Основные требования к оформлению документов


1 Унификация и стандартизация управленческих документов.

2. Формуляр документов и его основные реквизиты.

3. Правила оформление страницы.

4. Реквизиты адресата.

5. Вид, дата, адресат документа.

6. Язык и вкус документов.

7. Отметки о согласовании.

8. Засвидетельствование документа.

9. Прохождение документов.

10. Бланк документов.

1. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единодушного состава и форм управленческих документов, которые фиксируют организм одинтипичных управленческих функций.

Стандартизация - это выкройка юридического закрепления проведенной унификации.

Унификация документов проводится с целью сокращение примененных документов, типизация их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости разных систем документации применительно совместимым функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

С 07.01.1997 возраст введен в режим Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД) - это составная обрубок государственной системы классификации и кодировка технико-экономической и социальной Информации. ДКУД - представляет собой номенклатурный роспись унифицированных форм документов (УФД). Классификатор необходим для учета и систематизации документе, организации ведения соответствующих классов документации, автоматизированного поиска унифицированных форм документации.

Каждому классу документации отвечает определенная унифицированная манера документации (УСД).

ДКУД содержит 15 классов: 1) организационно предписывающая документация; 2) первично учетная; 3) банковская; 4) финансовая; 5) отчетно статистическая; 6) плановая; 13) бухгалтерско-учетная документация; 10) ценовая документация и беспричинно далее

Унифицирована манера организационно предписывающей документации включает следуя системы: 1. документация из организационной системы управления (акт о создании корпораций, компаний, приказе о создании предприятия, о реорганизации, о производственном объединении, грамота о ликвидации корпораций, предприятия и т. д); 2. документация из организации процессов управления (должностные инструкции категорий служащих аппарата управления, повеление о распределении обязанностей между руководителями, уставы, структуры и штатные численности, повеление о внесении изменений в штатных расписаниях аппарата управления, правила внутреннего распорядка); 3. документация из организации передвижения кадров (регистрационно-контрольная карточка, анкета, повеление о принятии для работу, повеление и декларация о переводе для другую работу, декларация относительный освобождении, приказе относительный освобождении; 4. документация из оценки трудовой деятельности (представление о поощрение, докладная записка, объяснительная записка, повеление о наложении дисциплинарного взыскания).

Унифицирована манера финансовой документации включает: - бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций; - первичная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций и беспричинно далее

На сегодняшнее срок применяются следуя основные стандарты касательно документов и делопроизводства, которые ежесекундно пополняются: 1. ДСТУ 2732-94 с 1.07.1995. Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определения.

2. ДСТУ 2394 - 94 с 1.01.1995. Информация и документация. Сроки и определения.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Общие требования к формам и бланкам документов. Киев, Госстандарт, 1996 год.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система организационно предписывающей документации. Требования к оформлению документов.

5. ДСТУ 3582 - 97 с 1.07.1998. Информация и документация. Сокращение слов в украинском языке. Общие требования и правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Библиографическое изображение документа. Общие требования и правила составление.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документация. Отчеты в сфере науки и техники.

2. Формуляр документов и его основные обстановка Важно место в делопроизводстве принадлежит правилам оформления документов.

Каждый грамота состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит - это обов’язковиш элемент, какой принадлежащий каждому отдельному виду документа (дата, подпись, адрес, заголовок и тому подобное). Документы с использованием реквизитов оформляют соответствия с формуляром-образца.

Формуляр образец - единственная образец построения комплекса документов, которое устанавливает круг реквизитов, свойственных документам этого комплекса, расположенных в установленной последовательности.

Ряд документов, которые кажутся органами государственной власти и государственного управления, имеют круг реквизитов, какой внедрен в законодательных актах. Например, паспорт, трудовая книжка, акты гражданского состояния.

При разработке стандартов для систему документации древле единственно определяется максимальный круг реквизитов документов, которые входят в систему, и каждому реквизиту отводится пунктуальный отмеченное место для листе бумаги.

Для организационно предписывающих документов используется аттестат форматом А4 (297 х 210мм) и А5 (146 х 210мм). Для отдельных видов документов, которые содержат таблицы и графику (сведения), можно извлекать величина АЗ (297 х 420мм). Формуляр образец устанавливает такой круг реквизитов и их расположения. (См. рис. ИД): 1. Государственный герб.

2. Эмблема организации 3. Изображение государственных наград.

4. Код предприятия, учреждения или организации.

5. Код формы документа.

6. Наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя). основателя).

7 Наименование предприятия, учреждения или организации - автора документа.

