Общие правила оформления служебных документов


План лекции.

Требования к изготовлению бланков.

Адресование и датирование документов.

Согласование и засвидетельствование документов.

1. Бланк документа – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной для нем постоянной информацией документа и местом, оставленным воеже переменной.

Установлены два вида бланков ОРД: воеже служебных писем и всеобщий (для изготовления приказов, протоколов, распоряжений, постановлений, указаний и других ОРД.

Для изготовления тех или других бланков документов установлены два варианта расположения реквизитов: угловое – постоянные обстановка располагаются в левом верхнем кутье; продольное – постоянные обстановка располагаются вдоль верхней части листа.

И угловое, и продольное порядок реквизитов может быть: фланговым – каждая строка реквизита начинается помощью левого предела рабочей площади; центрируемым – корень и аминь каждой строки реквизита одинаково удалены помощью пределов отведенной рабочей площади.

Реквизиты – это круг обязательных данных в документе, без которых он не может быть основанием воеже учета и не имеет юридическую силу. При оформлении ОРД используют такой состав реквизитов: 1 – Государственный герб; 2 – знак организации; 3 – изображение наград; 4 – код организации; 5 – код документа; 6 – речение министерства или ведомства; 7 – речение предприятия; 8 – речение структурного подразделения; 9 – индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (телеграфу), номер телефона, номер счета в банке; 10 – речение вида документу; 11 – дата; 12 – индекс (исходный номер документа); 13 – доказательство для индекс и дату входного документа; 14 – промежуток составления или издания; 15 – гриф ограничения доступа к документу; 16 – адресат; 17 – гриф утверждения; 18 – резолюция; 19 – заглавие к тексту; 20 – знак о контроле; 21 – текст; 22 – знак о наличии додатка; 23 – подпись; 24 – гриф согласования; 25 – визы; 26 – знак печати; 27 – знак о заверении копии; 28 – семейство исполнителя и номер его телефона; 29 знак о выполнении документа и направлении его к делу; 30 – знак о перенесениях данных для машинный носитель; 31 – знак о поступлении.

При изготовлении бланков воеже служебных писем наносят обстановка 1-9 и трафаретные части реквизитов 11-13.

При изготовлении общих бланков непременно наносятся обстановка 1-3, 6-8, а также могут наноситься трафаретные части реквизитов 11, 12, 14 и ограничительные отметки воеже реквизитов 4, 5, 17, 19, 20.

На основе общего бланка могут изготовляться бланки воеже отдельных видов документов – приказов, распоряжений, указаний и тому подобное. В этом случае всеобщий бланк дополняют реквизитами 4, 5, 10.

Согласно нормативными документами позволяется выделывать должностные бланки. В должностных бланках вводят дополнительный реквизит “Название должности”, какой располагают ниже реквизиту 7.

Изображения государственного герба для бланках с угловым и продольным расположением реквизитов размещают для верхнем берегу бланка над серединой реквизитов. Изображение должен вписываться в группа диаметром перед 20 мм

Изготовляя бланки документов, казаться эмблему организации (реквизит 3) используют товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Заменять речение организации ее эмблемой нельзя. Изображения эмблемы располагают для левом берегу листа для уровне реквизита 7.

Учреждения, объединения, организации, военные части, которые имеют правительственные награды (ордена), могут выводить изображение их для бланках служебных документов или включать названия наград в приманка названия или делать и то и другое.

Вместо полного названия высшего органа – министерства или ведомства (реквизит 6) – дозволительно нагонять его сокращенное название, определенное соответствующим правовым актом.

Реквизит 8 в случае необходимости вдруковують.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона факсу (реквизит 9) отмечают в соответствии с “Почтовыми правилами Министерства связи”.

На бланках воеже негосударственных предприятий обстановка 1, 3, 6 не отмечают. Реквизит 2 допускается владеть для месте реквизита 1, а реквизит 9 – для нижнем берегу. Реквизиты 29, 31, в таком случае будут помещаться выше реквизита 9.

2. Документы адресуют предприятиям, организациям, учреждениям фирмам, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:

Киевский электромеханический завод

Отдел снабжения и сбыта

Киевский электромеханический завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту п. Непийводи в.Г.

Если акт адресуют руководителю предприятия, то речение этого предприятия входит в состав названия должности адресата, например:

Директору Херсонского кирпичного комбината им. 40-риччя Победы п. Пасичнику о.И.

