Информационное заклад в процессе управления


План 1. Научный метод управлиння..4 2. Управленческий цикл...5 3. Схема информационной системи..6 4. Управленческая информация и закономерности ее движения.7 5. Особенности обмена письменной информацией..9 6. Собрание и совещания как формы обмена управленческой информацией..10 7. Организация деловых бесид.12 8. Теория информациї...14 9. Организация коммуникативных процессов..16 10. Литература.20

Ни одна строй казаться не может исполнять свою заботливый без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в разнообразном роде информации требуют всетаки ее рабочие, посредством простого рабочего к директору. В данном реферате рассматриваются разнообразные выгляди информации, пути ее передачи и избыток другого.

1. Научный метод управления.

Наблюдение (сбор и деление информации)

Ремвантна информация   Формулировка гипотез и втсановлення зависимостей Гипотеза не правильная

Гипотеза правильная

Реализация приняття решений

Теория и целые управления.

Исследуются два трансформационных процесса:

Материальные процессы;

Информационные процессы, в котором господство рассматривается как информационное влияние.

Эти два процесса отбивают две стороны управления:

Содержание;

Форма как лекарство изучения процесса.

Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге править материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.

2. Управленческий цикл.

Управленческий цикл заключает в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают всетаки намерение управленческой деятельности применительно созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и беспричинно далее

Планирование. Эта занятие являет собой в сущности действие подготовки решений. Этапы планирования:

А) нарушение цели;

Бы) вердикт входных предпосылок; В) выявление альтернатив;

Грамм) выбор наилучшей альтернативы;

Д) введение и род плана.

Организация. Функция организации нацелена для упорядочивание деятельности менеджера и исполнителей. Это встарь как испытание менеджером своих возможностей, изучения подчиненные, определения потенциальных возможностей каждого рабочего, промежуток сил и беспричинно кроме Вся эта организаторская заботливый протекает для фоне изображение весь конкретных структур предприятия.

Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное род работы. В этих цели используются: а) стимулирование, то есть воздаяние рабочих к активной деятельности с посредством внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); бы) собственное мотивирование, то есть работа у рабочих внутренних (психологических) поощрений к труду. Главным здесь есть: заинтересованность в труде, нужда в трудовой активности, переживание чувства удовольствия посредством трудовой деятельности. Менеджер, дабы успешно осуществить эту функцию управления должен надевать компетентный в разнообразных аспектах коммуникации, он должен воспитывать у себя соответствующие умения и навыки.

Контроль. Эта функция, как говорил Грамм. Файоль “заключается в подтверждении того, который всетаки одобрять в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления”. Другими словами, контроль — это действие проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.

Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер неизменно встарь осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), ему надо применительно серьезному включаться во всетаки детали управления. И заводить надо из планирования. Каждый любитель планирует свою работу: — правитель с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит большинство часов над бюджетом; — продавец тщательным образом обдумывает принадлежащий действие общения с покупателями; — плотник встарь чем исполнять надрез для куску дерева, производит разметку. Он следует мудрой поговорке: “Семь некогда видмирь, взаперти некогда отрежь”.

Если подвиг спланирована, то она должна надевать организованная, а рабочие подготовлены для целеустремленной деятельности. Они должны заключать четкую линию поведения и понимать, который их ожидает впереди. Рабочие тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, занятие в контроле. Он включает: а) естественный и отчетливый маршрут деятельности; бы) эффективные и ненавязчивые имущество контроля; в) обратная связь, то есть надежную информацию о прогрессе в работе; грамм) действия, который корегують.

Достаточно нередко коррекция обеспечивается без любых усилий: подчиненному довольно услышать посредством руководителя какую-либо побуджуючу фразу как даже слово: “Так держать!” “Будь внимательнее!” “Хорошо!” И беспричинно кроме Все это влияет для эмоциональную сферу рабочего. Реакция рабочего здесь мгновенна. Значительно сложнее исполнять коррекцию, буде надо вертеться к организационным факторам. Скажем, работник обнаружил существо своей деятельности, включился в работу, как успеха не было. Проблема может быть в том, который работы оказалось больше, чем ожидалось. Здесь требуется известное перегруппировывание усилий, а может надевать и соответствующая помощь. Иногда возникает занятие вступления изменений в планирование.

Как видно, всетаки четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одной звено из этой цепи не выбросишь.

Ключевые проблемы:

А) заботливый менеджера заключенная в четырех основных функциях (планирование, организация, мотивация, контроль). Любые другие намерение деятельности работают для эти ключевые функции, которые отличают менеджера посредством других лиц бизнеса;

Бы) поскольку менеджер достигает цели организации с посредством своих подчиненных, то занятие мотивации ныне является самой существенной;

В) намерение организации может надевать достигнута как должен условия хорошо настроенной обратной связи, то есть бытность осуществлении надежного контроля. Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, акафист и беспричинно кроме Контроль не несет в себе отплаты должен недосмотры;

Грамм) всетаки основные функции менеджмента цементируются действиями менеджера применительно принятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский донкихот менеджмента К. Киллен — “залог существования коммерческого предприятия”. Они являются существенным элементом каждой из рассмотренных выше четыре функций управления.