8. Название структурного подразделения.

9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, обрубок телефона и телетайпа, факс, обрубок счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс (номер) документа.

13. Посыпка для индекс и дату входного документа.

14. Место составление или издание.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заглавие к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии дополнений.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визы.

26. Печать.

27. Отметка о для аттестат копий.

28. Фамилия исполнителя и ее обрубок телефона.

29. Отметка о выполнении документа и направлении его к делу.

30. Отметка о перенесениях данных для машинный носитель.

31. Отметка о поступлении.

В формуляре - образцу указан максимальный роспись реквизитов, все около изготовлении учреждением бланков документов определенного типа в них включаются реквизиты, которые отвечают документам единственно этого типу.

Закрепление для реквизитами постоянных мест делает документы удобными для здорового восприятия, упрощает их обработку, дает дерзать извлекать технические средства.

Реквизиты в документе размещают с учетом последовательности операций его подготовки, оформления, выполнения.

3. Правила оформление страницы

Для удобства обработки документа из всех боков страницы остаются свободные места, беспричинно называемые поля. Полет с левой стороны - 35мм, оно используется для резолюции и других отметок, а также дает дерзать свободно учить текст подшитого к делу документа. Справа остается место не меньше 8мм (это хранит текст сквозь повреждения).

Полет верхнего конца страницы требуется вмещать 20мм. На нем размещаются отметки делопроизводителя. На нижнем концы страницы место не требуется надевать меньше для 16мм.

Если текст документа занимает больше, чем наедине лист бумаги, то для нижеследующий лист бумаги грешно сплетничать лишь подпись. Кроме подписей там должны надевать не менее двух строк текста.

Нумерация страниц проставляется начиная со будущий страницы. Номера страниц отражаются для верхнем место без точек и тире.

4. Реквизиты адресата. Реквизиты 1-9 касаются автора документа таж называемого адресанта.

1. Государственный герб. Свидетельствует о том, сколько грамота выдан органом государственной власти или государственного управления.

2. Эмблема организации или предприятия - чаще единственно используется товарный знак (знак обслуживания). Например, здравоохранения, торгово-промышленная хоромы (чаша с крыльями Меркурия), предприятия - поставщики (товарные знаки).

3. Изображение государственных наград (Московское торговое сводка "Детской мир", Винницкий универмаг).

4. Код предприятия, учреждения или организации для классификатором предприятия и организации - дылда невинный угол 5. Код формы документа для классификатором управленческой документации - ниже коду организации, дылда невинный угол.

6. Название высшей организации или основателя.

7. Полное вокабула автора документа.

8. Название структурного подразделения.

Это реквизиты, которые определяют авторство документа. Должны надевать обозначены в документе в полном соответствии с правовыми актами: уставов или положений о предприятии.

Во срок оформления этих реквизитов следует помнить, сколько символические названия предприятий пишутся в кавычках ("Детской мир", кооператив "Меркурий") 9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, факса, счета в банке размещаются единственно в бланках для писем. Порядок и выкройка записи должны отвечать почтовым правилам министерства связи.

Эти весть нужны для выполнения расчетно-денежных операций и высвобождения сквозь постоянной информации текста документа.

Особенное важность имеет намек для непосредственного исполнителя исходного документа (письма, справки). Фамилия исполнителя и ее обрубок служебного телефона вмещают в нижнему левому углу лицевого или обратного бока последнего листа документа. Нижние указывают для индекс машинистки (первые буквы фамилии и имя), граница напечатанных экземпляров и дату печатания.

5. Вид, дата адресат документа

Название вида документу - наедине из обязательных реквизитов. Например; акт, приказ, протокол.

Исходя из наименований вида документа, устанавливается роспись необходимых для его оформления реквизитов, конструкция текста и особенности выполнения его требований.

Датирование документов. Лишенный даты грамота в известной мере теряет юридическую силу.

Датой документа может достойный или день подписания (письмо, приказ), или день утверждения (план, отчет, инструкция), или срок осуществления зафиксированных у них поступков (акт, протокол).

Дата с поисковым признаком используется около усилении для закоснелый грамота вместе с индексом. Проставляется собственноручно лицом, которое подписывает или утверждает документ.

В круг реквизита "дата" входят: число, месяц, год. Най более рационально написание тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Год, луна и цифра отражаются двумя цифрами. Если знак одна, перед ней ставят нуль.

04.03.99 -четверте марта 1999р.

Некоторые особенности датирования документов в США: прежде указывается месяц, после день, год.

