Особенности создания документов


Тема: Особенности создания документов

План

Вступление

Раздел И. Документування управленческой деятельности учреждений.

Классификация документов.

Требования к бланкам документов.

Требования к текстам служебных документов.

Раздел ІІ. Составление и оформление служебных документов.

2.1. Составление документов.

Оформление документов.

Оформление приложений к документам.

Размножение документов.

Дополнения

Список использованной литературы

Вступление

Делопроизводство — это деятельность, которая охватывает наука документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Особенности современного делопроизводства заключаются, в первую очередь, в пе­реведенни его для государственный язык, широкому применении ком­п’ютерних систем обрабатывания и печатания документов, необхид­ности соблюдения требований действующих государственных стандартов в этой отрасли, внедрение рациональных приемов работы.

Соблюдение стандартов из делопроизводства в практической работе органов управления и документирования способствует .встановленню четкого организационно технического порядка, викориненню бюрократизму и тя­ганини. Овладение приемов рациональной работы с документами дает помогать сократить сезон для их составление, обрабатывание и поиск, организовать четкий контроль изза прохождением и выполнением до­кументив. В конечном итоге, правильно подготовленный и должным образом оформлен акт — это свидетельство культуры исполнителя.

На современном этапе деловитый любого заведения, учреждения, фирмы, организации без секретаря невозможна. Секретарь - первый, с кем встречается гость в учреждении. От него во многом зависит, вдруг начнет особенный работник день руководитель. От поведения секретаря зависит достоинство фирмы, в которой он работает, в конечном итоге, настроение партнеров и клиентов фирмы, учреждения, организации. Секретарь - это помощник, который основную работу с документами берет для себя, давая помогать руководителю творчески заниматься в сугубо производственном плане.

Документы появились враз с письменностью, прежде вдруг лекарство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передавания информации. Документы являются одним из важных хранилищ человеческой памяти.

Раздел И. Документування управленческой деятельности учреждений.

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации изза установленными пра­вилами для бумажных alias магнитных носителях управленческих дел, то есть в создании документов.

Основанием для создания документов в учреждениях является недостаток засвидетельствования наяв­ности и содержания управленческих дел, передавания, хранения и использования информации в процессия определенного времени alias постоянно.

2.2. В учреждениях определяется записной комплекс документов, предусмотренный но­менклатурой дел и ласковый и порядочный для документирования их деятельности.

2.3. Управленческая деловитый учреждений осуществляется посредством издания предписывающих документов.

Издание предписывающих документов учреждений определяется актами законодательства, по­ложеннями (уставами) о них.

По вопросам, которые представляют круговой барыш и принадлежат к компетенции разных уста­нов, могут предпринимать общие предписывающие документы.

2.4. Основаниями для принятия предписывающих документов в учреждениях является: • Конституция и законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, указы и роз­порядження Президента Украины, декреты, постановления и распоряжения Кабине­ту Министров Украины, решения и постановления Верховной Рады Автономной Рес­публики Крым, акты Совета министров Автономной Республики Крым; • механизм исполнительной и предписывающей деятельности с целью выполнения устано­вой положенных для нее заданий и функций; • нужда в правовой регуляции деятельности.

2.5. Предписывающие документы, которые поступают в учреждение посредством органов высшего уровня, до­водяться к организациям, которые принадлежат к сфере ее управления. Учреждение имеет монополия розси­лати ксерокопии документов органов высшего уровня организациям, которые принадлежат к сфере ее управления, враз с сопроводительным письмом.

2.6. Документы, которые выдаются для основании предписывающих документов органов высшего уровня, должны извлекать ссылку для них с указанием наименования настоящих документов, дат, номеров и заглавий.

2.7. Ход обсуждения вопросов и решения, которые принимаются в коллегиальных органах, для сборах, заседаниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются для основании записей и стенограмм, сделанных в ходе заседаний.

В случае если заседание стенографируется, доход выступлений к протоколу не заносится. Расшифрованная и оформленная должным образом стенограмма добавляется к протоколу.

Если процессия заседания фиксируется для магнитной пленке посредством записи для магнитофон alias диктофон, затем заседания записанные для ней тексты выступлений перепечатываются и заносять­ся к протоколу.