Схема информационной системы.

 

В АСУ дозволено выделить две основных подсистемы:

Функциональную, который выполняет функции, связанные с управлением производства;

Обеспечивающую, который выполняет собственные процессы (математическое и программное обеспечение).

Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему.

Трехуровневая род управления.

3. Управленческая информация и закономерности ее движения.

Под управленческой информацией понимается круг сведений о назначенных процессах, которые протекают внутри фирмы и ее окружении, который служат основой принятия управленческих решений.

Информация может надевать классифицирована применительно ряду позиций, в частичности: 1. По назначению (одинцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется бытность решении нескольких самых разнообразных проблем); 2. По возможности хранение (информация, которая фиксируется, может сохраняться практически бесконечно, не подлежа бытность этом искривлению, почему свидетельствуют надписи и рисунки для стекле; не информация, которая фиксируется, используется в момент получения; она также может сохраняться некоторое время, как бытность этом исподволь искривляется и исчезает); 3. По степени готовности для использования (первичная информация являет собой круг полученных непосредственно из источника несистематизированных данных который содержат избыток лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, пройшовших посредством действие предыдущей “очистки” и систематизации, которая позволит решить задача о конкретных направлениях и средствах их последующего приложения; конечная информация даст знать брать обоснованные управленческие решения); 4. По отрицание информация бывает частичной как комплексной (последняя даст всесторонние исчерпывающие весть сравнительный объекте и возможности непосредственно брать любые решения; первая для практике может использоваться как в совокупности с противный информацией); 5. По степени надежности информацию дозволено разделить для достоверную и достоверную (достоверный форма может надевать предопределен принципиальной невозможностью получить посредством существующего источника надежные сведения, поскольку имеются имущество не позволяют этого сделать; неминуемыми искривлениями бытность их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; завидомим распространением естественный неправдивых сведений).

Специфической формой такого рода управленческой информации есть слухи. Они являют собой подвиг творчества коллектива, который пытается объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию бытность отсутствии как недостатку официальных сведений. При этом входная версия, кочуючи посредством одного члена коллектива к другому, дополняется и корегуеться встарь тех пор, пока не сформируется вариант, в целом влаштовуючий большинство. Достоверность этого варианта зависит не как посредством истинности входного, как и посредством потребностей и ожиданий аудитории, а потому может сомневаться в диапазоне посредством 0 встарь 80-90%.

Поскольку смертный в основном склонные считать, который слухи выходят из источников, которые заслуживают доверия, руководство фирм нередко пользуется этим обстоятельством, распространяя с их посредством сведения, который применительно тем как другим причинам не могут надевать пидвергнути официальной огласке. В то же пора переживать заключать в виду, который доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, которые желают недобросовестными средствами склонить окружающих для свою сторону.

Информация может надевать также классифицирована применительно объему, источникам, вырасту, средствам передачи и распространения (о последних в данной теме мы будем витийствовать специально).

Исследования показывают, который посредством 50 встарь 90% времени рабочего нынешний менеджер тратит для мена информацией, которая происходит в процессе совещаний, зибраннь, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтение разнообразных документов и тому подобное И это — жизненная необходимость, поскольку информация ныне превратилась в генеральный доход социально-экономического, технического, технологического развития всякий фирмы. В таких условиях владения информацией означает место реальной властью, потому лица, причастные к ней, нередко хотят ее скрывать, дабы после для ней спекулировать — ведь голод информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, действительно беспричинно же ее дезориентирует и благодать информации, потому завсегда переживать знать разбивать нужную информацию посредством ненужной, полезную посредством бесполезной.

Рух информации посредством отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может надевать случайным как целеустремленным, выборочным как сплошным, предписаным как инициативным, произвольным как который учреждается для определенных критериях и тому подобное

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть вливается в ту форму, в которой она довольно доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и сообразно подбирается подобное лекарство ее передачи — устный, письменный, должен посредством разнообразного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, который бытность передаче информации, особенно важной, не стоит довольствоваться одним каналом — извещение применительно возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, заключением применительно каждому поводу документов, если потек бумаг может “захлестнуть”.

На третьем этапе происходит передача информации, а для верхнем ее получение, восприятие получателем, декодировка, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель всякий информации завсегда ожидает, который каким-либо способом для нее отреагирует и донесет к нему эту реакцию, другими словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная союз — есть сигнал, который направляет получателем информации отправителю, в котором подтверждается быль получения сообщения и характеризуется высота понимания (или непонимание) в нем информации, которая содержится.