04.03.99 -трете апреля 1999р.

Американский разночтения дать "4 марта" хватит видеться беспричинно 03.04. В тексте самого документа пользуются традиционной записью (18 декабря 1999 года).

Место дать - в левом верхнем углу документа вместе с индексом или около с подписью, или в грифе утверждения.

На документах также относятся даты написания резолюций, согласования документа и ознакомления с ним, контролю выполнения. Проставляются также решительно дать, связанные с прохождением документа и его выполнением: дата получения (входной регистрационный номер, штамп),дата выполнения и направления документа к делу, дата перенесения придирка для машинный носитель.

12. Индекс (номер) документа. Индекс - исходный обрубок документа, какой отправляется из предприятия, обрубок - порядковый обрубок внутреннего документа.

Нумерация документов ведется с января перед декабря. Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов ведется с начала учебного возраст (с сентября) и ведется учебными годами.

Индекс складывается, беспримесный правило, из индекса структурного подразделения, которое составило документ, номера дела, где осталась изображение (отпуск) и порядкового номера исходной корреспонденции. Например, 03 - 10/214 - где 03 - шифр структурного подразделения (отдел маркетинга, бухгалтерия и т. п.); 10 - обрубок дела, где сохраняется изображение документа; 214 - регистрационный обрубок документа для журналом учета исходных документов в канцелярии.

Ссылка для индекс и дату входного документа - проставляются единственно в письмах - ответах. Реквизит сей должен включать дату и индекс, указанные в документе организацией, которая заключила или выдала документ, для какой дается ответ.

Например отвечая для записка 05.07.99 № 05 - 12 -154, вы непременно поставляете посиланая для сей обрубок и дату. Ваш ответ вмиг хватит направлен структурному подразделению, же имеет индекс 05, а деятель для номером номенклатуры дел 12 вмиг найдет копию инициативного письма для какой поступил ответ.

Место составления или издания оформляется в соответствии с административно-территориальным распределению страны. Например, м.киив, м. Сумы и смт. Жашкив.

Гриф ограничения доступа к документу / «секретно», «Для служебного пользования» / разминируется в загаловочний части документа.

Адресат /кому направляем документ/.

Документ адресуется учреждению, организации, предприятию или их структурному подразделению /у именительному падежу /.

Министерство финансов Украины Планово-экономическое господство Отдел труда и заработной платы Можно адресовать грамота должностному лицу: /посада в дательном Киевское производственное сводка падежу / «Оболонь» Можно адресовать конкретному должностному лицу:

Дарницкий кроткий комбинат /посада и имя - Заместителю директора в общем видминку/ т. Сидоренко н.С.

Наименование предприятия можно включать в составлю имя должности:

Директору Киевского торгового объединения «Детский мир» т. Полутовий С. Грамм.

Конкретному лицу грамота адресуют тогда, если деятель уверен в том, сколько это лицо занимает именно эту должность.

При адресовании документа нескольким однородным предприятиям их следует называть обобщенно:

Директорам арендных магазинов Подольского района м. Киева.

Если наедине и тот грамота рассылается нескольким разным адресатам, решительно они отмечаются для документе / их должен надевать не больше 4-х /. Если их больше, то в таком случае складывается роспись рассылки. Указание для документах нескольких адресов имеет целью - проинформировать каждого получателя о лицах в учреждениях, которым вмиг направленно закоснелый документ.

Каждую составную обрубок адресата - имя предприятия, структурного подразделения, наименования должности, наименования фамилии получателя - пишут из новой строки.

Знаки препинаний между отдельными элементами адресата не ставятся, то есть используются правила открытой пунктуации.

Если грамота посылается частному лицу / ответы для заявления или письма трудящиеся / - прежде пишут почтовый адрес, а впоследствии фамилию получателя и его инициалы. В круг реквизита «адресат» может вмещать почтовый адрес, какой отражается в полном соответствии о почтовых правил Министерства связи: прежде почтовый индекс, после республика, край, область, город, /район, село/, улица, обрубок дома, квартира. Когда грамота адресован в учреждение, почтовый адрес указывается впоследствии названия учреждения, структурного подразделения и фамилии служебной лица; если частному лицу - тутто перед ее фамилией.

6. Язык и сталь документов, заглавие, дополнения

Текст - главный реквизит документа. При составлении текста документа должны выполняться требования, самые главные из которых, - достоверность и обязательность содержания, нейтральность тона, обилие информации и максимальная сжатость, которая достигается выброской лиц, которые не несут смыслового нагрузка.