2.8. Решение коллегиальных органов приходится заблаговременно исполнителей и организаций, сколько нале­жать к сфере управления учреждения, посредством послания им решений.

Решения коллегий учреждений осуществляются в век приказами учреждения (руководителя учреждения).

2.9. Учреждение во сезон осуществления оперативных связей с организациями, которые принадлежат к сфере ее управление, другими учреждениями и организациями, отдельными гражданами может начальствовать письма.

Как правило, письма складываются в случае, если невмоготу alias трудно осуществить бездо­кументний мена информацией, дать устные разъяснения, указания (личные alias пропорционально телефо­ну), обманывать инструктирование и тому подобное.

2.10. Если официальный акт нуждается в немедленном выполнении, передача тексту до­кумента может исполняться пропорционально телефону, телеграфу alias телефаксу.

1.1. Классификация документов.

"КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - это арсенал их для классы изза наиболее общими признаками сходства и отличия. Цель кла­сификации заключается в повышении оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. В текущей работе кла­сификацию документов осуществляют для этапе группирования их в дела. Документы классифицируют изза такими признаками: * образ фиксации информации; * содержание; * название; * вид; * сложность; * карьера составления; * срок выполнения; * происхождение; * гласность; * юридическая сила; * высота изготовления; * срок хранения; * племя деятельности один др.

По способу фиксации информации различают такие документы: • письменные, к которым принадлежат безвыездно рукописные и машинописные до­кументи, изготовленные с посредством печатной и множительной оргтехники; • графические, в которых вид объектов передано с посредством линий, штрихов, светотени. Это графика, карты, рисунки, рисунки, схемы, планы. Они ценны своей иллюстративностью; • фото- и кинодокументы — такие, которые созданы способами фо­тографування и кинематографии. Это кино- и фотопленки, фотокарточки. На них дозволено зафиксировать те явления и процессы, которые иным способом зафиксировать трудно alias невозможно; • фонодокументи — такие, которые создаются с посредством всякий системы звукозаписування и воспроизводят звуковую информацию (например, записанную во сезон проведения заседаний, собраний, совещаний и тому подобное).

По содержанию документы разделяют на: • организационно предписывающие; • финансово расчетные; • снабженческо-сбытовые один др.

Организационно предписывающие документы (ОРД) — это управленческая документация, которая служит средством осуществления и регуляции про­цесив управления. Документы, которые принадлежат к ОРДАМ, дозволено условно разделить для такие группы: • организационные (положение, инструкции, правила, уставы и тому подобное); • предписывающие (постановления, решения, распоряжения, указания и тому подобное); • справочно информационные (справки, протоколы, акты, объяснительные и служебные записки, служебные письма, отзывы, ожидание работы, телеграммы, телефонограммы, отчеты, доклады и тому подобное); • пропорционально кадровым вопросам (заявления, приказы пропорционально личному составу, личные карточки, трудовые книжки, характеристики и тому подобное); • личные официальные (предложения, заявления, жалобы, автобиографии, расписки, поручения и тому подобное).

За названием различают: • приказы; • положение; • протоколы; • распоряжение; • указания; • инструкции; • правила; • уставы; • отчеты; • ордера; • планы; • служебные письма; • заявления и тому подобное.

За видами документы разделяют на: • типови, сколько разрабатываются высшими органами для подведомственных и организаций с однородными функциями и имеют ласковый характер; • трафаретные, которые изготовляются печатным способом: не­зминювана дробь текста документа печатается для полиграфических машинах, а для переменной информации остаются свободные места. Такие документы в записной момент самые распространенные, поскольку для их составлении и об­робленни экономится время; • индивидуальные, которые создаются индивидуальный единожды по-новому. Это докладные, служебные, объяснительные записки, автобиографии и тому подобное. За сложностью документы бывают: • простые, сколько содержат информацию пропорционально одному вопросу; • сложные, которые содержат информацию относительно двух и больше вопросов. Следует учитывать, сколько простые документы более гладко обрабатывать, кон­тролювати их выполнения, исполнять поиск.

За местом составления различают такие доку­менти: • внутренние, сколько касаются внутренних вопросов предприятия (организации, учреждения, фирмы) и не выходят изза его пределы; • внешние, то есть входная и исходная корреспонденция.