В идеале обратная союз должна надевать сознательный, а потому планироваться предварительно, превращаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственной выгоде), устанавливаться без промедления, в ответ для непритворный знак (особенно, буде о нем просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной зворотнего связи бытность устной передаче информации бывают уточнения, перефразування, обобщение, обещание чувства. Поскольку такие сигналы могут надевать довольно слабыми, то должен реакцией партнеров надо внимательно наблюдать.

Прочная обратная союз позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и дабы воля частично избежать ее потерь и помех который искривляют ее смысл.

К таким помехам встарь как относятся стереотипы, то есть прочные мысли применительно поводу людей и ситуаций, которые позволят рассматривать о них применительно ассоциации. Страстям к стереотипам может бедовать как отправитель информации, беспричинно и ее получатель, потому бытность осуществлении коммуникаций переживать удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не довольствоваться традиционным вопросом "как поняли?", для который обычно в любом случае отвечают.

Обычно, информация искривляется в силу того, который отправитель и получатель имеют многообразный статус, положение, передвзято относятся друг к другу как встарь того, о чем как о груда одобрять речь. Конечно, близкий подход “к добру” не доводит, и он надо вовсе преодолевать, критиковать, как извещение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимание его важности. Этот барыш приходится к сведению партнера посредством объяснения выгоды, который он может иметь, виднесшись к информации надлежащим образом, и потери, связанные с ее игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут быть и "технические неполадки". К ним встарь как относится разное дальновидность символов, с посредством которых информация большинству стран воспринимается как знак согласия).

Наконец, искривление как убыток информации происходит около воздействием физиологичных и психологических причин: усталости, слабой памяти, забудьковатости, розгубленности партнеров, их лени как наоборот, импульсной, который не позволят сосредоточиться, лишней эмоциональности, нетерпеливости, которая высказывается в перебивке партнера, забеге будущий недослушивании встарь конца, постоянном комментировании услышанного. Все это не даст знать одному из участников обмена информацией донести ее к другому в полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, который в конечном итоге отражается для качестве управленческих решений.

В определенной степени действие обмена информацией облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в который воля форме они не передавались, нерушимый контроль должен ее содержанием, средствами передачи и приема, использования параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирования устной информации письменной.

5. Особенность обмена письменной информацией.

Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фирмы посредством издания и распространения разного рода документов приказов, инструкций, служебных записок и тому подобное До составления документов переживать подобный колоссально тщательным образом, и в первую очередь с точки зрения их цели. В качестве такого могут выступать: информирование сотрудников, предоставления для них необходимого управленческого влияния, инструктаж в связи из осуществлением той как противный работы, контроль должен ее результатами, ответ о сделанном должен назначенный период, извещение о каких-либо событиях и тому подобное

В соответствии с целью работа документы могут надевать распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справка, докладная как объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограма, командировочный удостоверение); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием встарь документа является четкое вердикт его содержания и объему. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией сведений, которые содержатся в нем. Это могут надевать отобраны и классифицированы должен тем как другим принципом факты; обоснованы мысли; выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходимым действиям.

Вся информация, которая есть в документе обычно не включается, потому который он не должен надевать колоссально большим; бытность необходимости она отражается в дополнении как спрашивают дополнительно. Сами вопросы освещают в тексте в порядке убывания относительной важности, а малозначащие не включаются совсем. В то же пора акт должен надевать довольно полным и вмещать всю основную информацию, необходимую для понимания сути проблемы. Спорных вопросов в документах обычно стараются не задевать, как в крайнем случае давать их как и объяснение в дополнении

Еще одно вызов к документу четкость относительно получателя, то есть адресата. Необходимо хорошо предлагать себе, который информацией он имеет в своем распоряжении применительно вопросам, которые содержатся в документе и который положение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, безразличие, сомнение, предубеждение, противодействие и . Все это позволит правильно отобрать информацию, которая включается в документ, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать пропорциональные возможностям получателя задачи.

Содержание документа выкладывается понятным, лаконичным языком, который исключает двойное объяснение его значения, применительно определенной схеме. В заглавии и первых фразах раскрывается существо проблемы; дальше формулируются причины появления документа, делаются выводы и рекомендации (нужно заключать для внимании, который это не одно и то же!). Наконец, в вывод приводятся необходимые обоснования ее решения.

Помещение для первое сторона в тексте документа самой важной информации позволяет заинтересовать адресата, получить у него необходимую поддержку, беспричинно и вместе помочь ему зараз же принять приговор о том, как с данным документом поступить: поддержать как нет; навостриться им как отправить в архив; навостриться над ним сам как передать другим (подчиненным, коллегам из других подразделов применительно принадлежности).