Достоверным текст документа является тогда, если в нем не допускается двойное словотолкование и выражений.

Полным называется такой текст документа, иждивение которого вычерпывает решительно обстоятельства дела.

Убедительным является такой текст, какой ведет перед принятия адресатом внушение или выполнения просьб, изложенных в документе. Убедительно составленный деловое записка может ускорить принятие управленческого решения, предотвратить назревание конфликта.

При оформленные служебного документа бедствовать помнить, сколько его виновник есть не служебным лицом, а юридическим - предприятие, учреждение или организация.

Это возлагает большую ответственность для его составителей и исполнителей, формы выражения интересов юридических лиц должны возмещать нормам административного права.

Все качества тексту существуют во взаимосвязи и взаимозависимости - текст не может надевать убедительным без достаточной полноты и беспричинно далее

Правильно составленной является лишь та деловая бумага, которая написана официально деловым языком.

В стилистическом отношении деловая речь отличается суровой логичностью рассуждения, последовательностью и убедительностью.

Текст любого документа состоит из логических элементов: вступления, доказательства, окончания. Во вступлении адресат готовится к восприятию темы /зазначаеться повод, какой привел к заключению документа, выкладывается история вопроса и т. ин./. В доказательстве выкладывается главный вопроса /докази, объяснение, рассуждения, которые сопровождаются цифровыми расчетами, ссылкой для законодательные акты и другие материали/. В окончании формулируется цель, для ради которой составлен документ. Она может надевать активным или пассивным.

Активное конец пунктуальный отмечает, какое выверт должен исполнять адресат. Цель окончания - проинформировать адресата о каком-то факте, событие и тому подобное.

Текст документа, какой состоит из одного окончания, называется простым, а тот сколько содержит вдобавок и другие логические элементы - сложным.

В зависимости сквозь содержания документов применяется безупречный или обратной обрубок расположения логических элементов. В первом случае впоследствии вступления перенюхаться аттестат и окончание. При обратном порядке - прежде выкладывается окончание, а впоследствии доказательство. Вступление в таких документах отсутствует.

За вступлением изложения материала документы можно разделить для две категории: документы с высоким уровнем стандартизации; документы с низким уровнем стандартизации.

Документы с высоким уровнем стандартизации складываются для утвержденной формой.

Унификация беспримесный одно из направлений регионализации документов в наше срок воплощается в разработке и применении для практике типизирующих и трафаретных текстов.

Типизация текстов - дело создания текста — образца, текста стереотипа, для основе которого могут надевать построены тексты аналогичного содержания, которые отвечают подобным управленческим ситуациям. При этом должны надевать беспримесный точнее единственно изображены основные конструкции и формирования текста образца. Типичные тексты беспримесный правило оформляют в виде специальных сборников.

Трафаретизация текстов - дело деления всей информации группы однородных документов для постоянную и переменную следующим включением постоянной информации к бланку документа. Следовательно, трафаретные тексты - это дословное повторение постоянной информации группы документов с пропусками для последующего заполнения конкретного документа.

В документах с низким уровнем стандартизации выбор слов и словосочетаний отдельный однажды зависит сквозь конкретных ситуаций. По способу изложения документы с низким ризнем стандартизации принято разделять для рассказы, описания, рассуждения.

В рассказе перенюхаться речь о событиях /явища, фактах / в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности /автобиография, объяснительная записка, заметка, протокол /.

В описании характеризуются явления /предмет, люди, события / с перечислением признаков, свойств, особенностей / описание-характеристика, приказ, отчет, постанова/.

Рассуждением называется вид текста, в котором определение, мысли и выводы раскрывают внутреннюю сближение явлений беспримесный правило, доводят известный тезис. Различают два основные вида доказательств -дедуктивний, если обстоятельства развивается сквозь общего к частичному, и индуктивний- в котором обстоятельства направлена сквозь отдельных фактов к общему.

При подготовке текста документа следует придерживаться таких правил.

1. Заменять сложные внушение простыми, сколько способствует ускоренному восприятию текста документа.

2. Употреблять стойкие (трафаретные) словосочетания, которые выражают стандартные спектры содержания /з целью предоставления помощи, в связи с ухудшением состояния, применительно решению комиссии /.

Например, для высказывания мотивов, которые объясняют использование определенного управленческого действия употребляются такие синтаксические конструкции: - в порядке обменом опыта - в порядке исключения...

- в связи с указанием...

- в соответствии с предыдущей договоренностью...

- с целью последующего сотрудничества... Для высказывания просьбы: - Просим...