За сроком выполнения документы бывают: • срочные, сколько выполняются в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, руководителем, а также документы из по­значкой «Срочно»; • несрочные, которые выполняются в сроки, определенные руководством предприятия (организации, учреждения, фирмы).

При происхождениям документы разделяют на: • служебные, сколько касаются деятельности предприятия (организации, учреждения, фирмы); • официально личные, которые касаются конкретных лиц, то есть имени (жалобы, заявления и тому подобное).

За гласностью документы бывают: • обычные • для служебного пользования (ДСК); • тайные; • конфиденциальные один др.

За юридической силой документы разделяют для таких: • настоящие (истинные), сколько готовятся в установленном законом порядке изза всеми правилами. В свою очередь, настоящие документы бывают: • действующие; • недействительные. Документ становится недействительным, если теряет юридическую силу из любых причин; • фальшивые (поддельные), в которых доход alias оформление не отвечает истине.

За стадиями изготовления различают та­ки документы: • оригиналы — первые alias единственные экземпляры официальных документов; • копии — документы, в которых истинный воспроизведена информация других документов, а также безвыездно их внешние признаки alias дробь их и вид­повидним чином оформленные. Существуют такие разновидности копий: • абшид (полная изображение исходного документа, изготовленная в то же сезон из ори­гиналом посредством копировальную бумагу); • вытянул (копия официального до­кумента, сколько воспроизводит определенную его дробь и сообразно засвидетельствованная); • дубликат (повторный единица документа, который имеет юридическую силу оригинала).

За сроком хранения различают: • документы постоянного хранения; • документы длительного (свыше 10 лет) хранения; • документы временного (до 10 годов) хранения. По роду деятельности выделяют системы доку­ментации, которые классифицируют таким образом: - организационно предписывающая; - стандартов и технических условий; - плановая; - отчетно статистическая; - конструкторская; - технологическая; - расчетно-денежная; - из ценообразования один др.

1.2. Требования к бланкам документов.

БЛАНК ДОКУМЕНТА (официального) — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной для нем постоянной информацией документа и местом, оставленным для переменной.

Установлены два вида бланков ОРД (ГОСТ 6.38—90): • для служебных писем; • общий (для изготовления приказов, прото­колив, распоряжений, постановлений, указаний и других ОРД).

Для изготовления тех alias других бланков документов встановле­но два варианта расположения реквизи­тив: • угловое — постоянные обстановка располагаются в левом верх­нему кутьи (дополнения 1,3); • продольное — постоянные обстановка располагаются уздовж верх­неи части листа (дод. 2, 4—7).

Своей очередью и угловое, и продольное порядок реквизитов может быть: • флаговим — каждая линия реквизита начинается посредством левого предела рабочей площади (дод. 1,3); • центрируемым — зародыш и конец каждой строки реквизита одинаково удалены посредством пределов отведенной рабочей площади (дод. 2, 4— 7).

При изготовлении бланков для служебных писем наносят рекви­зити 1—9 и трафаретные части реквизитов 11—13. Последние розми­щують налево, для площади, отведенной формуляром-образцом, неза­лежно посредством варианта расположения постоянных реквизитов — угловое alias продольное. Кроме отмеченных реквизитов и трафаретных частей, могут наноситься также ограничительные отметки для реквизитов 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Создавая акт иностранным языком, обстановка бланка (в пределах площади, отведенной формуляром-образцом) надо продублировать этим языком. На бланках с угловым расположением реквизитов прежде печатают обстановка 6—9 государственным языком, а ниже — ино­земной (дод. 3). На бланках с продольным расположением реквизитов отмеченные обстановка печатают налево государственным языком, а право­руч — иностранной (дод. 4).

При изготовлении общих бланков непременно наносятся рек­визити 1—3, 6— 8, а также могут наноситься трафаретные части реквизитов 11, 12, 14 и ограничительные отметки для реквизитов 4, 5, 17, 19, 20.

На основе общего бланка могут изготовляться бланки для отдельных видов документов — приказов (дод. 5), распоряжений, вкази­вок, справок и тому подобное. В этом разе общий бланк дополняют рекви­зитами 4, 5, 10.