Информация, которая вмещается в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Действующими в это пора стандартами предусмотренный 31 реквизит; осколки реквизитов является обязательной, и для их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится возьмем текст название, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, имя автора (организации как физического лица) и

Невзирая для лавинообразный барыш объема письменной информации, который не в последнюю очередь связано с бюрократизацией управления, решающую занятие в процессе управления, особенно оперативного, играет мена устной информацией. Он бывает односторонним и многосторонним и осуществляется в процессе разного рода собраний, совещаний и бесед, который носит как официальный, беспричинно и неофициальный характер.

6. Собрание и совещания как вид обмена управленческой информацией.

Совещания и собрания являют собой форму коллективного обмена информацией, которая заканчивается принятием конкретных решений. Обычно они различают близко участников (на совещании присутствуют специалисты как заинтересованы лица; для собраниях сторона служащий организации как его представители); близко проблем (, который обсуждаются для совещаниях рассматриваются конкретные текущие вопросы; для собраниях более общие, который накопились должен назначенный период); целью (совещания имеют оперативный форма и призванные внести корректива в заботливый предприятия; для собраниях встарь как подводятся итоги и определяются ожидание для будущее и, строгий эффективность подобного рода мероприятий небольшая: как считают специалисты, она не превышает 10%, одной из основных причин чего есть неумение подавляющего большинства людей навостриться с посредством этой организационной формы деятельности. Вряд ли найдется противный обличие коммуникаций, для действие которого тратилось воля столько времен и средств, отвлекалось воля посредством повседневных дел столько людей, который для проведения собраний и совещаний, потому существует в довольно довольный мере справедливая мнение о том, который лучшими из них являются те, которые вместе не надо провести. Но иногда, невзирая ни для что, делать это всетаки же целесообразно.

В частности, собрания и консультация сзываются в тех случаях, если надо исполнять важное сообщение, которое может породить значительное величина вопросов, которые требуют немедленного обсуждения и уточнения для месте; если надо прогрессировать согласованного решения принципиальной проблемы, получить акафист тех как других важных и серьезных действий; проинструктировать группу людей применительно методам и процедуре выполнения какой-то важной работы; если надо публично разоблачить как опровергнуть какую-то ошибочную информацию, слух. Но даже и в этих случаях переживать подумать, едва ли не лучшее принять единоличное приговор как обменяться мнениями абсентеизм возьмем применительно телефону.

Подготовка собраний и совещаний начинается с разработки повестки дня, которая согласовывается со всеми участниками, а после уточняется и корректируется и в окончательном варианте раздается им накануне началом мероприятия.

Круг участников совещания должен надевать максимально узким; приглашаются как те люди, без которых весь невозможно обойтись: сотрудники, непосредственно связанные из решениями, которые принимаются, конкретные их исполнители, специалисты в соответствующей области, а также лица, которые имеют испытание действий в ситуации, применительно поводу которой сзывается совещание.

Если кандидатов для присутствия для совещании набирается колоссально много, лучшее пригласить представителей, поскольку запад может быть неуправляемым и не дать ожидаемые результаты.

Совещание должен возникать в действительно назначенный срок, который определяется временами, удобным большинству участников (а не как руководству!). Обычно изложение одобрять о будущий половине дня, который предопределенно чисто практическим подходом: возбуждены участники недоумение ли смогут продолжать нормальную работу для своих мест после бурных дебатов, и их лучше зараз же отпустить домой.

Длительность совещаний, должен исключением чрезвычайных случаев, не повинная превосходить два часов, и это не случайное. Психологи отметили, который уже посредством 30 40 минут у людей наблюдаются признаки ослабления внимания; посредством 70 80 появляется физическая усталость; посредством 80 90 развивается негативная активность разговора, занятия посторонними делами; посредством 2 времени непрерывной работы ее участники готовы начинать для все, дабы быстрее вздорить применительно домам. Понятно, который здесь уже не к конструктивной плодотворной работы.

При проведении собраний и совещаний переживать сурово придерживаться регламента: запад начинается в действительно назначенный срок без ожидания который опаздывают, и буде не случается непредвиденных событий, повинное надевать закончено в предусмотренное время.

Понятно, производственные «оперативки», где происходит «накачка» подчиненных, заслушивание их коротких сообщении и информирование о принятых «наверху» приговор не требует такого жесткого соблюдения перечисленных выше условий, всетаки и здесь переживать сохранять пора и силы участников.

Успех любого совещания как собраний во многом зависит посредством умелости его руководителя. Последний, буде изложение не одобрять о «оперативке», весь не непременно должен надевать «боссом», как непременно владеть авторитетом и уважением который собрались и непосредственно аристократия достоинства и недостатки большинства присутствующие.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников мероприятия, выведения их из обычного рутинного состояния и включения в активную работу. Этого он достигает, создав доброжелательную обстановку и наладив неформальные отношения, который позволяет в дальнейшем обеспечить безвозмездный мена информацией, весь владеть опыт, знание и компетенцию людей.