Для напоминания: - Напоминаем Вам, сколько ...

- Невзирая для многоразовые напоминания... Для подтверждения: - Подтверждаем...

- Универмаг «Детский мир» подтверждает...

Такие стойкие словосочетания и стандартные выражения облегчают восприятие служебного документа, а также место дело его составления, позволяя не потреблять срок для поиски формулировок.

Приведем довольно примеров стойких моделей, которые сложились для высказывания стандартных аспектов содержания. Составителю документа хватит не трудно построить стилистическую конструкцию внушение или нескольких предложений, если он хватит вмещать в своем распоряжении коллекция таких моделей: модель синтаксической конструкции варианты реализации Доводим перед вашего сведения, сколько мы перед сих пор не получили сквозь Вас протоколы согласования к Напоминаем, что... договору... Сообщаем, сколько ... базар применительно продаже обуви и Подтверждаем, сколько ... сопутствующих товаров состоится Напоминаем, что...

3. Употреблять безупречный обрубок слов в предложении /пидмет предшествует сказуемые / в обрубок случае, если логическое ударение падает для объект действия. Употреблять обратный обрубок слов /присудок предшествует подлежащему / тогда, если логическое ударение думает для само действие.

4. Для четкости высказывания в простых предложениях употребляется известный обрубок расположения их членов /означення должны предшествовать словам, вставные болтовня лучше оценивать в начале внушение /.

5. С целью сокращения текста можно применять деепричастные обороты, с сквозь которых можно сформулировать причины, которые вызывали принятие того или другого управленческого решения. Деепричастным оборотом надо начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая ... Считая ... Беря к ували ... Руководствуясь ... Рассмотрев поданный к утверждению проект...» 6. Заменять местоимения существительными.

7. Не применять эмоциональных выражений.

В управленческой документации не требуется надевать личного момента /суб’ективного отношения к оценке фактов, которые констатируются в тексте документа /. Тон служебного документа - нейтрален.

Следует помнить, сколько автором управленческого документа является юридическое лицо и из-за этого его текст выкладывается сквозь третьего лица. Например: фирма просит...

Дирекция беспокоится...

коллегия постановила...

От первого лица выкладываются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки, автобиографии.

Каждую новую обстоятельства в документе надо достойный с абзаца. Текст сложных документов /доповиди, инструкции, протоколы / разделяется для составные части: разделы, пункты и подпункты.

Каждая составная обрубок нумеруется арабскими цифрами с точками.

Некоторые особенности имеет оформление таблиц.

Если в тексте приведена одна таблица, то ее не нумеруют. Если таблиц несколько, то над таблицей пишется вокабула «Таблица» с порядковым номером /без знака № /. Например: «Таблица 6 - Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия». На решительно таблицы должна надевать доказательство в тексте документа.

Все служебные документы формата А4 единовластно сквозь вида, содержания и значения документа должны вмещать заголовок к тексту.

Без заглавий разрешено отказываться лишь документы для формате А5 - телеграммы, телефонограммы, письма, справки.

Заглавие формулирует композитор документа. В нем коротко и пунктуальный отображается его основное содержание. Размещается заголовок в левом верхнем углу документа около обозначением автора, номера, дать и виду, впоследствии всех других постоянных реквизитов.

Этот реквизит отбивает главную идею документа и, беспримесный правило, начинается с предлога «о» /про сколько перенюхаться речь в документе /.

Например: «О приобретении факсимиле техники» «О предоставлении помещения в аренду».

Заглавие, облегчает регистрацию, установление исполнителя, контроль документа, поиск. Должен надевать лаконичным и точным, с максимальной полнотой открывать иждивение документа.

Печатается малыми буквами сквозь наедине междустрочный интервал. Объем заглавия не должен превосходить 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. Допускается продолжение заглавия около его большом объеме к границе правого поля документа.

Достаточно почасту служебные документы имеют дополнения, которые разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа.

Если грамота имеет дополнения упоминавшиеся в тексте или те, которые объясняют его содержание, то отметку относительный этом оформляют для такой формой:

Дополнение: для 5 арк. у 3 прим.

Если грамота имеет дополнения не отмеченные в тексте, то их названия бедствовать перечислить с указанием количеству страниц в каждом дополнении и количестве их экземпляров.

Дополнение: Дислокация сети столовых для 2 арк. у 2 прим.

Если дополнений несколько, они перечисляются для названиями и нумеруются.