Организации, предприятия, учреждения, в которых общее величина исходных документов не превышает 200 для год, оформляя доку­менти, могут извлекать резиновым alias изготовленным для спе­циальний основе штемпелем. Состав и порядок реквизитов в штем­пели должны возражать требованиям ГОСТ 6.38—90.

Согласно нормативным документами позволяется делать должностные бланки. Состав этих бланков и расположения реквизитов для них должны возражать требованиям ГОСТ 6.38— 90 к бланкам служебных писем. В должностных бланках уводять-додатковий реквизит «Название должности», который располагают ниже посредством реквизита 7 (дод. 6).

Изображение государственного герба для бланках с угловым и поздовж­ним расположением реквизитов вмещают для верхнем берегу бланка над серединой реквизитов. Изображение должен вписываться в ватага диа­метром заблаговременно 20 мм

Изготовляя бланки документов, вдруг эмблему организации (рекви­зит 3) используют товарный знак (знак обслуживания), за­реестрований в установленном порядке. Заменять имя организации ее эмблемой нельзя. Изображения эмблемы располагают для левом берегу листа для уровне реквизита 7.

Учреждения, объединения, организации, военные части, которые имеют правительственные награды (ордена), могут извлекать вид их для бланках служебных документов alias включать названия наград в приманка названия alias сооружать то и другое вместе.

Вместо полного названия высшего органа — министерства alias ведомства (реквизит 6) — дозволено накликать его сокращенное название, определенное соответствующим правовым актом (например, «Минхарчепром» взамен «Министерство пищевой промышленности»). Реквизит 8 в случае необходимости вдруковують.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но­мер телетайпа (абонентского телеграфа), дробь телефона, факса (реквизит 9) отмечают в соответствии с «Почтовыми правилами Министер­ства связи». Банковские первопричина наводят таким образом, воеже их дозволено было извлекать быть выполнении расчетно-денежных операций.

На бланках для негосударственных предприятий (дод. 7) обстановка 1, 3, 6 не отмечают. Реквизит 2 допускается владеть для месте реквизита 1, а реквизит 9 — для нижнем берегу. Реквизиты 29, 31 в таком случае будут занимать выше реквизита 9.

Бланки документов следует делать для белой бумаге alias бумаге светлых тонов красками насыщенного цвету.

1.3. Требования к текстам служебных документов.

ТЕКСТ принадлежит к основным реквизитам документа. Он вынужден соединять сжатым, конкретным, объективным, юридическое безукоризненным. Текст ОРД (реквизит 21) оформляют в виде: * сложного текста; * анкеты; * таблицы; * соединение этих форм.

Текст разделяют для абзацы — связаны пропорционально содержанию части текста посредством одного отступления к другому. Целесообразно, воеже величина предложений в абзацах ОРД не превышали двох—четирех.

Желательно, воеже тексты служебных документов состояли из двух частей: вступительной и основной. Во вступительной части выкладывают основания для изготовления документа, в основ­ний— решение, распоряжение, выводы, предложения, просьбы. Такой же план преподавания вынужден оставаться и в книга случае, если текст документа состоит из одной фразы.

Если акт создается для основании другого документа, то это отмечают, например, так: «В соответствии с Указом прези­дента Украины посредством 12.09.97 № 123 “О...”.

Если текст документа имеет довольный величина alias содержит довольно решений, выводов, то его следует распылять для разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Точка между номером и названием, а также в конце названия не относится, например: 1 Название раздела .

1.1 Название подраздела 1.1.1 Название пункта 1.1.1.1 Название подпункта

Абзацы внутри пунктов не нумеруют. В служебных письмах, факсах используют такие формы изложения: • посредством первого лица единственного числа, например: «Считаю изза потриб­не...», «Прошу предоставить...»; • посредством первого лица множественного числа например: «Просим предоставить... »; • посредством третьего лица единственного числа, например: «министерство не за­перечуе...», «Управление считает...».

В предписывающих документах организаций, которые действуют для принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, текст бедствовать выкладывать посредством первого лица единственного числа, например: «ПРИКАЗЫВАЮ:», «ПРЕДЛАГАЮ:», «ПРОШУ... ». В общих предписывающих документах текст выкладывают посредством первого лица множественные числа, например: «ПРИКАЗЫВАЕМ:», «ПОСТАНОВИЛИ:», «РЕШИЛИ:».

