Организация работы с документами


План лекции.

1. Общие положения.

2. Обработка входных документов.

3. Обработка исходных документов.

1. В каждом учреждении, организации, для предприятии документы обращаются постоянном. Для этого нуждаться изделие оптимальных условий воеже всех видов работ с документами для всех этапах прорабатывания документов – сквозь момента изделие alias получение документа к его уничтожению alias отправлению для архивное хранение.

Существует четкая порядок осуществления всех последовательных операций с документами: принятие и регистрация, испытание руководителем, порядок прохождения документов в организации, их выполнения, контроль выполнения, формирования дел, действие и передача дел к архиву.

Обращение документов должен быть прямоточним то есть, отвергать обратные, зигзаговидные и другие маршруты. Должен делать закон одноразового пребывания документа в одном структурном подразделении alias у одного исполнителя.

Основу правильной организации обращения документов составляет четкое деление функций и обязанностей между работниками предприятия. Точное искусство обязанностей повышает ответственность каждого сотрудника, в то же век исключает дублирование операций около работе с документами.

Для установления единственного порядка складаня документов и организации работы с ними для предприятии разрабатывается ордер из делопроизводства. К ней вводятся образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Заметный вклад в совершенствование работы с документами может внести секретарь-референт руководителя. Значительная рубрика делопроизводства выполняется непосредственно для его рабочем месте. Одна из функций секретаря-референта – методическое руководство и контроль воспоследовать организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

2. Принятие и исправление входных документов осуществляется секретарем-референтом. Документы, полученные предприятием, проходят такие этапы: первичная обработка; предыдущий рассмотрение, разметка; регистрация; рассмотрение документов руководством; направление для выполнение; контроль выполнения; выполнение документов; подшивка документов к делу.

Первичная исправление входных документов заключается в проверке правильности доставки писем. Раскрываются всетаки конверты, воспоследовать исключением личной корреспонденции (с пометкой “лично”). Потом надо проверить правильность адресования вложенного в конверт, наличность листов документа, наличие дополнений. При отсутствии отмеченных дополнений alias отдельных листов неестественный этом информируется отправитель письма, делается соответствующая замечание для самом документе и в журнале входных документов в графе “Примечание”.

Конверты уничтожаются, исключая тех случаев, если едва из конверта можно определить адрес отправителя, дату отправления и дату поступления, alias если для конверте глотать пометка “конфиденциально”, “срочно”.

Предыдущее испытание входных документов осуществляется секретарем-референтом с целью распределения документов для тех, которые должны регистрироваться и те, сколько регистрации не требуют.

На документах, которые регистрируются, проставляется реквизит “отметка о поступлении”, дате поступления входной рубрика документа. “Отметка о поступлении” не проставляется для приложениях к документам, для проспектах, каталогах и других материалах, которые не регистрируются.

Руководителю направляются для испытание важнейшие и срочные документы, которые поступили. Те документы, которые не требуют принятия решения для уровне руководителя, могут передаваться заместителю руководителя предприятия, к структурному подразделу alias одновременно исполнителям.

После регистрации документы передаются для испытание и принятие решения руководителю фирмы. Руководитель фирмы, рассматривая входной документ, повинен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания относительно выполнения документа и определить реальные сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции. С резолюцией руководителя акт передается ответственному исполнителю около расписку в журнале входной регистрации с проставлением дать получение.

Когда продукт с документом завершена (составлен документ-ответ), для документе проставляется замечание о его выполнении и направлении к делу. После этого акт вкупе с копией ответа передается секретарю-референту воеже подшивки к делу.

3. Обработка исходных документов состоит из таких операций: составление проекта документа; согласование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; подписание документа руководителем ( в необходимых случаях – утверждение); регистрация документа; отправление документа адресату; подшивание второго экземпляра (копии) документа к делу.

Проект исходного документа складывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом.

Исходные документы оформляются в двух экземплярах, исключая факсов и телефонограмм, которые складываются в одном экземпляре.

Подготовлен намерение исходного документа подается для подпись руководителю фирмы.

Руководитель может внести изменения и дополнения в документ, какой подан для подпись, alias исполнять его исполнителю для доработку.

После подписи руководителем двух экземпляров исходный акт передается секретарю-референту воеже регистрации. Документы, которые отправляются, регистрируются в “Журнале регистрации исходных документов”. Для регистрации необходимы такие данные: индекс документа, какой включает и рубрика дела; дата документа; адресат (корреспондент); короткое материя alias заглавие; отметка о выполнении; исполнитель; примечание.

После регистрации и присвоения исходному документу номера это фиксируется для обоих экземплярах. В тот же ненастье исходные документы конвертируются и отправляются. При этом сверяется адрес получателя для письме и для конверте. Второй единица отосланного письма подшивают в разноречие из переписки.