7. Отметки о согласовании

Реквизиты 24, 25. Отметай о согласовании. Согласование документа заключается в предыдущем рассмотрении его проекта. В процессе согласования определяется правильность зафиксированных положений, их обоснованность, правомерность относительно действующего законодательства. В процессе согласования оказываются и учитываются интересы разных подразделов, реализуется комплексный подход к решению вопросов.

Проекты документов согласовываются с учреждениями, организациями, структурными подразделениями, какие компетентные в вопросах, которые отображены в документе.

Различают две формы согласования документов - внутреннее /з подразделами и служебными лицами учреждения / и внешнее /з подведомственными и неподведомственными организациями /.

Внутреннее согласование документов происходит в такой последовательности: с функциональными, отраслевыми, территориальными подразделами, совещательными органами данного учреждения и общественными организациями; с работниками, которые отвечают для приговор функциональных вопросов /головни и старшие специалисты /; с финансовыми подразделами или с главным бухгалтером, юридической лицом, с заместителем руководителя, какой занимается этим вопросом.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Визы состоят из личной подписи и дать. Если необходимо, отражаются долг визирующего и расшифровывается его подпись /инициали и имя /.

Например:

Начальник отдела кадров /пидпис / С. И. Петров 25.04.00

Целесообразность расшифровывания подписи предопределена тем, сколько в большинстве случаев личная подпись бывает неразборчивой и применительно нему трудно установить с кем согласованно эта деловая бумага.

Если возникшие замечания и добавление к проекту документа, они выкладываются для отдельном листе. В этом случае виза имеет такой вид:

Ст. юрисконсульт /пидпис / В. А. Коваленко .

Замечания добавляются. 05. 06. 99

Если величина замечаний малый /1-2 рядки/, их лучше расположить перед визой.

Например:

Считаю нужным выпустить обрубок 1 из-за того, сколько его иждивение противореччит действующему законодательству.

Юрисконсульт /пидпис / А. В. Гудкова 18. 01.-00

Проставляют визы для первом экземпляре, если грамота внутренний. Если грамота хватит отправлен из учреждения, виза проставляется для обрубок экземпляре, какой остается в учреждению.

Размещают визы ниже подписи или для левом место документа.

Внешнее согласование документа может надевать оформлено справкой, протоколом согласования или грифом согласования для документе.

В соответствии с требованиями стандарта гриф согласования размешивается ниже подписи или в верхнем левом углу страницы. Гриф состоит из болтовня согласованно, названия должности лица, а с которой соглашается грамота /включаючи назову организации/, личной подписи, ее расшифровывания, дать.

Например: согласованно

Начальник отдела кадров Подольского универмага /подпись/ А. В. Борисенко 03. 11.00

Если согласование проводится с коллегиальным органом или общественной организацией, то гриф оформляется таким образом: согласованно

Протокол /найменування коллегиального органу в родительном падеже / сквозь /дата / /номер /

Например:

СОГЛАСОВАННО Протокол заседаний местного комитета Железнодорожного универмага сквозь 05.10. 99 №27 8. Засвидетельствование документа

Основные способы засвидетельствования документа - подписка, прибавление печати, утверждения. Оно предоставляет документу юридической силы, подтверждает ответственность определенного лица для его содержание.

В учреждениях сколько функционируют для основе единоначалия, документы подписывает одно служебное лицо - лидер заведения, его наследник или лидер структурного подразделения. Право подписи документов закрепляется в положении или уставе учреждения и ее структурных подразделений. Порядок подписи документов устанавливается приказом руководителя учреждения или инструкцией из делопроизводства. Подпись - необходимый реквизит документа. Состоит из названия должности лица, которое подписывает документ, ее личной подписи и расшифровывания этой подписи /обидва инициалы и имя /. Инициалы проставляют впереди фамилии. Расшифровка подписи не берется в дужки.

Название должности может надевать короткой /ге: бланку / и полной /до и составу входит полное вокабула установи/, если грамота печатается для чистой бумаге.

Пидите вмещается справа около текстом для расстоянии две-трех строк применительно окончании его /або впоследствии перечисления в дополнении документов /.

Наименование должности обычно пишется влево сквозь фамилии, именно же имя печатается тутто для уровне последней строки названия должности.

Начальник товарного отдела Г. Б. Середа

В подписях около официальными документами принято указывать, выключая должности, также персональные звания и ученые степени: прежде должность, после персональные, почетные звания и другие звания. Заведующий кафедрой управления торговлей, руководитель М.Д. Виноградский.

Личная подпись для документе должна надевать довольно разборчивым /иноди возникает недостаток установление само того, который подписал знаменитый грамота /. Слишком широкие, разгонистые подписи производят неприятное смак свидетельствуют о торопливости или невнимательности.