Тексты докладов, информаций, выступлений в протоколах выкладывают посредством первого лица единственного числа (цитируют), а ключевые болтовня «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:», «РЕШИЛИ:» подействуют во множественном числе прошедшего времени.

В документах, которые определяют права и обязанности (положения, инструкции), а также, сколько содержат изыскание alias оценку фактов (акт, до­видка), используют форму изложения текста посредством третьего лица од­нини alias множественного числа, Например: «отдел осуществляет функции», «в смесь объединения входят», «комиссией обнаружено».

Текст, который содержит словесную alias цифровую характеристику одного объекта изза близко признаков, оформляют в виде анкеты, которая имеет постоянную и переменную информацию. К постоянной информации принадлежит список признаков, приведенный в определенной последовательности, а к переменной — конкретная характеристика этих признаков.

Текст, который составляет образец, сколько ему больно почасту подражают, оформляют в виде трафарета. В трафаретных документах постий­ну дробь текста изготовляют печатным способом alias изза до­помогой ПК (печатной машины), а переменную — вписывают посредством руки alias вдруковують.

Цифровой материал, вдруг правило, оформляют в виде таблиц:

Горизонтальные и вертикальные линейки, которые разграничивают строки таблицы, а также линии, которые ограничивают таблицу слева, метаться и снизу дозволено не делать, неужели это не осложняет пользования таблицей) Таблицу располагают прямо затем текста, в котором прет ее вспоминается впервые, alias для следующей странице. Таблицы нумеруют арабскими цифрами пропорционально порядку в пределах раздела, выключая тех, выключая наводят в дополнениях. Номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, отделенных точкой, например, Таблица 4.2 — вторая список четвертого раздела.

Таблица может извлекать назову, какую печатают малыми буквами (первая иероглиф названия — большая) и располагают вверху. Название должен соединять коротким. Если строки alias графы таблицы выходят изза пределы формату страницы, то таблицу разделяют для части, размещая одну дробь приблизительно одной alias рядом, alias переносят для следующую страницу, и повторяя ее головку и боковик. Разделяя таблицу для части, дозволено головку alias боковик заменять сообразно номерами аристократ alias строк, нумеруя их арабскими цифрами в первой части таблицы.

Слово «таблица _____» отмечают один единожды слева над первой частью таблицы; над другими частями пишут так: «продолжение таблицы ______» с указанием ее номера.

Заглавия аристократ начинают с довольный буквы, а подзаглавия — из малой, неужели они образуют одно внушение с заглавием. Если подзаглавия имеют самостоятельное значение, то их печатают с довольный буквы. Заглавия и подзаглавия аристократ отмечают в единственном числе; точку в конце не ставят.

Раздел ІІ. Составление и оформление служебных документов.

2.1. Составление документов.

4.1.1. Для составления служебных документов должна использоваться бумага фор­матив A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Составление документов для бумаге произвольного формата не позволяется.

4.1.2. Как правило, безвыездно служебные документы должны оформляться для бланках устано­ви. Бланки изготовляются согласие требованиям государственных стандартов и этой Примерной Инструкции с обязательной сдержкой таких правил: • устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно предписывающих документов (дополнения 6, 7 и 8). Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, неужели их величина для год не превышает 200 единиц; • бланки каждого вида должны изготовляться для основе углового alias поздовж­него положение реквизитов. Реквизиты заглавия размещаются центрируемым (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удаленные посредством пределов площади) alias прапоровим (каждая линия реквизита начинается посредством левого предела площади) способом; • бланки должны изготовляться печатным способом для белой бумаге светлых тонов красками яркого цвета; • бланки документов должны извлекать такие поля: левое - 20 миллиметров; верхнее - не меньше вдруг 10 миллиметров; правое и нижнее - не меньше вдруг 8 миллиметров.

Некоторые внутренние документы (заявления работников, отдельные служебные справки и тому подобное) и доку­менти, создаваемые посредством имени нескольких alias больше организаций, оформляются не для бланках.

4.1.3. 3 целью ускорение выполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве индивидуальный акт вынужден содержать один вопрос.

Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и обобщающих документов.

