — личная подпись; — инициалы и семейство лица, которое утверждало документ — дата утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ директор школы (подпись) JLC. Семенова.

07.10.96

Резолюция - размещается в правом верхнем углу. Если это местечко занято другим реквизитом, то резолюцию вмещают для всякий свободной площади лицевого бока страницы документа, исключая полей. Состоит из таких элементов: — семейство и инициалы исполнителя, которому отправлен документ; — намек о порядке в характере выполнения документа; — срок выполнения документа; — личная подпись руководителя; — дата. Как исполнители в резолюции зазнача­ються служебные лица, а не структурные, подразделы. Ответственным присутствие вико­нання документе является лицо, приведенное в резолюции первой.

Заглавие к тексту - печатается малыми буквами, роз­мищуеться перед названием вида документа, отображает главную идею документа и, или правило, начинается из приймен­ника "о", должен помещаться лаконичным и точным, с максимальной полнотой открывать предмет документа.

Отметка о контроле - располагается с левой стороны в верх­ний части поля первой страницы документа, ее проставляют применительно форме "К" alias "Контроль".

Текст - состоит из таких логических елемен­тив: — вступлению; — доказательству; — окончание. Располагается применительно всей ширине сторин­ки (от поля к полю). Отметка о наличии додатка - располагается налево в верхней половине страницы. Есть два способа оформления дополнений:!) неужто грамота имеет дополнения, упоминавшиеся в тексте, alias те, которые объясняют его содержание, то отметку относительный этом оформляют так:

Дополнение: для 2 стор. у 3 прим.: 2) неужто грамота имеет дополнения, не отмеченные в тексте, то их надо перечислить с указанием количеству страниц в каждому дополнению и величина их экземпляров:

Дополнение: "Проект реконструкции участка" для 5 стор. у 2 прим.

Если прибавление остается применительно делу, то отмечается:

Дополнение: для 2 стор. лишь адресату.

При большом количестве дополнений иногда складывается их список, а в самом документе после текста отмечается:

Дополнение: в соответствии со списком для 7 стор.

Подпись - Подписывают, или правило, первый единица документа. В количество подписи входят: — намек должности (с левой стороны); — подпись (с правой стороны); — инициалы и семейство лица, что подписала грамота (справа).

Подписи нескольких служебных лиц для документах располагаются одна перед одной в последовательности, которая отвечает занимаемой должности. Если грамота подписывают изрядно лиц, сколько занимают одинаковую должность, их подписи располагаются для одном уровне:

Директор Директор с/ш №277 с/ш№282 /подпись/ /подпись/

Л.С.Семенова Ю.Ю.Некрасов

Расшифровывание подписи в дужки не берется.

Гриф согласования - Различают две формы согласования документов — внутреннее (с подразделами и служебными лицами учреждения) и внешнее (с подведомственными и неподведомственными организациями). Гриф согласования относится для внешней форме. Этот реквизит состоит из: — болтовня "СОГЛАСОВАННО"; — названия должности служебного лица (включая имя учреждения), с которым согласовывается документ; — личной подписи; — его расшифровывание; — дать.

Грифы согласования располагаются ниже помощью реквизита "ПОДПИСЬ" alias для отдельной странице.

Например: СОГЛАСОВАННО:

Директор с/ш № 246 /подпись/ К.С. Кущаева 01.09.96

Виза - Внутреннее согласование проекта документа — это его визирование. Виза состоит из: — личной подписи лица, которое визирует — дать.

В случае необходимости отмечается необходимость лица, которое визирует, и расшифровывается ее подпись (отмечаются инициалы и фамилия):

Заведующий кафедры (подпись) Б.М.Сайко 28.08.96

Небольшие замечания (1 — 2 строки) располагаются перед визой. При внутреннем согласовании визы относятся для первом экземпляре документа, а письма alias другие исходные документы визируются для экземпляре, сколько остается в учреждении.

Печать - знак прикладывается к документам, которые требуют особенного засвидетельствования. Печати гербовые и простые. Гербовая знак прикладывается к документов, которые удостоверяют юридические alias физические права лиц; к уставам, положениям, которые требуют видбитка печати, и других. Простые печати имеют разную форму: круглую, квадратную, треугольную. Герб для них не изображается. Простую знак прикладывают к документам, сколько вихо­дять должен пределы организации, к розмно­жених экземплярам предписывающих документов присутствие их рассылке, к до­видок с места работы и беспричинно исключая Отметка о засвид­чення копий - в правом верхнем углу пишется имя "копия"; перед реквизитом "подпись" имя "правильно"; дата; необходимость исполнителя; подпись и ее расшифровывание. При потребности подпись заверяется печатью.

Фамилия исполнителя и п его теле­фону - сей реквизит обязателен для вихид­них документах (письмах, справках, выводах). Состоит из: — фамилии исполнителя; — номера его служебного телефона. Они относятся в нижнем левом углу зворотнего alias лицевого бока последней страницы документа.

Отметка о вико­нання документа и направления его к делу - сей реквизит размещается в левой alias центральной части нижнего поля первой страницы документа и содержит в себе такие данные: — сжатую справку о выполнении; — болтовня "К ДЕЛУ" и п дела, к сколько должен помещаться подшит до­кумент, — дату направления документа к делу; — подпись руководителя структурного пид­роздилу alias исполнителя.

Отметка о перенесениях данных для машинный носитель - размещается после текста в нижней части документа. Содержит: — запись "Информация перенесена для машинный носитель"; — подпись лица, ответственного должен перенесения данные; — дату перенесение.

Отметка о поступлении - содержит: — сокращенное имя организации, которая получила документ — дату его поступления.

Эта замечание делается помощью руки alias с помощью резинового штемпеля организации (регистрационного штампа). Отпечаток штампа содержит: — имя организации; — дату поступления; — индекс документа.

Отметка о поступлении располагается справа для нижнем луг левой страницы документа.

Требования к тексту документов

Текст — важный элемент документа. При составлении текста документа должны выполняться требования, самые главные из которых, — достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, повно­та информации и максимальная сжатость.

Достоверным текст документа является тогда, если изложенные в нем факты отображают настоящее мысль вещей.

Точным текст документа является тогда, если в нем не допускается двойное словотолкование и высказываний.

Полным называется такой текст документа, предмет какого ви­черпуе поминутно обстоятельства дела.

Сжатым является текст, в котором отсутствуют лишние болтовня и смысловые повторы, напрасно длинные рассуждения не применительно сути дела.

Убедительным является такой текст, сколько ведет к принятие адреса­том рекомендация alias конструкция просьб, изложенных в документе.

Текст состоит из таких логических элементов: 1) вступлению (отмечается повод, сколько привел к заключению до­кумента, выкладывается история вопроса токмо др.); 2) доказательству (выкладывается соль вопроса: доказательства, объяснения, рассуждения, которые сопровождаются цифровыми расчетами, по­силаннями для законодательные акты и другие материалы); 3) конец (формулируется цель, для которой составлено до­кумент).

Текст документа, сколько состоит из самого окончания, нази­ваеться простым, а тот, сколько содержит также другие логические элементы, — сложным.

В зависимости помощью содержания документов применяется настоящий (после вступления одобрять доказательство и окончание) alias обратной (сначала викла­даеться окончание, после доказательство, норма отсутствующий) порядок розта­шування логических элементов.

Список использованной литературы:

А.Н.Виденко “Современное делопроизводство”, Киев “Лыбидь” в 1998 г.

А.С.Головач “Образцы оформления документов”, Донецк “Сталкер” в 1997 г.

С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук “Современные деловые бумаги”, Киев “А.С.К.” в 1998 г.