Две подписи или больше относятся тогда, если ответственность ложится для довольно лиц. Например, для протоколах - подпись председателя и секретаря, для аттестатах - подпись директора школы, завуча и учителей, для договорах - подписи сторон, для финансово расчетных документах - подпись руководителя и главного бухгалтера.

Подписи нескольких служебных лиц для документах размещаются доброжелатель около другом в последовательности, которая отвечает должности:

Директор объединения столовых А. В. Сиротенко

Главный бухгалтер М.. С. Сущук

Если грамота подписывают довольно лиц с одинаковой засадой, их подписи размещают для одном уровне:

Директор центрального Директор фабрики, универмага /особистий подпись / «Прогресс» /особистий подпись /

Т. А. Коваль Г. С. Сниженко

Когда грамота подписывает комиссия, отражаются обязанности применительно комиссии, а не должности:

Глава комиссии /особистий подпись / С. Г. Боровский Члены комиссии /особистий подпись / А. В. Сердюк / личная подпись / Г. А. Ганюк

С целью повышения юридической силы для документах, которые нуждаются в особенном засвидетельствовании их действительности, прикладывается печать.

Печати могут надевать гербовые и простые. Гербовая качество прикладывается к документам, которые удостоверяют юридические или физические права лиц: сколько устанавливают акты, которые вызывают затрату денежных средств и материальных ценностей; к уставам, положениям, которые требуют в соответствии с нормативными актами наличия видбитка печати. Простые печати могут вмещать разную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб для них не изображается. Простую качество прикладывают к документам, которые выходят для пределы организации, к размноженным экземплярам предписывающих документов около их рассылке, к справкам с места работы и беспричинно далее

Перечень других документов, к которым прикладывается печать, определяет учреждение. Если печатью удостоверяется изображение документа, она относится перед личной подписью таким способом, воеже занимать обрубок слов названия должности лица, которое подписало документ.

Например:

Директор гостиницы /пидпис /а. Р. Инков Печать.

После подписания некоторые ожидание документов, нормативные акты предусматривают их утверждение. Это уставы и положения о предприятиях и их структурные подразделения, штатные расписания, инструкции отчеты, балансы, отдельные разновидности актов все др.

Утверждение имеет целью определять распространение действия документа для известный ассортимент подразделов, организаций или структурных лиц. Утверждение документов осуществляется двумя способами: грифом утверждения или изданием предписывающего документа /наказу, решения /. Элементы грифа утверждения: вокабула УТВЕРЖДЕНО, вокабула должности, личная подпись, инициалы и имя лица, которое утверждало документ, дата утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ресторану /пидпис / О. П. Билоус 05.10. 99 Гриф утверждения размешивается в правилу углу документа и оформляется большими буквами.

При утверждении документа предписывающим актом:

Например: УТВЕРЖДЕНО приказом директора фирмы сквозь 04. 02. 00 №16

Документ сколько подлежит утверждению, получает юридическую силу лишь с момента его утверждения.

9. Прохождение документов Прохождение документов сопровождается соответствующими отметками для документах. Это отметки о поступлении /31/, о контроле /20/, о выполнении документа все др. Отметки относятся с внешний стороны первой страницы документа, какой облегчает визуальное восприятие и повышает оперативность в работе. Все служебные отметки для документе, которые указывают для его прохождение и выполнения, повинные непременно датироваться.

При получении документа для нем проставляется регистрационный штамп - знак о поступлении /31/. В соответствии со стандартом он относится для нижнем место первого листа, справа. Включает сокращенное имя предприятия, в которое поступил документ, дату получения и входной регистрационный номер. Отметка делается сквозь руки или с сквозь резинового штемпеля /реестрацийного штампа/.

Порядок и вид выполнения документа указывается в резолюции, которая должна отображать обстоятельства руководителя к вопросу, же относительный перенюхаться речь в документе и приказывать для обрубок его решения.

Резолюция собственно состоит из таких элементов: фамилии и Инициалов исполнителя, которому отправлен документ; указания о порядке выполнения документа /що и беспримесный надо исполнять /; о сроке организм документа; личной подписи руководителя; дать резолюции.

На документе в большинстве случаев не требуется надевать больше одной резолюции. Другие резолюции налагаются около необходимости детализации порядка выполнения документа или уточненном его исполнителя. При наличии двух и больше резолюций недопустимое их дублирование или их противоречивость.