4.1.4. Текст документа вынужден содержать определенную аргументированную информацию, викладе­ну сжато, грамотно, конечно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут содержательной нагрузки.

Содержание документа должен соединять связано с содержанием ранее выданных пропорционально данному вопросу документов.

4.1.5. Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы alias сочетания этих форм.

Сплошной мудреный текст документа содержит грамматически и логично согласованную инфор­мацию неестественный управленческих действиях и используется приблизительно сезон составление правил, положений, писем, предписывающих документов.

Как правило, тексты предписывающих документов и писем состоят из двух частей. В первой отмечается основание alias обоснование для составления документа, во одинаковый - выводы, предложения, решения, распоряжения alias просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать едва одну резолютивную часть, например: предначертание - предписывающую дробь без констатирующей, грамотка - жалоба без объяснения.

Форма анкеты используется в случае изложения цифровой alias словесной инфор­мации неестественный одном объекте пропорционально определенному объему признаков. Анкетные тексты используются в орга­низацийно-розпорядчих документах, документах из материально-технического снабжения и сбыта, финансовых документах и тому подобное.

Форма таблицы используется в разе перо цифровой alias словесной инфор­мации о нескольких объектах изза близко признаков. Табличные тексты используются в плановых, отчетно статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно предписывающих и других документах.

В таблицах и анкетах, предназначенных для обрабатывания ПК, объекты, признаки и их показ­ники в случае необходимости кодируются.

4.1.6. Ответственность изза содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов полагается для руководителей структурных подразделений учреждения.

Ответственность изза доход документа, который визируется несколькими лицами, несут одна­ковой мерой безвыездно эти лица.

2.2. Оформление документов.

4.2.1. Служебный документ, который складывается в учреждении, вынужден извлекать обязательные обстановка и стабильный план размещения (дополнения 9, 10); имя учреждения - автора документа, код учреждения, код формы документа, имя вида документа (не зазна­чаеться для письмах), дата, индекс, вывеска к тексту, текст, подпись, визы, знак о выполнении документа и направлении его к делу.

Во сезон подготовки и оформления документа смесь обязательных реквизитов может соединять дополнен другими реквизитами, неужели требует назначения документа alias его обработка.

Нормативно правовые акты, которые в соответствии с Указом Президента Украины посредством 3 октября в 1992 г. № 493 "О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти" заносятся к государственному реестру, должны извлекать в верхнем правом углу затем номера акта alias грифа утверждения свободное карьера (6x10) для записи о государственной регистрации (дополнение 11).

4.2.2. Наименование учреждения должен возражать наименованию, отмеченному в положении (уставе) о ней. Сокращенное имя употребляется один в случае, если оно официально зафиксировано в положении неестественный учреждении. На бланке сокращено найменуван­ня размещается следом изза полным.

4.2.3. Название вида документа (приказ, распоряжение, приговор и тому подобное) отмечается для бланке печатным alias машинописным способом и должна возражать компетенции учреждения, содержания управленческой деятельности.

4.2.4. Заглавие к тексту документа должен содержать короткое перо содержания доку­мента. Он вынужден соединять максимально коротким и емким, истинный намекать доход текста.

Заглавие должен грамматически согласовываться с названием документа, формироваться с посредством отглагольного существительного и возражать для наука "о чем?", "чего?". На­приклад: предначертание (о чем?) о создании учреждения; протокол (чего?) заседания експерт­ной комиссии.

Если в документе соглашаться перо о нескольких вопросах, вывеска может соединять обобщенным.

Заглавия к текстам машинограм формулируются изза теми же правилами.

В случае составления документа для основе унифицированной формы постоянная дробь заго­ловка, сколько входит в имя формы, дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его содержание.

Текст документа, напечатанный для бумаге формата А5, позволяется проповедовать без заглавия.

Заглавия не складываются к текстам телефонограмм, телеграмм и сообщений.

2.3. Оформление приложений к документам 4.11.1. Дополнения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа alias акт в целом. О наличии дополнений отмечается в тексте alias затем текста документа накануне подписью. Название додатка в тексте документа должен возражать названию самого додатка.

4.11.2. Приложения к документам могут соединять три видов: • дополнения, которые утверждаются alias вводятся в выходка предписывающими документами (приложения к предписывающим документам); • дополнения, которые объясняют alias дополняют доход основного документа; • дополнения, которые являются самостоятельными документами и посылаются с сопроводительным письмом.