Комфортная инвентарь во многом предопределяется тем, который собравшимся предоставляется знать бесцеремонно выражать свое мнение, беседовать разные точки зрения и идеи, спокойно намереваться к выступлениям и ответам для поставленные вопросы, беспрепятственно менять свою точку зрения в связи с появлением дополнительной информации. Одновременно кладутся край пустые дебаты, голое критиканство, монополизация времени совещания для утверждения права для истину, ведется рукопашная с единомыслием, потому который бытность нем консультация окажется бесполезным.

Другой обязанностью руководителя является приговор организационных проблем: заклад соблюдения регламента, порядка и дисциплины между собравшихся (недопущение хождения, разговоров и, знание протокола.

Наконец, третья занятие складывается в активизации аудитории и организации дискуссии. Для этого ему переживать внимательно прислушиваться выступающих, замечать должен ними, утверждать развитие обсуждения, его узловые моменты, видеть и дарить новые идеи, править конфликтами, находя принадлежащий «ключ» к каждому из тех, которые собрались. Да, спорщиков и всезнайок надо выплачивать «на растерзание» аудитории, не дозволять навостриться критиканством негативизму, напоминать о порядок разговорчивым, крепить вера стыдливых, гнуть присутствует вопросы интересные, беспокоить «сонь», блокировать попытки больших «шишек» навязать который собрался свое мнение, применяя беспричинно называемую тактику «так, но...», то есть, соглашаясь, зараз делать такие обмолвки, бытность которых эта мнение теряет значение.

По мнению психологов, победа публичной дискуссии во многом определяется применением ряда специфических приемов, в частности, присутствием беспричинно называемого «адвоката дьявола», который специально защищает нескрываемый не правовое дело.

Итоги совещания оцениваются количеством и качеством выработанных для нем управленческих решений, и буде таких не пошло, то оно оказывается бесполезным. Именно в эти решения превращаются «заготовки», сделанные накануне началом мероприятия разного рода справки, диаграммы графика.

В последнее пора в западных фирмах приобрели распространения беспричинно называемые «проблемные совещания» где происходит безраздельный поиск решения тех как других важных проблем в диалоге между рядовыми сотрудниками и руководством. Обычно такие совещания проходят в три этапа.

На первом этапе сотрудники (как правило одного уровня) встречаются с высшими руководителями и выражают им всетаки «наболевшие» проблемы, которые накопились должен давнишний год. Персональная испытание бытность этом не допускается, поскольку считается, который она снижает эффективность подобных мероприятий. Обоснованность полученных сведений и жалоб проверяется для месте.

На втором руководители, базируясь для полученной информации, ищут возможные пути решения поставленных проблем.

На третьем этапе сзываются общие собрания, для каких разработаны для предыдущем этапе варианты решительно обсуждаются и принимаются наиболее подходящий в соответствии с которым всетаки и обязанные действовать.

7. Организация деловых бесед.

Деловая консультация это вид обмена информацией между двумя как несколькими лицами в «узкому кругу». От совещаний и собраний она отличается не как количеством участников, как и более свободным характером, как относительно проблематика, беспричинно и последствий: официальные решения применительно итогам бесед принимаются не всегда, как бытность этом для них создается необходимая земля (участники получают информацию для размышлений, должен которыми могут пойти, а могут и не начинать соответствующие действия).

Беседы являются необходимым составным элементом таких управленческих процедур, как оформление для работу как исход сотрудников; аттестация работников; порция посетителей; консультирование; деловые переговоры; неофициальные встречи и

По характеру беседы могут надевать официальными и неофициальными, беспричинно называемыми «рабочими»; применительно направленности целевыми (преследующими конкретные задачи) и свободными (например, ознакомительный); регламентированными, который то есть осуществляются должен определенными правилами и в приказанной последовательности (анкетирование) и нерегламентированными бессистемными (дружественный разговор).

В достоинство посредством других форм обмена информацией беседы характеризуются высокой мерой тесноты контактов, непосредственностью общения, обязательностью обратной связи. В результате беседы создают благоприятные условия для развития неформальных, личных отношений.

Цикл деловой беседы состоит из трех этапов: подготовительного, основного и заключительного. Рассмотрим их более детально.

Подготовка беседы начинается с определения цели, которую с ее посредством переживать достичь, и сообразно круга вопросов, которые обсуждаются в этой связи с учетом интересов партнера.

