Организация документооборота для предприятии


1. Понятие документооборота. Схемы движения документов.

2. Этапы документооборота. Принятие, испытание и реестрациядокументив.

3. Порядок обработки и отправления исходной документации 4. Организация контроля воспоследовать выполнением документов.

5. Систематизация документов. Дело. Номенклатура дел.

6. Хранение дел. 7. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

1. Понятие документооборота. Схемы движения документов Документооборот - движение документов из организации с момента их получения или образования загодя завершения выполнения или отправления. Верная конструкция документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональной загрузке подразделов и должностных лиц, который показывает позитивное влияние для словопрения управления в целом. Документооборот для предприятии осуществляется в виде потоков документов, которые циркулируют между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделов, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, печатное рекомендация один др.). Требования к потокам документов: 1) движение документов должен казаться прямоточним, то тратить выбрасывать непрямые маршруты; 2) закон однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Разные операции сообразно обработке документов следует исполнять параллельно, воеже сократить срок пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность выполнения. При проектировании рациональных документопотокив для предприятии составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, план обработки разных их категорий. Схема документооборота представлена для рис. 1 для предприятия с объемом документооборота вследствие 25 загодя 100 тыс. документов для год. делопроизводства. Схемы разрабатываются для разных категорий документов (входных, исходных, внутренних, приказов сообразно главный деятельности, личному составу). Объем документооборота - граница входных, выходных и внутренних документов предприятия воспоследовать данный промежуток времени. 2. Этапы документооборота. Принятие, испытание и регистрация документов Документооборот включает у себя несколько этапов принятия, обработку, распределение, регистрацию, передачу, доставку, контроль выполнения. Принятие документов. Вся корреспонденция, которая поступает в учреждение, принимается канцелярией. Принятию подлежит также и доплатная корреспонденция, оплата которой осуществляется для основании конвертов, где отмечена ее сумма. В канцелярии раскрываются весь конверты воспоследовать исключением тех, которые имеют вывеска «лично» или адресованные общественным организациям учреждения (профкому, женскому совету и тому подобное). При раскрытии конвертов проверяется их целостность, а также гармония номеров для документах и конвертах. В разе отсутствия документа или приложений загодя него, несоответствия номера для конверте номеру документа, складывается бумага в двух экземплярах, единый из которых посылается отправителю, а нижеследующий остается в канцелярии. Если обнаружено недостаток конверта должен исполнять соответствующую отметку в почтовом реестре. Хранить конверты и подбавлять их к документам должен в случаях, если один воспоследовать конвертами дозволено установить адреса отправителей, срок отправления и получения документов, если в конверте отсутствуют отдельные документы или номера документов не отвечают номерам для конвертах. Конверты добавляются также к судебным, арбитражным делам, исковым заявлениям и кассационным жалобам и письмам, заявлениям и жалобам граждан. Неправильно оформленные (не подписанные, незасвидетельствованные), поврежденные или посланные не сообразно адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются воспоследовать принадлежностью. Рассмотрение документов. Предыдущее испытание документов осуществляет вожак канцелярии, учреждения или другая, назначенная для этого некрасивый в соответствии с распределением функциональных обязанностей. Целью предыдущего рассмотрения документов является план их для тех, которые нуждаются в обязательном рассмотрении руководством (владельцем) учреждения или непосредственно исполнителями отвечаю к их функциональным обязанностям, определению необходимости их регистрации, а также установлению срока выполнения. Осуществляется он в количество получения документов или в первый работник количество в случае их поступления в нерабочее время. Поручение высших органов правления, телеграммы и телефонограммы должен думать немедленно. В ходе предыдущего рассмотрения документов стоит руководствоваться положением неестественный учреждении и ее структурные подразделения, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов. Руководству или владельцу учреждения в первую очередь передаются документы правительственные или других высших органов, а также важнейшие документы, которые содержат информацию сообразно принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в них решение. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям сообразно назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции. С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия сообразно согласованию с руководством учреждения или ее владельцу разрабатывает графику доставки корреспонденции подразделам. Регистрация документов. Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступление документа вследствие проставления для нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе. Регистрируются документы с целью обеспечения их учета, контроля выполнения и оперативного использования имеющейся в них информации. Как правило, регистрация документов осуществляется централизовано. Децентрализует регистрация допускается в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов для год, с территориально разъединенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения. Место регистрации бумага из закрепляется в инструкции из делопроизводства учреждения, к которому добавляется утвержденный руководителем (владельцем) учреждения перечень документов, который не подлежат регистрации. Регистрации подлежат весь документы, которые нуждаются в учете, выполнении и использовании со справочной целью (предписывающие, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и тому подобное) как те, которые создаются и используются в учреждении, беспричинно и те, которые поступают вследствие других учреждений и частных лиц. Каждый бумага регистрируется в данном учреждении один единый раз: входные - в количество поступления или не позже для нижеследующий день, буде бумага поступил в нерабочее время, создаваемые - в количество подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой повторно он не регистрируется. Регистрация документов проводится в пределах групп в зависимости вследствие наименования, вида, автора и содержания. Отдельно, например, регистрируются правительственные документы, приказы руководителя из главный деятельности, приказы относительно личного состава и о командировке, решении коллегии, актах ревизий финансово хозяйственной деятельности, бухгалтерских сводках, заявках для материально-техническое снабжение. В процессе регистрации документам предоставляются условные обозначения - регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах радую документов, которые регистрируются и дополняются индексами воспоследовать номенклатурой дел, вопросов деятельности, корреспондентов и тому подобное. Для регистрации всех категорий входных и создаваемых документов в государственных учреждениях применяется регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки средствами вычислительной техники. В небольших учреждениях с объемом документооборота загодя 500-600 документов для год допускается тратить журнальную форму регистрации. При карточной форме регистрации вид и определение количества картотек зависит вследствие конкретных потребностей работы учреждения. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки складываются в двух экземплярах: для канцелярии и структурного подразделения, которому изображение передастся вместе с документом. В случае взятия документа для контроль изготовляются три экземпляра карточки. Для удобства регистрационные карточки группируются в учетно-деловые картотеки, которые заводятся отдельно для круг календарный год. Такие картотеки, как правило, состоят из двух частей : выполненных и невыполненных документов. Первая рубрика используется для поиска выполненных документов сообразно определенному вопросу, вторая - для поиска документов в процессе их выполнения воспоследовать исполнителями, корреспондентами или сроками выполнения. Если регистрационных карточек много, их раскладывают сообразно разделам воспоследовать направлениями деятельности учреждения, положенными в основу названий ее структурных подразделений. По мере выполнения документов карточки из разделов первой части с проставленными для них необходимыми отметками переставляются в подходящий деление и рубрику нижеследующий части картотеки. При журнальной форме регистрации документиврекомендуеться водить такие журналы регистрации: а) правительственных документов; бы) приказов руководителя учреждения из основного состава; в) приказов относительно личного состава; грамм) командировок; д) решений собутыльник учреждения; е) актов ревизий финансово хозяйственной деятельности и тому подобное. Автоматизирована регистрация документов проводится централизовано в местах регистрации документов, оборудованных средствами вычислительной техники. Запись осуществляется из регистрационно-контрольной карточки, составленной для базе обязательных реквизитов регистрации, который обеспечивают совместимость программно технических средств или вследствие прямого вводу из документа реквизитов регистрации. Обязательные обстановка регистрации: обещание документа; лгун (корреспондент); дата документа; индекс документа; вывеска документа или его короткое содержание;резолюция (исполнитель, предмет поручения, автор, дата);видповидальний исполнитель;термин выполнение; знак о выполнении (короткая запись решения вопроса, дата выполнения, индекс документа-ответа). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может казаться дополнен: указанием исполнителя, его распиской в получении документа, аллюр выполнения, дополнениями и тому подобное. Порядок размещения реквизитов определяет учреждение. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а быть наличии сетки - центральный банк регистрационных данных. Автоматизированные банки основание обеспечивают работников аппарата управления информацией обо всех документах и месте их нахождения с вследствие вводу информации для дисплей и обработка машинограм. Поступаючи документы фиксируются в "Журнале входной корреспонденции" № п/п Дата поступления Название документу Короткое предмет Отметка о выполнении Примечания 3 03.01.99 Письмо-запрос из военкомата О наличии рабочих, которые тратить военнообязанными Чабан м.М., владыка отдела кадров Исх. №1 вследствие 05.01.99 Дело №07 "Отметка о выполнении" - указывают фамилию и занятие работника, который отвечает воспоследовать составление ответа для входной бумага и дату ответа. "Журнал исходной корреспонденции Письмо с сообщением рок Дата, запятых 1 05.01.98 Письмо Ответ для письмо-запрос вследствие 03.01.98 На почте 07 Письмо получено 09.01.98 Дело №0

В графе "Письмо с сообщением" - бумага фиксируется в рубрика случае, буде мы отправляем письмо с сообщением. Тогда должен отметить номер, который получил письмо для почте, а также дату, если получено весть с подписью адресату. 3. Порядок обработки и отправления исходной документации. Вся исходная известие должна обрабатываться и укатить централизовано канцелярией предприятия. Как правило, она отправляется в количество получения вследствие структурных подразделений или для нижеследующий день. Отправление или передача работникам предприятия документов без их регистрации в канцелярии недопустимая. Во срок принятия вследствие исполнителей исходных документов должен проверять: - правильность оформления документа, размещения для нем реквизитов; - правильность указания адреса корреспондента; - наличие всех необходимых подписей для документе и приложениях к нему; - наличие вследствие для копиях документов, которые остаются сообразно делам; - наличие для документе отметки о дополнениях; - гармония количества экземпляров количества адресатов. Документы, которые посылаются в то же срок одному и потому же адресату, укладываются в единый конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте. Если образец документа подлежит возвращению, то для верхнем поле первой страницы проставляется штамп "Подлежит возвращению". Оригиналы приказов, планов, протоколов и тому подобное должен избегать в учреждениях - авторах настоящих документов. Подразделам посылаются их вторые экземпляры. Документы, которые адресуют постоянным корреспондентам, рекомендуется заниматься в конвертах с адресом получателя и отправителя, который изготовляются заранее печатным способом. В случае послания корреспонденции к другим городам, кроме наименования учреждения должности и фамилии адресата, следует обозначать внимательный почтовый адрес (почтовый индекс, город, область, улица, комната дома.). 4. Организация контроля воспоследовать выполнением документов Задания контролю - залог своевременного и качественного выполнения документов. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено задание. Обязательный контроль выполнения: законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, указов, распоряжений президента Украины; постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины. Ответственность воспоследовать организм документа несут лица, отмеченные в предписывающем документе (приказе, распоряжении), резолюции руководителя, непосредственные исполнители. Когда бумага выполняется несколькими работниками, ответственным воспоследовать организацию выполнения первый отмеченный в резолюции. Непосредственный контроль воспоследовать выполнением документов полагается для канцелярию. В структурных подразделениях непосредственно контроль воспоследовать организм документов осуществляет секретарь. Документы могут казаться с указанием и без указания срока выполнения. Срок - в самом документе или обыкновенный актом законодательства. Например: письма-поручение и письма-запросы учреждений высшего уровня - к отмеченному в них сроку или в движение ЗО дней, телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, которые нуждаются в срочном решении, - загодя 2 дней. Документы без указания сроку выполнения - должны выполняться не позже как воспоследовать ЗО календарных дней. "Срочно" - 7 дней. Контроль воспоследовать выполнением документов включает такие мета работ: постановку документов для контроль, образование картотеки контролируемых документов; проверку своевременного доведения документов к исполнителям; предыдущие проверки и регуляции аллюр выполнения; учет и обобщение результатов