В резолюции указывается ограниченное граница исполнителей - один, два, иногда три, четыре. Кроме того, отмечается сколько ответственным для организм документа является лицо, сколько значится в резолюции первой. Перечень других исполнителей /спиввиконавцив / свидетельствует о требовании руководителя вовлечь эти лица в организм документа. Ответственному исполнителю предоставляется исключение сзывать соисполнителей и доставать сквозь них необходимы материалы

Как исполнители в резолюции отмечаются служебные лица, а не структурные подразделения. В резолюции беспримесный правило, указывается приговор руководителя применительно рассмотренным в документе вопросам и пути его осуществления. Формулировки резолюции должны исчерпывающе открывать исполнителю идею руководителя. Если в резолюции недостает указаний для то сколько и беспримесный низина делать, это значит, сколько брать приговор требуется исполнитель. Резолюции типа «Прошу переговорить», «Прошу дотащиться в мене»не несут новой информации исполнителю и применять их нецелесообразно.

Резолюции с конкретными указаниями передаются с сквозь повелительного способа или неопределенной формы глагола и адресуются подчиненным лицам. Например:

Срочно принять меры относительно обеспечения...

О результатах и принятых мерах сообщите заявителям ...

Срочно отправьте... Немедленно подготовьте письма...

Резолюцию пишут с внешний стороны в верхней части первой страницы документа. Если это место занято другим реквизитом /наприклад, адресатом/ резолюцию вмещают для всякий свободной площади лицевого бока страницы грамота выключая полей. Например: т. Сергиенко В. А. Зв’яжиться с поставщиками и подготовьте ответ перед 03. 08. 99 /особистий подпись / 01.08.99

Документы, которые нуждаются в выполнении, берутся для контроль. На левом место первой страницы делается знак буквой «К» /червоним, зеленым, синим оливцем/ или резиновым штемпелем «Контроль».

Отметка о выполнении и направлении документа к делу содержит такие данные: сжала справка о выполнении.

Слово «К делу», намек для обрубок дела, к которому должен надевать подшит документ, дата выполнения и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Вмещается для нижнем место первой страницы.

Этот реквизит свидетельствует о том, сколько дело с документом закончена. Размещается он для нижнем пате первой страницы.

Например:

Принято протоколом согласовывания сквозь 12.04.99.№8

К делу №03-12 18.04.99/особистий подпись / З.И. Трохин

Предоставлено устно изъяснение и заказной обратиться неуклонно к фабрике, которая изготовляет эти товары. К делу №0418 /особистий пидпис/ В. И. Симоненко

Отметка о перенесениях данных к машинному носителю проставляется в обрубок случае, если весть из документа закладываются к памяти ЭВМ. Состоит из надписи «Информация перенесенная к машинному носителю», личной подписи лица, какая ответственная для перенесения данные, дать перенесение. Размещается в нижнем место листа между отметкой о выполнении и отметкой о поступлении.

10. Бланк документов

В учреждениях и для предприятиях документа складываются для бланках.

Бланк - это лист бумаги с воспроизведенными для нем реквизитами, которые содержат постоянную информацию.

Самыми распространенными являются бланки писем, справок, актов, приказов. Применение бланков около составлении документов повышает культуру пращ управления, предоставляет информации официального характера, облегчает восприятие, организм и последующее использование документа.

Если грамота - лицо учреждения, то бланк - ее визитная карточка.

Бланк может надевать отпечатан в типографии или оттиснут штемпелем. Бланк должен надевать выполнен безукоризненно: путный шрифт, продуманный текст.

Каждое начинание требуется разработать и применить два вида бланков: для писем и для всех других документов.

Изготовление бланков целесообразно в обрубок выдумку, если граница документов определенного вида достигает 200 для год.

Небольшие предприятия, в которых граница исходных документов меньше 200 для год, около оформлении документов могут извлекать взамен печатного бланка угловой резиновый штемпели, в отпечатке содержатся те же реквизиты. Государственные стандарты предусматривают и угловое, и продольное положение реквизитов. Группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизводимая для бланке документа в виде единого блока, зовется штампом бланка.

Бланк с угловым штампом более рационален, поскольку справа сквозь штампа для свободном месте можно заполнить реквизит «адресат». Количество документов с этим реквизитом составляет 85 % всех организационно предписывающих документов.

Угловой разночтения бланка особливо удобен дня документов, которые подлежат утверждению /акти, инструкции/, потому сколько гриф утверждения, размещается в правой верхней части документа.

Бланки документов изготовляют для белой бумаге одной краской, особливо черной.