Второй выступка для этом этапе (если это необходимое) составления предыдущего портрета партнера для основе данных о его служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающих, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретительных темах для разговоров. Такую информацию обычно получают у знакомых, партнеров, клиентов, журналистов и тому подобное В то. же пора встарь нее переживать касаться осторожно, поскольку она находится около воздействием ряда субъективных обстоятельств, в частности: меры знакомства с тем, о груда одобрять речь; независимость как подчиненность посредством него; передвзятости как непередвзятости применительно отношению к нему;

Меры развития в того, которое характеризует те качества, о которых он говорит (потому который власть меряет других встарь всего, ориентируясь для себя); ситуацией, в которой эти качества наблюдались.

Третий выступка довольно быть в выработке стратегии беседы и ее плана, а также разных тактических «заготовок», нужда в которых может возникнуть применительно выступка дела. План беседы включает схему изложения материала, предопределяющую во многом ее структуру; причем, этой схемой допустимо владеть открыто. Однако насколько близко ей следовать, определяется, выходя из значимости беседы, числа ее участников, запасу времени, а также опыту проведения подобного рода мероприятий.

Кроме плана для подготовительном этапе складывается давнишний текст выступления, которое состоит из набора ключевых понятий и слов, а также детально разрабатываются, осваиваются его отдельные фрагменты, которые включают полные формулировки деловых предложений, которые должны надевать сделанные партнерам.

Четвертым шагом подготовительного этапа беседы может надевать ее повторение прежде лицом к лицу с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминания очередности его изложения и отдельных фрагментов текста, так, дабы им дозволено было воля бесцеремонно оперировал» и бытность необходимости действительно воспроизводить применительно памяти (особенно это касается цифровых данных и цитат).

Пятый выступка подготовительного этапа беседы складывается в определении времени и места ее проведения; бытность этом переживать учитывать их вероятно аффект для ее результат (дома, как говорится родные стены помогают). И всетаки это непременно согласовывается с партнерами.

Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то сторона беседы зависит едва посредством того, где проще устанавливаются контакты. Это может надевать комната руководителя, рабочее сторона подчиненного, специальная комната для заседаний, а также внеслужебная обстановка, вплоть встарь домашней. С посторонними лицами беседы проводятся как в кабинете который пригласил их, как в специальной комнате для гостей.

В любом случае желательно, дабы депо для беседы было светлым, с теплой расцветкой стен. Освещение хорошо заключать регулируемое, чего дозволено прогрессировать должен счет применения нескольких видов светильников (в конце дня например, яркое объяснение не рекомендуется). Беседу лучше провести, сидя в креслах у небольших столиков (большие столы разделяют, а не сближают партнеров, особенно бытность размещении друг против друга, а для стуле невозможно принять расслабленную позу. При неблагоприятном развитии беседы некомфортная инвентарь может привести это участников в агрессивное состояние). Кресла (или стулья) должны надевать одинаковыми высоты, которая подчеркивает однообразие сторон. Участники должны заключать безвозмездный доступ к карандашам, бумаге для записей, а также к пепельнице (но жечь дозволено как из согласия всех собравшихся). В целом вся инвентарь должна возбуждать для дружественный деловой строй.

Второй остановка цикла, сама беседа, начинается с приветствия и осмысления первых впечатлений о партнерах, включая их настроение, во многом который предопределяет результат. Основы восприятия партнеров, как уже было показано, закладываются для предыдущем этапе и в целом формируются после первого контакту около воздействием таких обстоятельств, как "гало-ефект» (целостная испытание человека как приятного как неприятного), стереотипы, направление в момент встречи, доминирующая потребность, защитные механизмы и

При этом надо учитывать, который большинство людей, который весь объяснимо, пытаются теми как другими способами скрыть свое «Я». Чаще, как показывают исследования, это делается посредством использования разного рода «масок».

Одни становятся «черепахами», которые прячут должен непробиваемым панцирем принадлежащий наследственный мир посредством окружающих; другие дикобразами», которые ощетинивались «, сравнительный иглы которых бесцеремонно кольнуться; третьи львами», которые грозно рычат «, стремящимися всех испугать; четверти «хамелеонами», которые впопыхах приспосабливаются к собеседнику и изменению обстановки; пятые оказываются весь «бесцветными», беспричинно который идентифицировать их вместе невозможно. Следующим шагом после приветствия и оценки партеров является выяснение реального запаса времени, которым имеет в своем распоряжении власть пособник беседы, дабы применительно выступка дела внести необходимую корректива в ее предполагаемый движение и содержание.

После этого в случае, буде консультация проводится с посторонними зазделегидь приглашенными лицами, могут надевать поданы кофе, чай, сух выпечка.

Собственно консультация начинается со вступительной части, величина которой может занимать встарь 15% общего времени. Ее вопрос складывается в снятии психологической напряженности и установлении контактов с собеседниками. Достигается это посредством создания атмосферы взаимопонимания, проявления искреннего сочувствия к обида и делам партнеров, подчеркивания приоритетности интересов последних, зараз привлекая их обожание к своим. Обычно правило здесь принадлежит хозяину как старшему применительно возрасту.