контроля воспоследовать выполнением документов; информирование руководителя о ходе и итогах выполнения документов (на оперативных сборах, заседаниях коллегиальных органов); снятие документов из контроля; - образование картотеки выполненных документов. Контроль воспоследовать выполнением документов осуществляется для регистрационно-контрольных карточках (РКК). Проставляют букву К для левом поле документа, бумага передают исполнителю, а дополнительный единица РКК ставят к контрольной картотеке. РКК группируются в контрольную картотеку или в разделе справочной картотеки воспоследовать сроками выполнения документов, воспоследовать исполнителями, группами документов (постановления, приказы, решения). В учреждении с объемом документооборота больше 25 тыс. документов для год иногда складываются перечни не выполненных в обыкновенный срок документов и посылаются к структурных подразделений. При контроле воспоследовать вследствие ПК поиск необходимой информации осуществляется воспоследовать видом документа, датой, исполнителем, корреспондентом, сроком выполнения и содержанием. После выполнения бумага снимается из контроля, то же некрасивый делает пометку для документе (РКК) о снятии из контроля. 5. Систематизация документов. Составление номенклатур дел Документы относятся к определенному делу и систематизируют в середине ее. Формирование дел должен подходить таким основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документацийного обслуживания; хранение документов. Формирование дел должен исполняться централизовано воспоследовать местом регистрации документов. Может казаться централизовано и децентрализует образование дел. Название дел должен подходить фактическому составлю и содержанию документов у них. К делу подшивают один выполнении документы (оригинал или заверены копии), которые оформлены согласие требований ДСТУ. Документы постоянного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные ожидание и отчеты и другое). К делу группируют документы одного диловодчего года. Исключения составляют: дела, которые переходят для судебные дела; личная документация, которая формируется в движение один периода работы этого лица в учреждении; учебная документация, которая образуется в учебных заведениях; документы постоянных комиссий. Дополнения большого объема подшивают в отдельные дела; небольшие прибавить добавляются к документам, к которым они относятся. Отдельно группируют экземпляры документов, который размножении массовым тиражом (обзори, сводки и другое), который получаются для информации из других предприятий, некоторые руководящие (счета, наряды) документы. По делу должен казаться не более как 250 писем (30-40мм). При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела сообразно узким вопросам или воспоследовать хронологией. Документы в средних дел дозволено разместить: сообразно вопросам, из хронологического, алфавитного, нумерационного принципа. Чаще один используют логично-запитний способ, то тратить документы размещаются сообразно делу согласие логической последовательности решения того или другого вопроса. За алфавитной систематизацией используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, названия административно-территориальных единиц, объектов и тому подобное. В нумерационном порядке группируют однородные документы, которые имеют порядковую нумерацию (квитанции, накладные и беспричинно дальше). Систематизация отдельных категорий документов Предписывающие документы (приказы, распоряжения, постановления и другое) формируют в дела сообразно видам документов и воспоследовать хронологией, дополнения, который к ним относятся. Приказы воспоследовать главный деятельностью и сообразно личному составу формируют отдельно. Документы коллегий формируют в отдельные дела: протоколы и решения коллегии и документы к заседанию коллегии (порядок дневной, доклады, справки, проекты решений и другое). Поручения высших организаций группируют в дела быть направленостями деятельности. В середине дела документы размещают в хронологической последовательности. Планы, отчеты, сметы, лимиты группируют отдельно вследствие их проектов и хранят сообразно делам того года, к которому они относятся сообразно своему содержанию. Документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутреннее изображение документов; афиша о принятии для работу; анкета; листок из учета кадров; автобиография; документы неестественный образовании", вытянул из приказов о назначении, перемещении, освобождении. Копии приказов о взыскании, поощрении - к личному делу не заносятся, а записываются в возвышение к личному шестерка. Лицевые счета рабочих и служащих группируют в отдельные дела в пределах году и размещают воспоследовать алфавитом. Претензии клиентов размещают в хронологическом или в алфавитном порядке. Переписки формируют в дела воспоследовать промежуток календарного возраст и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ размещается воспоследовать документом-запросом. Хронология воспоследовать инициативными документами. Выдача дел напрокат посторонним учреждениям - с разрешения руководителя учреждения. На выданное занятие заводится карта - заменитель, в которой отмечается структурное подразделение, комната дела, дата выдачи, кому выданная, дата ее возвращения. Номенклатура дел бывает три видов: 1. Типичная - предусматривает индексацию дел в отрасли и енормативним документом для государственных организаций. 2. Конкретная - складывается для основании типичной, причемузаголовки дел могут казаться конкретизированы из врахуваннямспецифики данной организации. 3. Примерка - устанавливает образцовый смесь дел, который носитьрекомендацийний характер, то тратить перевелись конкретной фиксации унумерации дел. Такая имя дел применяется уприватних структурах. Для приблизительной номенклатуры рекомендуется розмищати заглавия дел в определенной последовательности. Например: 1. Дела с организационно предписывающей документацией вышестоящих органов (Постановления Верховной Рады). 2. Дела с организационно предписывающей документацией предприятия (Устав, Положение и беспричинно далее). 3. Предписывающая документация сообразно предприятию (приказы, распоряжения). 4. Планово отчетные документы (годовые, месячные, воскресные). 5. Переписка. Каждая конструкция беспричинно вследствие наличия типичной или примерной номенклатуры должна держать конкретную (индивидуальную). Номенклатура дел (НС) организации оформляется для общем бланке организации. НС складывается для основании изучения состава, содержания и количества документов, которые образуются в процессе деятельности организации, классификаторов документов и корреспондентов, типичных и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения документов. Индивидуальный НС состоит из НС отдельных структурных подразделов, которые разрабатываются должностным лицом, ответственным воспоследовать делопроизводство в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, соглашается с руководителем архивного подраздела учреждения. После выполнения документов они группируются в дела, которым предоставляются заглавия. Заглавие дела состоит из элементов в следующей последовательности: - обещание вида дела (переписка, пьеса и беспричинно далее) виду ли документов (протоколы, приказы...); - обещание организации или структурного подразделения (автор документу); обещание адресату корреспондента документа; - короткое предмет документов дела; - обещание территории, с которой связано предмет документов дела; - дать (период) дела; - намек и копийнисть документов. В заглавиях дел, которые содержат документы не связанные последовательностью делопроизводства применяется срок "документы". Например: Документы о проведении межотраслевых выставок (планы, характеристика экспонатов...). Документы к протоколам заседания коллегии министерства. Переписка из "Хмельницкгазом" о снабжении газа. Индексация дел Индекс дела структурного подразделения из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номеру в пределах подраздела. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Размещение дел в номенклатуре структурного подразделения должен подходить степени важности дел воспоследовать унифицированной формой. Первой - разряд дел, которая включает документы органов высшего уровня, дальше разряд ОРД учреждения (приказы распоряжение, решение), планово отчетная документация, переписка (здесь первыми дела, которые содержат переписку с высшими органами). Графа 3 - (количество дел, томов) заполняется для конце года. Графа 4 - срок хранения с указанием для перечень (типичный, ведомственный). Графа 5- перечней документов со сроками их хранения, пометки о заведении дел к уничтожению, о передаче дел. В конце делового году НС структурного подразделения непременно заверяется итоговой записью, в которой указывается граница и категории действительно заведенных воспоследовать год дел. Подписывает лицо, ответственное воспоследовать делопроизводство. Порядок составления и утверждения в учреждении НС НС структурного подразделения складывается в 3-х экземплярах для каждом заполняется гриф согласования экспертной комиссией структурного подразделения и заведующим архивом учреждения. 1-й- сохраняется в структурном подразделении; 2-й- передается в канцелярию учреждения; 5-й- используется для формирования дел и поиска документов. НС структурных подразделений возводятся канцелярией в единственную (возведенную) НС учреждения. Во срок составления возведенной НС может использоваться структурный или функциональный закон ее построения. Структурный - подзаглавия дел - обещание структурного подразделения. Первый - канцелярия, организационный отдел, плановый отдел, рубрика реализации и сбыта... Функциональный - воспоследовать направлением деятельности. Разделы и подразделы отображают управленческие функции и размешиваются воспоследовать степенью важности: планирование, финансирование и беспричинно далее. К НС включают не законченные дела, который иметь вследствие других учреждений. Дела вопросов, приговор которых длится больше одного возраст (переходные) вносят в НС круг год в движение срока их. решение. Дела общественных организаций размещаются в конце НС. К НС не включают печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени и другое. Возведена НС соглашается с экспертной комиссией учреждения и экспертно проверяющей комиссией государственного архива, утверждается руководителем учреждения. Возведена НС (ЗНС) состоит из 5-ть экземпляров: 1-й- в канцелярии; 2-й- к архиву учреждения; 3-й- направляется в соответствующее государственное архивное учреждение; 4-й- в текущей работе канцелярии; 5-й- структурным подразделениям для работы. ЗНС как и НС структурного подразделения ежегодно (ноябрь-декабрь) пересматривается, уточняется, перепечатывается, утверждается руководством. Повторному пересмотру и утверждению с архивными органами НС подлежат единый единовременно для пять лет или в случае изменений в структуре, функциях учреждения. Последняя линия "Примечания" служит для примечаний неестественный уничтожении дел или передачах их в архив. В конце каждого раздела надо избегать резервные порядковые номера, которые не предусмотрены раньше. 6. Хранения документов На каждом деле указывают ее индекс воспоследовать номенклатурой. Последовательность розположення дел должна подходить номенклатуре дел. Для дел, которые содержат наипаче ценные документы (протоколы, приказы) складывается и постепенно ведется внутреннее изображение в начале дела. № документа Дата Короткое предмет № страницы в деле Примечания 32 0.12.99 Распоряжения о проведении инвентаризации 45 Дополнение: Акт №3 вследствие 15.12.99

Документ может казаться вытянут из дела лицом, которое отвечает воспоследовать образование дел и их хранение. На его крепость укладывается лист - заминювач, в котором указывается кому, коши и для - который срок выдан бумага около роспись. Например: "Распоряжение неестественный инвентаризации выдано заместителю директора сообразно хозяйственной части Омельчуку о.П. 10 января 1999 года. Подлежит возвращению 15 января 1999 года. Заместитель директора Омельчук о.П. (подпись)" В случае выдачи дела полностью, делается знак в "Реестре выдачи дел". Оперативное хранение. Документы со времени заведения (поступление) их в делопроизводстве и к передаче в ведомственный архив сохраняются воспоследовать местом формирования в дела (в небольших учреждениях целесообразное централизованное хранение дел в канцелярии). С целью повышения оперативности поисков документов дела размешивают в соответствии с их номенклатурой. На корешках обложек дел отмечаются индексы воспоследовать номенклатурой. В случае хранения дел в структурных подразделениях сохранения документов и дел обеспечивают их руководители и сотрудники, ответственные воспоследовать документацию. Дела повыл быть в рабочих комнатах или зазнамо отведенных для этой цели помещениях в шкафах и столах, которые защелкивающиеся, чем обеспечивается полное сохранение документов. Магнитные ленты из фонограммами заседаний коллегиального органа сохраняются у ответственного секретаря. На ленте и коробке делается знак о дате заседания и времени записи, секретарь коллегиального органа несет ответственность воспоследовать их хранение. Документы, созданные средствами вычислительной техники, сохраняются для общих основаниях. Выдача дел напрокат посторонним учреждениям проводится из разрешения руководителя учреждения. На выданное занятие заводится карточка-заменитель дела, в котором отмечают: структурное подразделение, комната дела, дату выдачи, кому выдано, возвращение. Предусматривают графы для расписок в получении и принятии дела. Регистр выдачи дел Индекс дела Дата, если выдано Дата, к которой выдано занятие Кому выдано Расписка в получении Примечания 3.1.1. 05.01.98 06.01.98 Директору Бендеру О.І. Подпись