Если акт посылают перед нескольких родственных предприятий и организаций, то адресата отмечают обобщенно, например:  

Директорам предприятий но руководителям организаций

В документе должны быть не более чем четыре адресата. Слово “Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляют.

Направляя акт более чем в четыре адреса, составляют инвентарь посланий, а для каждом документе отмечают лишь одного адресата.

В состав реквизита “Адрес” может помещаться и почтовый адрес.

Адресуя акт частному лицу, прежде отмечают почтовый адрес, а после семейство и инициалы получателя, например: 252134, Киев-134 вул.Пшенична, 17, кв. 24 п. Наливайку в.С.

Дать подписание, утверждение, согласование документа, а также дать, сколько содержатся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы дать наводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день месяца, месяц, год, например: 29.01.97. Можно прежде вносить год, а кроме луна и день.

В текстах документов, которые содержат весть финансового характера, применяют словесно цифровой путь оформления дат, например: 09 марта в 1997 г.

3. Согласование – это путь предыдущего рассмотрения и оценки проекта документа. Реквизит 24 (гриф согласования) состоит из болтовня “СОГЛАСОВАННО”, названия должностного лица, которое согласовывает акт (включая речение организации), ее личной подписи, его расшифровывание и дать, например:

СОГЛАСОВАННО  

Начальник Управления руководящих кадров но учебных заведений

Минверстатопрому Украины   (подпись) А.С.Музика 14.07.97    

Если согласование осуществляется коллегиальным органом или помощью служебное письмо, то реквизит 24 оформляют так:

СОГЛАСОВАННО  

Лист Головархиву Украины 12.07.97 №01-04/84

СОГЛАСОВАННО  

Протокол заседания методической комиссии по гуманитарных дисциплин 21.0.97 №02 или

Гриф согласования располагают около реквизитом 23 (подпись), а если есть визы, то около ними. Когда питание документа касается интересов нескольких организаций, оформляют ЛИСТОК СОГЛАСОВАНИЯ, о чем делают отметку для самом документе для месте реквизита 24, например:

Листок согласования добавляется   ________ ________ (подпись) (дата)

Листок согласования оформляют для отдельном листе изза такой формой:

ЛИСТОК СОГЛАСОВАНИЯ

Положение о системе ведения Украинского классификатора управленческой документации  

СОГЛАСОВАННО СОГЛАСОВАННО  

Должность Должность   _________ _____________ _________ _____________ (подпись) (розш.пидпису) (подпись) (розш.пидпису)  

Дата Дата      

СОГЛАСОВАННО СОГЛАСОВАННО  

Должность Должность   _________ _____________ _________ _____________ (подпись) (розш.пидпису) (подпись) (розш.пидпису)  

Дата Дата  

Различают внутреннее (с разными подразделами и должностными лицами в самой организации или учреждении) и внешнее согласование (с подчиненными и не подчиненными органами).

Формой внутреннего согласования является визирование проекта документа. Оформляя визу, кроме личной подписи визировщика, наводят расшифровывание подписи и дату (в случае потребности отмечают занятие визировщика), например:

Начальник юридического отдела   (подпись) Ф.Г.Науменко 24.09.97

Основные способы засвидетельствования документов заключаются в подписании, утверждении их и проставлении печати, например: Декан факультета профессор (подпись) И.П.Кондратьев

Полное имя должности не указывается в книга случае, если акт выполнен для бланке и есть подробные весть неестественный адресате, то есть автора документа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают благоприятель около другом применительно субординации, например:

Директор завода (подпись) Ю.О.Слюсар Главный бухгалтер (подпись) В.В.Жолоб

При подписании документа несколькими лицами ровных должностей их подписи располагаются для одном уровне.

Утверждают документы двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего предписывающего документа – приказа, решения или постановления.

Первый способ:

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода “Прибор” (подпись) Я.В.Вольский 10.02.96

Второй способ:

УТВЕРЖДЕНО приказом директора 10.05.96 или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол собраний трудового коллектива 15.03.96 №7

На ряду документов воеже закрепления их юридической силы и засвидетельствования подлинности ставят печать. Печати применительно содержанию бывают простые и гербовые. Отпечаток печати следует проставлять таким способом, воеже он захватывал номер (3-4 знака) названия должности лица, которое подписало документ.