После снятия психологического напряжения переходят непосредственно к самой беседе. Этот переход может надевать прямым, без вступления, и возникать с короткого изложения сути дела, который в основном свойственно кратковременным малозначащим контактам между руководителем и подчиненным. Он может возникать с постановки ряда проблемных вопросов, которые относятся к теме беседы. Он может, наконец, отталкиваться посредством упомянутых в разговоре для общую тему фактов и событий, которые неуклонно как непрямо связаны с проблематикой, которая обсуждается.

В главной части беседы активной стороной обычно есть зачинщик (исключение составляет отчетная консультация с подчиненным). Он старается посредством начала встарь конца придерживаться выбранного основного направления ведущего к намеченной цели. Это достигается последовательной постановкой вопросов в зазделегидь определенному порядку и проведениям собственного основного мнения.

Высказываться и определять задача в процессе беседы надо в ясных, простых выражениях, зараз внимательно вслушиваясь в вес слов собеседника и пытаясь понять, который должен ними стоит.

В процессе беседы величественно выяснить, почему земляк воспринимает ситуацию именно так, а не иначе, потому ему переживать дать знать весь виговоритися, в нужные моменты, делая заметка как задавая вопрос, всетаки избегая бытность этом вступления в дискуссию.

После того, как земляк выскажется, ему переживать продемонстрировать личный взгляд для вещи, показав проблему с противный стороны. Делать это надо спокойно, доброжелательно, аргументирование, не разоблачая его в ошибках и не настаивая безоговорочно для собственном мнении чем больше смертный хотят в чем-то убедить другого, тем меньше он должен утверждать, особенно в начале разговора. Беседу переживать напирать так, дабы противник мог в конечном результате непосредственно опровергнуть приманка ошибочные мнения.

В конце беседы большак как зачинщик подводит ее итоги, показывает, как может надевать использована получена в ее процессе информация, призывает собеседников к ее осмыслению и последующим активным действиям.

Если пора беседы специально не регламентировалось (что чаще имеет сторона бытность приеме посетителей), это является сигналом для завершения встречи. Для бестолковых партнеров разработан особенный комплекс приемов вил вежливости дать им понять, который консультация завершена и у хозяина есть другие дела.. Третьим этапом цикла беседы является ее непрочный критика для основе сделанных записей, который позволяет ответить для вопрос: насколько четкими были формулировки; было ли всетаки сказано; завсегда удавалось ли получить удовлетворительные ответы; были ли не инспирированные последними желанием нравиться хозяину; могли ли надевать собеседники более откровенными; не оказывалось ли для них лишнее психологическое давление; насколько непринужденно, уютно они себя чувствовали; дозволено ли исчислять результаты беседы удовлетворительными; переживать ли, а буде так, то когда, продлить обсуждение данных вопросов.

8. Теория информации.

Система управления производством являет собой круг взаимоувязанных элементов (информация, технические средства, специалисты, функции управления), которые обеспечивают бытность их скоординированном взаимодействии реализацию поставленных целей.

Теория информации это наука, которая изучает коммерческие закономерности, связанные с получением, передачей, обработкой и хранением информации. Ее основные положения были сформулированы Сенноном в 40-х годах н.э. Теория информации является необходимым составляющим управления и играет важную занятие в научном менеджменте.

Информация наличие некоторых сведений о состоянии объекта и окружающая внешняя среда. Любая информация, дабы надевать переданной, повинная надевать закодированная. Сигналами могут надевать световые как световые импульсы, сигналы и беспричинно кроме Чтобы решить задачи информации, надо выучить измерять величина объема информации, которая передается, пропускную восприимчивость канала.

Получила обещание Энтропии меры неопределенного состояния физической системы.

Любое извещение являет собой круг сведений о некоторой физической системе. Мера неопределенности физической системы определяется не как числом его возможных состояний, как и числом его вероятностей.

Рассмотрим некоторую величину X, которое характеризует имущество системы. Тогда Pi = Р(X~xi) вероятность того, который род бытность состоянии xi довольно определяться этим выражениям xi x1 x2 .

xn Pi P1 P2 Pn

Для описания меры неопределенной системы не величественно численное вес каждого х, а важна мера.

Как критерий априорного неопределения в теории применяется специальная единица измерения энтропия. Понятие энтропии является основным

Н(X)= - ( Pi * log Pi и = 1

Энтропия владеет близко свойств: Обращается в нуль, если одна из составляющих достоверное, а другое имущество невозможно;

При заданном числе состояний она обращается в максимум, если эти состояния разнодостоверны;

Владеет свойством адитивности, то есть если довольно независимых систем объединены в одну, то энтропия складывается.

xi x1 x2 Pi

Алгоритм энтропии системы плоский 1.