Исключение документов из дел постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением сообразно делу засвидетельствованной копны документа. Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения должны виднеться в ведомственный архив для следующего хранения и использование. Дела временного хранения их (до 10 годов включительно) могут передаваться в ведомственный архив сообразно согласованию с руководителями учреждений. Подготовка документов к следующему хранению и использованию включает такие мета работ: -експертиза ценности документов; - оформление дел; - составление описаний дел; - передача дел к ведомственному архиву и обеспечению сохранности документов. Экспертиза ценности документов заключается в определении их ценности с целью установления сроков хранения и отбора для государственное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля воспоследовать деятельностью экспертных служб подведомственных учреждений, в министерствах и ведомствах создаются неустанно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЕК). В других учреждениях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются неустанно действующие экспертные комиссии (ЕК). Экспертиза ценности документов проводится для основании номенклатуры дел и перечней (типичных, ведомственных) документов с указанием сроков хранения. За результатами экспертизы ценности документов складываются описания документов постоянного и временного сроков хранения и акты выделения документов и дел для уничтожения. Отбор документов, для уничтожения и составления для них акта проводится впоследствии подготовки описаний дел постоянного и длительного хранения воспоследовать сей же период; акты о выделении документов для уничтожения рассматриваются для заседаниях экспертной комиссии залпом с описаниями дел. Для учреждений, которые передают документы для государственное хранение, акты утверждают руководители учреждений впоследствии утверждения описаний дел постоянного хранения экспертно проверяющей комиссией (ЕПК) соответствующего государственного архива. После утверждения актов документы и дела, выделенные для уничтожения, кажутся работниками здание документации или ведомственного архива организации хозяйственной службе учреждения или конторам из заготовки вторичного сырья. Документы учреждения формируются в дела, которые подлежат оформлению быть их заведении и впоследствии конец года. Дела постоянного и длительного хранения подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивка в обложку из твердого картона; нумерацию листов сообразно делу; составление итоговой надписи; составление внутреннего описания документов; оформление обложки дела. Сформированные в дела документы временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются уточнение элементов оформления обложки не проводится. Отдельные группы дел постоянного хранения, наименования которых не весь раскрывают предмет (дела с постановлениями, приказами, распоряжениями), должны держать внутренние описания документов. Описание подается в начале дела и содержит индексы документов, их короткое содержание, дать и номера листов сообразно делу. Обложка дел постоянного и длительного хранение оформляется воспоследовать установленной формой. По окончании делопроизводственного возраст загодя надписей для обложках дел постоянного и длительного хранения вносят необходимые уточнения, проверяют гармония заглавий дел для обложке содержания подшитых документов, в случае необходимости к заглавию дела вносятся дополнительные весть (проставляют номера приказов, протоколов, указывают мета и формы отчетность и тому подобное). Дата для обложке должна подходить году заведения изакинчення дела; сообразно делу, который содержит документы лет, щопередували рокови образования дела, около датой делается запись : едокументи воспоследовать ___роки). На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (чаще), проставляются крайние даты документов каждого тому (части) . Обозначение дать включает число, луна и год. Число и год записывают арабскими цифрами, обещание месяца — словом. На обложке проставляется комната дела воспоследовать описанием, и сообразно согласованию с ведомственным архивом, комната описания и фонда. В случае изменения названия учреждения (ее структурного подразделения) в движение периода, охваченного документами дела, или во срок передавания дела в другое учреждение (структурного подразделения), для обложке дописывается нововведение название. Надписи для обложках дел постоянного и временного хранения выполняются черными светостойкими чернилами или пастой. За результатами экспертизы ценности документов составляют описания дел постоянного, длительного хранения и из личного состава как учреждения в целом (для учреждений с централизованным формированием и хранением дел), беспричинно и каждого структурного подразделения (для учреждений со сложной структурой) воспоследовать установленной формой. Описания дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное воспоследовать добро делопроизводства в структурном подразделении, воспоследовать методической вследствие архива учреждения. Составляя изображение дел структурного подразделения, стоит придерживаться таких правил: комната описания структурного подразделения вынужден быть из цифрового обозначения последнего воспоследовать номенклатурой дел с добавлением лишний начальной буквы наименования категории документов, которые составляют описание, и последних двух цифр года, в котором заведены включенные к нему дела. Да, описания дел постоянного, длительного хранения и из личного состава структурного подразделения 5, Идо значатся воспоследовать номенклатурой и заведенные в 1994 р, будут держать номера: 5 П-94, 5 Т-94, 5О/С-94. графы описания заполняются согласие сведениям, вынесенным для обложку дела. Описание для дела длительного хранения должен держать дополнительную графу "Срок хранения, рубрика воспоследовать перечнем"; линия описания "Примечание" используется для отметок неестественный особенностях физического состояния дел, о передавании дел другим подразделам учреждения, о наличии копий и тому подобное; систематизация дел структурного подразделения, которое вносится, должна подходить систематизации воспоследовать номенклатурой дел как подразделу, беспричинно и учреждения в целом; каждое занятие вкоситься к описанию лед самостоятельным порядковым номером. Если занятие состоит из нескольких томов (частей), то круг рубрика (часть) вносится в изображение около самостоятельным номером; в случае внесения в изображение последовательно дел с одинаковыми заглавиями весь записывается один вывеска первого дела; дела из отдельно его составу вносятся в изображение воспоследовать алфавитом тематикой, хронологией. Описания ведутся в движение нескольких лет с единственной полный нумерацией дел. Дела круг год составляют годовой деление описания. В конце описания делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и буквами) граница дел, которые значатся воспоследовать ним, первый и окончательный номера дел, обусловливаются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). В годовой деление описания вносятся также дела, не завершенные делопроизводством для протяжении года. В таких случаях в конце разделов описания каждого в следующем году, в движение которого дела продолжались, отмечается "Документы сообразно данному вопросу см. также в разделе воспоследовать __ год №". Описание дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, соглашается с начальником канцелярии и утверждается руководителем структурного подразделения. В случае наличия в структурном подразделении учреждения экспертной комиссии (ЕК), изображение рассматривается и утверждается ею. Описание дел структурного подразделения учреждения складывается в двух экземплярах. Если это структурное подразделение имеет экспертную комиссию, изображение складывается в трех экземплярах, поскольку единый из них добавляется как бык к протоколу ЕК. Описания дел структурных подразделов является основанием для составления годового раздела возведенного описания дел учреждения, воспоследовать которым дела передаются,и для хранение к государственным архивам Украины. Возведенный), и изображение дел постоянного хранения учреждения складывается в четырех экземплярах и подлежит обязательному утверждению экспертно проверяющей комиссией соответствующего государственного архива вследствие два возраст впоследствии завершения дел в делопроизводстве. На согласие государственного архива посылают весь 4 экземпляра описаний, единый из которых впоследствии утверждения остается в государственном архиве, а остальные возвращаются учреждению. В соответствии с утвержденными описаниями учреждение обязано дозволять приманка дела в государственный архив в установленные сроки. Возведены описания дел длительного хранения складываются в двух экземплярах и оформляются равно как и описания дел постоянного хранения. Описания дел длительного хранения для согласие архива не посылаются. Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного хранения вместе с регистрационными журналами, контрольное -обликовими карточками для документы передаются в архив учреждения вследствие два возраст впоследствии завершения их в делопроизводстве (например, дела воспоследовать 1999 г. передаются архив в 2002 г.). Дела временного хранения передаются архив воспоследовать усмотрением руководителя учреждения. Передавание дел в архив учреждения осуществляется воспоследовать графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем учреждения. Если отдельные дела должен оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив учреждения оформляет их выдачу напрокат. Принятие (передавание) каждого дела осуществляет корифей - особенный собутыльник ведомственного архива -, в присутствии работника делопроизводственной здание один впоследствии проведения экспертизы научно исторической ценности, полного благоустройства и оформления. Дела постоянного и длительного хранения передаются в архив воспоследовать описаниями. При этом для всех экземплярах напротив каждого дела делается знак о ее наличии. В конце каждого экземпляра описания корифей архивом или лицо, ответственное воспоследовать архив учреждения, расписывается в принятии дел с обязательным указанием цифрами и буквами количества переданных к архиву дел, проставляет дату. Один единица описания возвращается структурному подразделению, а остальные остаются в архиве. Дела временного хранения могут передаваться в архив учреждения воспоследовать номенклатурой. 7. Подготовка и передача дел в ведомственный архив Закончены делопроизводством дела постоянного и временного хранения (больше 10 лет) хранения сообразно окончании календарного года, в котором они были заведешь, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. 4.1. Оформление дел. 4.1.1. Оформление дел проводится рабочими здание делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находились привычка и образование дел, с методической вследствие и около контролем ведомственного архива. Полное или частичное оформление дел. 4.1.2. В зависимости вследствие срока хранения проводится полное или частичное оформление дел. 4.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (больше 10 лет) хранение и сообразно личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивание дела; нумерация листов дела; составление заверявшей надписи дела; составление в необходимых случаях внутреннего описания документов дела; внесение необходимых уточнений в обстановка обложки дела. Дела временного (до 10 годов включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела позволяется сохранять в скоросшивателях, не жить пересистематизацию документы, лист дела не нумеровать, заверявшие надписи не составлять. Подшивание дела. 4.1.4. Документы, которые составляют дело, подшиваются для 4 протоколу в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чигання текста всех документов. 4.1.5. Дела постоянного хранения, которые состоят из документов особенной научно исторической, художественной или другой ценности, или неформальных документов, сохраняются в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в картонных футлярах (коробках). При наличии в деле отдельных отдельно пенных документов, а также неиспользованных личных документов, настоящие документы укладываются в конверт, который после подшивается в дело. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверявшей надписи, а в начале дела - бланки форм для внутреннего описания документов. Нумерация листов. С целью обеспечения хранения и закрепления порядка местонахождения листов, весь письма, кроме внутренних описаний, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным графическим карандашом. Использование чернил или цветных карандашей запрещается. Письма внутреннего описания нумеруются отдельно. Если занятие состоит из нескольких томов или чаще, она нумеруется сообразно каждой части отдельно. Фотографии, чертежи диаграммы и другие иллюстративные материалы для самостоятельных листах нумеруются для обратной стороне в левом верхнем углу. Составленное письмо разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Листы с наглухо наклеенными документами нумеруются как одно письмо. Если к документу подклеваны другие документы, то круг бумага нумеруется отдельно. Подшитые в занятие конверты со вставками нумеруются беспричинно : прежде конверт, а кроме каждая вставка. Подшитые в занятие документы с собственной нумерацией писем (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную информацию. В случаях большей количества ошибок в нумерации листов в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной черточкой, а около относится новый комната каждого листа. В конце дела складывается новый заверявший надпись, быть этом старая вывеска зачеркивается, один сохраняется. При наличии отдельных ошибок в нумерации писем сообразно делам, который готовятся к передаче для государственное хранение, позволяется сообразно согласованию с государственным архивом использования литерных номеров листов. Составление заверявшей надписи дела. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации складывается заверявший вывеска дела. Заверявший вывеска складывается в деле для отдельном листке - завирнику, в книжках - для обратной стороне последнего чистого листка, в картотеке - для отдельному чистому листку. Запрещается воспитывать заверявший вывеска для обложку дела. Если занятие подшито без листка-завирника, он наклеивается для внутреннюю сторону обложки. В заверявшей надписи указывается цифрами и прописью граница пронумерованных листов и отдельно, вследствие знак " ", граница знаков внутреннего описания. В заверявшей надписи указываются следующие особенности нумерации документов: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками сообразно газетам; номера крупноформатних листов; номера конвертов с вкладками то граница вложенных в них листов. Заверявший вывеска подписывается тем, кем составленный, указывается занятие и дата. Все следующие изменения (замена оригиналов копиями, подсоединение новых документов и беспричинно далее) отмечаются в заверявшей надписи с ссылкой для подходящий акт. Составление внутреннего описания: 4.1.21. Для учета документов отдельных категорий дел постоянного и временного (больше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (особенно ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении научных степеней) складывается внутреннее изображение документов. Внутренний изображение должен также писать сообразно делам, сформированных сообразно типам документов. Необходимость составления описания определяется инструкцией сообразно ведению делопроизводства в учреждении. Внутреннее изображение складывается для отдельном листке воспоследовать формой, которая содержит весть о порядковых номерах документов, их индексах, дать, заглавия. До внутреннего описания складывается итоговий запись, в которой указывается цифрами и прописью граница документов то граница листков внутреннего описания.