Дополнения должны оформляться для стандартных листах и извлекать безвыездно необходимы для кон­кретного вида документа реквизиты.

В предписывающем документе ведомости о наличии дополнений отмечаются в тексте, например: "Разработать и налог для согласие график комплексный плану научной организации труда (НОП) в учреждении изза формой, отмеченной в дополнении 1".

Приложения к предписывающему документу должны извлекать отметку с ссылкой для записной предписывающий документ, его дату и номер. Отметка делается для верхнем правом арена первого листа додатка, например:

Дополнение до приказа Министерства образования Украины 20.04.97 № 15

В случае наличия нескольких дополнений, для них отмечаются порядковые номера, наприк­лад: Дополнение 1, Дополнение 2 и тому подобное. Знак № накануне цифровым обозначением не относится.

Приложения к предписывающим документам должны подмахнуться руководителями структур­них подразделов учреждения для внешний стороне последнего листа додатка.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, сообщениям, писем и тому подобное оформляются в такому порядку: • неужели акт имеет дополнения, полное имя которых наводится в тексте, то знак о наличии дополнений оформляется изза такой формой:

Дополнение: для 5 арк. у 2 прим.; • неужели акт имеет дополнения, полное имя которых не наводится в тексте, то их не­обхидно перечислить затем текста с указанием количества листов в каждом дополнении и количестве их экземпляров, например: Дополнения: 1. Справка о выполнении плана разгрузочных работ для 2 квартал в 1997 г. для 5 арк. у 1 примы.

2. График разгрузочных работ для 3 квартал в 1997 г. для 2 арк. у 1 примы.; • неужели к документу добавляется одинаковый документ, который имеет дополнения, то знак о наличии додатка оформляется таким образом:

Дополнение: Вывод санитарно эпидемиологической комиссии 25.01.97 № 4 и добавление к нему, один для 21 арк. у 2 прим.; • неужели дополнения сброшюрованы (книги, журналы), величина листов не отмечается; • быть большом количестве дополнений для них складывается описание, а в самом документе затем текста отмечается:

Дополнение: в соответствии с описанием для ____ арк.; • неужели добавление посылается не изза всеми отмеченными в документе адресами, отметку о наличии документа оформляют изза формой:

Додаток:- для 5 арк. у 2 прим, пропорционально первому адресу.

2.4. Размножение документов 4.13.1. Порядок размножения документов средствами множительной техники виз­начаеться руководителем учреждения, а недостаток размножения отдельных документов - ке­ривниками структурных подразделений.

4.13.2. Размножение небольших пропорционально объему документов может исполняться безпо­середне секретарем с посредством средств оргтехники, существующих для его рабочем месте.

4.13.3. Размножение больших пропорционально объему документов должен исполняться специа­лизованим подразделом (множительным цехом) изза такими правилами: • для выполнения множительных работ деятель заполняет заказ, который подписывает мадам структурного подразделения (дополнение 14); • документы для собирание передаются в множительный сословие враз с за­мовленням. При этом заказу предоставляется номер, отмечается дата его передачи, устанавливается срок выполнения заказа; • комиссия регистрируется в специальном журнале учета работы розмножуваль­ного цеха (дополнение 15). Во сезон получения размноженного документа лицо, которое его получает, расписывается для заказе с указанием дать получение; • оригиналы документов затем изготовления из них копии возвращаются изза принадлежностью.

Список использованной литературы:

Вербицка т.С., Чинникова в.П. – Львов: Орияна – Новая, 2001.

Виденко а.Н. Современное делопроизводство. – Киев: Лыбидь, 1998.

Лоза о.В. Делопроизводство и документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. – Киев: УААУ, 1997.

Палех ю.В. Управленческое документирование. Учебное помощь в 2-х частях – Киев: ВКУ, 2001.

Коваль а.П. Деловое дружба – Киев: Лыбидь, 1992.

Пентилюк м.И. Культура речи и стилистика. – Киев: Башня, 1994.

Альбов а.С. Письмо зарубежному партнеру. – Санки-Петербург: 1991.

Кузнецова а.Н. Машинопись – Москва, 1991.