Надежность информации.

Надежность передачи информации определяется надежностью соединения элементов в информационной системе.

При последовательном соединении элементов исход из строя дабы воля одного элемента приводит к отказу всей системы. Вероятность безотказной работы довольно меряться выработке вероятностей безотказной работы каждого элемента системы.

n n Pc = P1*p2*.*Pn ; Pc = P Pc ; Pc(t)= P Pi (t) .

и = 1 и = 1

Если в уравнении вероятность безотказной работы одинакова, то Pc(t)= P Pªi (t), где (а = n)

При параллельном соединении элементов род в целом отказывает бытность выходе из строя всех элементов. Вероятность отказа системы казаться вероятности отказа всех элементов.

qc(t)= q1(t)* q2(t)* . * qn(t); n n qc(t)= P qi (t) ; Pc(t)= 1- P qi (t) — вероятность безотказной работы и = 1 и = 1

Длительность передачи информации.

k1 k2 kr kn время перенесение цикл S t2 — Длительность сигнала к k-1 S t2 S = tg — Время процесса передачи информации и и k-1 где S — пора переноса информации

Процесс восприятия (передачи) информации.

Рассмотрим как прохождение посредством три фильтра: 1 Физический фильтр; 2 Соматический фильтр; 3 Прагматичный фильтр; 4 Использована информация; а Статистическая информация; бы Семантическая информация; в Прагматичная информация.

9. Организация коммуникативных процессов.

Надежность и эффективность передачи информации зависит посредством коммуникабельности, то есть передачи информации посредством одного субъекта другому. Как субъекты могут идти как отдельные личности, беспричинно и организации.

Обмен информации включает три этапа:

Инициирующее;

Передача информации посредством источника в осколки назначения;

Влияние информации для получатель и его отзыв.

Процесс передачи информации. Лицо, генерирующее идею.

Вербальный и невербалний комплекс. Кодировка

Канал

Декодировка.

Язык, письмо. Передача

Отзыв.

Декодировка. Канал

Прим..: Передача информации сопровождается шумом.

Субъекты между собой могут заключать разные конфигурации этой связи.

Образцы коммуникационной сети.

1 2 3 4 5 6

Всеканальная связь;

Колесо;

Вертушка;

Колесо;

Цепочка;

Вертушка.

Существуют коммуникационные сети, которые имеют вертикальную, горизонтальную и диагональную связь.

От разных видов коммуникации дозволено получить разную меру богатства информации.

Рассмотрим одну из схем связи:

Горизонтальнйи связь

Диагональная связь.

Вертикальная связь

Организация

Виды коммуникаций:

Разговор «лицо к лицу»;

Телефонный разговор;

Личное послание;

Деловое письмо;

Статистические данные.

Коммуникабельные стили.

Сами применительно себе коммуникабельные стили стили, из помощь которых взаперти смертный считает бытность лучше приготовлять приманка отношения с другим. За основу оценки этих стилей принимают две основных переменной:

Мера откровенности применительно отношению к другим;

Адекватность обратной связи.

Разные стили дозволено разделить для пять групп:

Открытие для себя;

Реализация себя;

Замыкание в себе;

Защита себя

Торговаться должен себя.

Это деление стилей и их взаимосвязь дозволено представить в виде матрицы:

Откровенность по отношению к другим.

Адекватность обратной связи.

1 Характеризуется тем, который тот, который разговаривает, стремится начинать себе. Недостаток: против низкая адекватность. Больше говорит и меньше воспринимает.

2 Характеризуется высокой мерой откровенности и высокой мерой адекватности.

3 Характеризуется низким уровнем откровенности и адекватности. Больше прислушивается к самому себе.

4 Характеризуется тем, который взаперти смертный больше слушает другого, меньше говорит должен себя.

5 Характеризуется умеренной откровенностью и умеренной оборотной связью.

Информация, посланная отправителем с использованием слов, называется вербальной. Посланная же без слов невербальной. Доведение информации как строй распространения информации может надевать разным. Одна информация это информация, которая должна надевать доказанная встарь каждого работника (несет безраздельный фактор).

Передача информации большого объема проходит посредством отсева. Соответствующие лица занимаются тем, который они сортируют информацию для содержание того, должна ли она надевать переданная руководителю как нет. Это беспричинно называемый метод отсев информации.

В жизни информацию дозволено разделить на:

Формальную информацию, передача которой осуществляется в соответствии с действующими инструкциями и распоряжениями. Недостаток такой информации в том, который она преодолевает большое численность каналов, которое занимает избыток времени.

Неформальную информацию, которая получается неформальным посредством через компетентных работников.

В реальности эти два вида информации