При изменении состава документов дела эти изменения отображают в графе "Примечания" с ссылкой для соответствующие акты внутреннего описания, и быть необходимости складывается новая итоговий запись. Оформление обложки. Обложки дел постоянного, временного (больше 10 лет) хранения и сообразно личному составу оформляется следующим образом. На обложци указывается: имя организации и ее непрямая подчиненность; имя структурного подразделения; индекс дела; комната дела (поэтому, части) сообразно годовому разделу возведенного описания; вывеска дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, которые содержат наипаче ценные документы; дата дела; граница писем сообразно делу; срок хранения дела; архивный шифр дела. На обложци дел постоянного хранения предусматривается крепость для наименования государственного архива, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр для обложци дел постоянного хранения относится чернилами один впоследствии включения этих дел в годовые разделы возведенных описаний. Архивные шифры для обложках дел временного хранения и сообразно личному составу проставляются чернилами впоследствии включение дел в годовые разделы возведенных описаний дел, одобренных ЦЕК организации, согласованных из ЕПК соответствующего архивного учреждения и утвержденных руководителем организации. При оформлении дел наименования организации указывается полностью, в именительном падеже, с указыванием полного наименования организации, которой она непосредственно подчиняется. Если конструкция имеет официально принятое сокращено наименование, то оно указывается в дужках впоследствии полного наименования. При изменении наименования организации для протяжении периода, охватываемого документами дела, или быть переданные в другую организацию, для обложци дописывается нововведение имя этой организации, а предыдущее заключается в дужки. 4.1.27. Заглавие дела для обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной из ЕПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в вывеска дела вносят дополнительные весть и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов один др.) В тех -випадках, если занятие состоит из нескольких томов, для обложку каждого тома выносится общее вывеска дела и вывеска каждого тома. 4.1.28. В заглавиях дел, которые содержат копии документов, указывается их копийнисть. Дата дела 4.1.29. На обложке дела непременно указывается дата дела годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в занятие включены документы (например, дополнения и тому подобное), дата которых не совпадает с датой дела, то около датой из новой строчки делается неестественный этом запись: «По делу тратить документы воспоследовать ... годы. Дата дела может не указываться один для обложках дел, которые содержат годовые ожидание и отчеты, потому который их дать отражаются в заглавиях дел. 4.1.30. Датой дел, которые содержат розпорядницку, творческую и другую документацию (доклады, письма, стенограммы и беспричинно далее), для которой точное датирование имеет важное значение, а также для дел, которые состоят из нескольких томов (частей), тратить крайние даты документов дела, то тратить дать (число, месяц, год) регистрации (упорядочивание) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. 4.1.31. Если делом является пьеса приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. 4.1.32. Датой дела, которое содержит протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или упорядочивания первого и последнего протокола, которые составляют дело. 4.1.33. Датой личного дела является дать подписание приказов о приеме и освобождении лица, для которого оно заведено. 4.1.34. При обозначении дать документа прежде указывается число, после луна и год. Число и год отражаются арабскими цифрами, обещание месяца пишется словами. Пример: 9 мая 1945 года. При обозначении дать документа допускается ее сокращено цифровое написание, в рубрика случая буде это не приводит к неоднозначности объяснение дать. Пример: 09.05.45р. Если дата документа или отдельных ее элементов определяется приблизительно, для основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные дужки Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Пример: [не прежде 1961 р].; [не прежде апреля - не позже мая 1940 р.]; [22 сентября 1952р.?]. 4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является намек количества писем сообразно делу, который указывается для основании заверявшей надписи дела, и срока сохранения дела (на делах постоянного сохранения пишется: "Беречь постоянно"), КОТОРОЕ переносится для обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации впоследствии сверки его сообразно ведомственному перечню документов с указанием сроков их сохранения. 4.2. Упорядочивание и оформление описаний дел в делопроизводстве организации 4.2.1. На весь завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сохранения и дела сообразно личному составу, которые прошли экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕДСД и подразделов, сисних правилами, складываются описания дел. 4.2.2. Описание дел - это архивный справочник, который представляет собой систематизирован перечень заглавий дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно описывание дел является учетным документом и основным видом науково-довидкового аппарата к документам, которые обеспечивают оперативный поиск дел. 4.2.3. Описания складываются отдельно на: - дела постоянного сохранения; - дела временного (свыше 10 лет) сохранения; - дела сообразно личному составу и другие однотипные дела; - для дела, которые состоят один из специфических, характерных один для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты сообразно темам и тому подобное); служебные ведомственные издания. Отдельное изображение являет собой перечень дел из самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерации. Составление описания дел структурного подразделения 4.2.4. В делопроизводстве описания отмеченных категорий дел складываются для дела каждого подраздела организации (в бесструктурной организации - для весь дела, которые образовались в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации, заведенные в каждом календарном году или воспоследовать выбранный срок (на дела общественных организаций и выборных органов). Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел воспоследовать несколько лет воспоследовать согласованием с ведомственным архивом для них может складываться одно описывание (же внутри дела располагаются сообразно годам их заведения). 4.2.5. Описания дел структурных подразделений складываются в зависимости вследствие порядка, устанавливаемого инструкцией из делопроизводства организации, работниками здание делопроизводства организации или лицами, ответственными воспоследовать ведение делопроизводства в структурных подразделениях около методическим руководством ведомственного архива. 4.2.6. Описания дел структурных подразделений складываются сообразно установленной форме и представляются в ведомственный архив вследствие год впоследствии завершения дел в делопроизводстве, воспоследовать исключением описаний дел структурных подразделений министерств и ведомств, которые представляют в ведомственный архив описания дел вследствие 2 года. Ответственность воспоследовать своевременное и качественное упорядочивание описаний дел структурных подразделений несут руководители этих подразделов. 4.2.7. Перед внесением заглавий дел в описании проверяются закал формирования и оформления дел, гармония количества дел, внесенных в описание, количества заведенных дел сообразно номенклатуре дел организации. При пересмотре дел проверяются: гармония заглавия дела содержанию документов сообразно делу; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; закал подшивания или плетения дела; правильность нумерации писем дела; наличие сообразно делу, в необходимых случаях, внутреннего описания дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверявшей надписи дела. В случае выявления нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны казаться устраненные В случае выявления отсутствия дел, которые значатся сообразно номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются мероприятия для их розыска. Обнаруженные дела включаются в описание. Если принятые меры не дали результаты, то для отсутствующие дела складывается справка о причинах отсутствия дел, которое подписывается руководителем структурного подразделения и передастся вместе с описанием дел структурного подразделения в ведомственный архив. 4.2.8. Описательная рубрика описания дел структурного подразделения содержит в себе следующие элементы: - порядковый комната дела (поэтому, части) сообразно описанию, - индекс дела (поэтому, части); - вывеска дела (поэтому, части) который весь отвечает его заглавию для обложке дела; - дата дела (поэтому, части); - граница писем сообразно делу (том, части); - терши сохранение дела. 4.2.9. При составлении описания дел структурного подразделения должен придерживаться следующих требований: - каждое занятие вносится в описывание около самостоятельным порядковым номером. .якщо занятие состоит из нескольких томов (частей), то круг рубрика (часть) вносится у описания около самостоятельным номером; - систематизация дел в описании и присвоения номера описания структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом. Как правило, систематизация дел в описании структурного подразделения отвечает их систематизации в номенклатуре дел организации, а комната описания структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения сообразно штатному расписанию с добавлением обыкновенный начальной буквы наименования категории документов, которые составляют описание, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в описание. Да, изображение дел постоянного, временного сохранения и сообразно личном составе структурного подразделения №5, который значатся сообразно номенклатуре и заведенные в 1981 г., будут держать номера: 5п-81, 5в-81 и 5 л/с-81; - графы описания заполняются в точном соответствии с теми сведениями, который вынесенные для обложку дела; - быть внесении в изображение последовательно дел с одинаковыми заглавиями пишется весь вывеска первого дела, а весь другие однотипные дела отражаются словами «то же», быть этом другие весть о делах вносятся в изображение весь (на каждых новых листьях описания вывеска воспроизводится полностью); - линия описания «Примечание» используется для отметок неестественный особенностях физического стишу дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и тому подобное Оформление описания дел структурного подразделения 4.2.10. В конце описания следом воспоследовать последней описочной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) граница дел, которые значатся сообразно описанию, первый и окончательный номера дел сообразно описанию, а также обусловливают особенности нумерации дел в описании (литерные номера дел и пропущены номера). 4.2.11. Описание дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, соглашается с руководителем здание делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЕК), изображение к ее утверждению должен казаться рассмотрено и одобрено ЕК. За требованием ведомственного архива к описанию могут складываться отдельные мета науково-довидкових оправок (содержание, перечень сокращений, указатели). 4.2.12. Описание дел структурного подразделения организации складывается в двух экземплярах, единый из которых передается вместе с делами в ведомственных архив, а нижеследующий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЕК, изображение складывается в трех экземплярах, потому который единый единица описания повинен казаться прилагаемый в качестве основания к протоколу заседания ЕК, для котором она была рассмотрена и одобрена. 4.2.13. На обложках дел, внесенных в изображение структурного подразделения, воспоследовать согласованием с ведомственным архивом, мягким черным графитовым карандашом делается временная шифровка дел. 4.2.14. Описания структурных подразделений являются основой для упорядочивания годового распределения возведенного описания дел организации, подготовка которого полагается для ведомственный архив (лицо, ответственное воспоследовать архив). 4.3. Передача дел в ведомственный архив. 4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сохранения и сообразно личному составу, их передача делается один сообразно описаниям. 4.3.2. Дела временного (до 10 годов включительно) сохранения передачи в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они сохраняются централизовано службой делопроизводства или в структурных подразделениях и сообразно окончании сроков сохранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив один в исключительных случаях сообразно решению руководителя организации. Передача их может исполняться сообразно усмотрении ведомственного архива или сообразно описаниям или номенклатурам дел. 4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется воспоследовать графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, которые передают документы в архив, и утвержденным руководителем организации. 4.3.4. В промежуток подготовления дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива заранее проверяется правильность их формирования, оформления и гармония количества дел, включенных в описание, количества дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все обнаруженные быть проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязанные устранить. При выявлении отсутствия дел складывается справка. 4.3.5. Прием каждого дела делается заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным воспоследовать архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом для обоих экземплярах описания напротив каждого дела, включенного у нее, делается знак о наличие дела. В конце каждого экземпляра описания указывается цифрами и прописью граница действительно принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, которое передало дела.